Australská společnost Atlassian před lety uvedla na trh systém JIRA zastřešující problematiku jednoduchého nástroje zejména pro vývojáře softwaru. Během několika let se JIRA stala velmi rozšířeným systémem, výrazně překračujícím původní specifikace s velmi rozšířenou cílovou skupinou uživatelů. Dnes se jedná o vyspělý systém pro tzv. issue tracking s celou řadou nasazení v mnoha oblastech a společnostech po celém světě.
V souvislosti s JIRA neradi hovoříme jen o podpoře opravy chyb či sledování problémů. Pojem issue tracking je mnohem širší. Obecně se jedná o podporu evidence a zpracování „položky/úlohy“ v podniku, kde položky mohou být nejen z oblasti IT (např. problémy s tiskem či požadavek zřízení přístupu do určitého systému), ale často řeší oblasti daleko od IT branže – například proces schvalování faktur a jiných dokumentů, evidenci zpracování úkolů v PR agentuře, práci na nabídkách atd.

Proč SW podpora pro business procesy?

Moderní řízení podniku je založeno na procesech. Jistě lze nasadit procesní řízení zcela bez podpory IT, ale to v současné době opravdu postrádá smysl. Nasazení vhodného softwarového systému umožní detailně a přesně sledovat stavy úkolů a dokumentů, kontrolovat oprávnění k jednotlivým akcím (změny stavů), dohlížet na termíny a současně evidovat data o probíhajících činnostech pro řídící pracovníky bez ohledu na denní či noční dobu, státní svátky či dovolené.

Co je to workflow?

Workflow v rámci JIRA je nástrojem, který umožňuje nastavit a provádět posloupnost jednotlivých kroků například ve schvalovacím procesu. Ve skutečnosti se jedná o jednu z klíčových funkcionalit. Pomocí workflow jsou realizovány jednotlivé pracovní postupy (např. oprava uživatelské funkce v systému XYZ, vývoj nové funkcionality, uvolnění nové verze softwaru, ale i schvalování faktur, související výkazy práce, podklady pro fakturaci atd.).
O jednotlivých stavech položek v rámci workflow jsou uchovávány detailní záznamy, které mimo jiné umožňují auditovat průběh zpracování položky, včetně časových razítek činností jednotlivých pracovníků.
Workflow je samozřejmě možno měnit dle aktuálních potřeb podniku v rámci administrátorského rozhraní.

Čeština a mistr Jan Hus

Mistr Jan Hus se mimo jiné proslavil specifikem českého jazyka, tzv. nabodeníčky. Jedná se o známé háčky a čárky, které nám ve světě IT přinášely řadu nepříjemností a složitostí. Systém JIRA má však plnou podporu Unicode a podporuje všechny znakové sady. Uživatelská data na jedné straně mohou obsahovat znaky i velmi neobvyklých jazyků, na straně druhé může být uživatelské rozhraní pro každého uživatele přepnuto do jiné jazykové mutace. Podpora češtiny je samozřejmostí.

Víte že:

• podpora JIRA je dostupná i v češtině?
• uživatelské rozhraní lze přepnout pro každého uživatele do jiného jazyka?
• školení je poskytováno i v prostorách zákazníka formou workshopu?
• vyzkoušet lze zadarmo a trvalá licence pro deset uživatelů stojí jen deset dolarů?
• vyhledávání je skutečně hračkou nejen pro IT experty?
• JIRA využívá řada renomovaných společností na celém světě?
• architektura JIRA podporuje integraci s dalšími systémy?
• i v ČR je řada úspěšných referencí na implementaci JIRA i pro podporu business procesů?

Nasazení JIRA do podnikového prostředí

Lze si jen těžko představit situaci, kdy prvním nasazovaným systémem podniku bude JIRA. Proto je obvyklé řešit problematiku nasazení do heterogenního prostředí, realizovat integrační vazby na existující systémy a modelovat ustálené procesy v rámci JIRA. Architektura JIRA umožňuje systém nejen velmi pružně a komplexně nastavovat, ale i rozšiřovat pomocí tzv. plug-in modulů a integrovat JIRA díky výkonnému rozhraní. Případná rozšíření a integrace jsou obvykle součástí implementačního projektu. GreenHopper a BonFire od Atlassian jsou patrně nejznámějšími moduly JIRA přinášející komfortní podporu AGILE metod do JIRA, respektive podporu testování webových aplikací. Moduly však nevytváří pouze Atlassian, ale i řada partnerů. Pomocí modulů jsou typicky řešeny následující business oblasti:

Hlídání lhůt splnění úkolů, zástupnost jednotlivců

Notifikace a eskalace při překročení interních termínů umožňuje minimalizovat riziko nesplnění smluvní či zákonné lhůty přehlédnutím či nepřítomností kolegy, ať už z důvodu dovolené či nenadálé služební cesty.

Dovolené a nepřítomnost na pracovišti

Proces schvalování dovolených a dalších nepřítomností s návazností na zástupnost pro jednotlivé agendy či projekty a eskalační procedury.

Výkazy práce (timesheety)

Ač velmi neoblíbenou, přesto nezbytnou rutinou podniku poskytujícího služby klientům jsou výkazy práce, tzv. timesheets. Samozřejmostí je možnost volby od jednoduchých až po komplexní s vlastními schvalovacími scénáři a přehledným reportingem.

Plánování kapacit

Problematika plánování kapacit limitovaných zdrojů na projektech je samostatnou disciplínou. Existuje řada modulů zobrazujících přidělené úkoly v kalendáři, několik modulů implementuje Ganttův graf či jiné zobrazení úkolů ve vazbě se zdroji, ale pro klíčová nasazení lze považovat za vhodnější integraci JIRA se standardním MS Projectem. MS Project je de facto standardem projektového řízení a synchronizace s JIRA podstatně zvyšuje efektivitu práce PM.

Rozšířený reporting

Nejpozději v okamžiku, kdy se JIRA stane jedním z hlavních informačních systémů, dojde na extrémní nárůst požadavků na reporting. JIRA obsahuje již ve standardu řadu reportů a grafů, dále existuje mnoho rozšiřujících modulů pro tuto oblast. Pro klíčová nasazení lze doporučit variantu datové integrace a zobrazování například balanced scorecards na vnitřním portálu nebo integraci s podnikovým BI.

Cena licencí, související náklady?

Vzhledem k šíři poskytované funkčnosti již v základním balíku lze považovat cenu licencí JIRA za velmi přijatelnou. Atlassian dokonce plně funkční licenci pro deset uživatelů nabízí za symbolických deset dolarů. Na druhém konci spektra je licence pro neomezený počet uživatelů za osm tisíc dolarů. V porovnání s konkurencí se tedy jedná o velmi přijatelnou cenovou politiku.

Jiří Voves
Autor je předsedou představenstva společnosti Onlio, a.s., dodavatele efektivních portálových řešení, helpdesků a DMS.