Dnešní doba přináší velký tlak na rychlost uzávěrky, aby byly mzdy vypočteny první, druhý den v měsíci. Svou roli hraje požadavky zaměstnance na informace o jeho docházce a zůstatcích dovolené. Samozřejmostí a základním cílem sledování docházky je kontrola příchodu zaměstnanců do zaměstnání.

Pojďme se společně podívat na přednosti moderního docházkového systému od RON Software.

Příjemné uživatelské prostředí

Žádný systém se již bez webového prostředí neobejde. Prostředí by mělo být konfigurovatelné dle implementace u zákazníka - žádné zbytečné položky, jen to, co používáme. Ideální je mít možnost konfigurovat prostředí dle profilu uživatele.

Docházka není primární činností mistra, vedoucího či teamleadera, proto potřebuje mít možnost sledovat jen chyby v systému (zapomenutý příchod, legislativní odchylky), ne proklikávat každého zaměstnance každý den, zda je něco špatně. Správně nastavené kontroly a propojené schvalování docházky zaručí, že pro zpracování mezd nebudou schváleny docházky s chybami a mzdová účetní nestráví dny telefonováním, jak to vlastně bylo. Webové prostředí může mít firemní vzhled anebo může být plně integrované do portálu společnosti.

Propojení na mzdový systém

Důležité je také propojení na mzdový systém, které zaručí, že nebude potřeba data přepisovat ručně. Ideální je integrace přímo s mzdovým systémem MZDY PROFI, od společnosti RON Software, ale docházkový systém může poskytovat data jakémukoli mzdovému systému.

Moduly, které se budou hodit:

Odměny zaměstnanců

Proč pracovat jen s docházkou (odpracovaná doba, příplatky, přesčasy) a odměny zaměstnanců posílat stále v Excelu a uhánět vedoucí? Je vám dobře známá věta: „Tak už to pošli, ať můžeme dělat mzdy…“?

Implementace formulářů odměn zjednoduší práci. Výpočty mohou být například propojeny na výkony střediska. Podmínkou je uživatelsky definovatelné work-flow.

Plánování směn a nepřítomností

Docházkový systém od RON Software nabízí sledování legislativy již při plánování směn. Sleduje novinky a nabízíme průběžné aktualizace ke stažení. Spolehnout se můžete na plánování směn, harmonogramů a nepřítomností, i na přeřazování zaměstnanců mezi středisky. Výhodou je také legislativní kontrola plánovaných směn.

Notifikace

Proč otevírat docházku každý den, když to není nutné? Nechte si zasílat notifikační e-maily jen definovanými událostmi a v nastavitelných cyklech. S e-maily ale opatrně, všichni máme přeplněné mailboxy. Užitečným pomocníkem může být týdenní report chyb v docházce podřízených, seznam žádanek o dovolenou nebo přehled přesčasů.

Mobilní aplikace

Příjemným doplňkem docházkového systému je mobilní aplikace, která umožňuje psát žádanky o dovolenou z domova. Kdykoliv také zjistíte její zůstatek. Představte si situaci, kdy sedíte s kolegou večer v restauraci, on pomocí mobilu požádá o dovolenou na zítřejší den, nadřízený mu ji obratem schválí a zábava může pokračovat. Evidence docházky na mobilu může být ideálním řešením i pro obchodní zástupce.

Služební cesty

Na služební cesty se vydáváme čím dál více, a to vyžaduje také dávku "papírování". Moderní docházkový systém umí nabídnout i tuto agendu - vše v jednotném prostředí společně s docházkou. Správným nastavením schvalovacích procesů a notifikací lze velmi zásadně odbourat papírovou práci a jednoduše dojít k cíli - proplacení cestovních náhrad a vyúčtování plateb za hotel, samozřejmě za tuzemské i zahraniční cesty a vše dle legislativy.

Informační kiosky

Jistě znáte neustálé telefonáty na mzdové oddělení s dotazy: „Kolik mám ještě dovolené? Proč mám v docházce jen 10 hodin přesčas?“ Ve výrobní firmě nemají všichni počítač, ale k informovanosti zaměstnanců lze použít informační kiosky. Zaměstnanci se mohou přihlašovat ke svému účtu pomocí používaného ID média nebo jména a hesla.

Které informace budou zaměstnanci k dispozici, je jen otázkou nastavení oprávnění. Můžete tak nastavit prohlížení docházky, sledování zůstatků, zobrazení výplatních pásek, možnost objednání stravy atd. Kiosky mohou mít klávesnici, dotykový displej, nebo také integrovanou tiskárnu.

Docházkový systém by měl být užitečným pomocníkem

Mnozí z vás mají implementovaný docházkový systém a možná jste právě zjistili, co vše je možné a že používáte jen zlomek možností, které nabízí. Společnost RON Software si myslí, že docházkový systém by měl být hlavně pomocníkem, ne otravnou rutinou, která ve výsledku moc nepomáhá, ale spíše nás zdržuje od práce.

Sice se nedá vše zautomatizovat a jen sledovat monitor, na kterém se bude vše dít samo, ale správnou implementací docházkového systému můžete ušetřit spoustu času a nervů při měsíčních uzávěrkách.