Proč tomu tak je? Zeptali jsme se Zdeňka Sýkory, CMO & Channel managera společnosti SEFIRA, která dodává řešení pro důvěryhodné vytváření, ověřování a uchovávání elektronických dokumentů a má bohaté zkušenosti v oblasti elektronické identity.

První setkání s elektronickým podpisem je pro většinu lidí frustrující. Máte pro to nějaké vysvětlení?

Prvotní očekávání uživatele je, že elektronicky se podepsat bude jednoduchá a user-friendly záležitost. Postupně objevuje, že realita je trochu jiná. Na uživatele jsou kladeny nároky, aby věděl, aby měl, aby si nainstaloval atd. A tak následuje zklamání.

Pokud jste odpovědní za zavedení elektronického podpisu do firmy, jste na tom určitě velmi podobně. Postupně zjišťujete, že možností, řešení i požadavků je obrovské množství a z různých stran, mnohdy vzájemně těžko slučitelných. IT technologie, legislativa, business procesy, compliance atd. Výsledkem je paralýza a frustrace.

To nezní jako reklama na elektronický podpis...

Pesimismus rozhodně není na místě. V elektronickém podpisu je budoucnost, záleží pouze na přístupu.

Pokud si nastavíte očekávání, že elektronický podpis je jednoduchý a vyřeší ho vaše IT oddělení nákupem licencí, pak nutně dospějete ke zklamání. Pokud si připustíte, že elektronický podpis je multidisciplinární problematika a řešení je z velké části procesní a legislativní, kde IT má pouze podpůrnou funkci, pak máte z poloviny vyhráno, jste na správné cestě.

Proto naše úsilí směřuje do digitalizačních konceptů – opakovatelných návrhů řešení, které se v praxi osvědčily, ať chcete podepisovat se zákazníky, zaměstnanci nebo obchodními partnery. Máte koncept, máte plán, a tedy i uspějete. Pozitivních příkladů máme mnoho, ať už segmentových (banky, pojišťovny, obchodní řetězce, utility, …) nebo agendových (personalistika, podpis se zákazníky a další). Tyto koncepty doplňujeme o vlastní řešení i řešení našich partnerů. Takže hlavu vzhůru.

Kdybyste měl zdůraznit jeden aspekt elektronického podpisu, ze kterého jsou firmy při zavádění překvapeny, jaký by to byl?

Omlouvám se, ale napadají mě minimálně tři: digitální identita, digitální důvěra a user experience.

Digitální identita souvisí s tím, že čím zásadnější dokumenty podepisujete, tím víc chcete vědět, kdo doopravdy byl tím podepisujícím. Už vám nestačí jen to, co vám řekl Google nebo jiní veřejní poskytovatelé identit. U dokumentů, kde chcete mít velkou právní jistotu, musíte udělat víc. Musíte pracovat s digitální identitou podepisujících z kvalitnějších zdrojů, jako je například BankID. Podepsat nějak s někým vám nestačí.

V první fázi zavádění se firmy často zaměřují čistě na elektronický podpis a je to logické. Podpis dokumentu je však pouze počátek procesu, který přináší další otázky spojené s digitální důvěrou, např.: Jak se o dokument dlouhodobě starat, abyste v budoucnu mohli prokázat platnost podpisu? Jak ověřit, že jsou platné podpisy dokumentů, které naopak dorazily k vám? Služby digitální důvěry, jako je dlouhodobá důvěryhodná archivace, ověřování platnosti podpisů, pečetění či časová razítka, na elektronický podpis velmi úzce navazují, ale málokdy jsou již od počátku součástí zavádění elektronického podpisu jako takového.

Posledním důležitým aspektem je user experience. Nesmíme zapo­me­nout, že elektronický podpis je služba pro lidi, kterým je potřeba klást co nejméně překážek. Naše řešení elektronického podpisu OBELISK v jednom místě koncentruje mnoho různých podpisových metod a nenutí uživatele skákat z jednoho podpisového produktu do druhého podle typu dokumentu nebo řešené agendy, stahovat si dokument do počítače a opět ho někam nahrávat a další. Uživatel je na prvním místě. Podepsané dokumenty mohou být automaticky opečetěny, opatřeny časovým razítkem a archivovány. O to se uživatel nestará. Každý klik, každá povinnost navíc je překážkou, kterou se snažíme odstraňovat, a věříme, že tím přispíváme k přijetí elektronického podpisu jako něčeho, co je normální.

Ale jak jsem řekl na začátku, témat, která v souvislosti se zaváděním elektronického podpisu potřebujete řešit, je mnohem víc.

To jsou zajímavé souvislosti. Daří se je v praxi naplňovat v digitalizačních projektech?

Ano. Myslím, že máme velkou schopnost vysvětlit, kudy vede cesta a proč vede zrovna tudy. Digitální důvěrou, elektronickým podpisem a bezpapírovým procesy se zabýváme už více než deset let. Zažili jsme již leccos u nás i v zahraničí. Máme praktické zkušenosti, aktivně se účastníme formování legislativy a mezinárodních standardů. Zákazníci vnímají, že to, co od nás slyší, neříkáme jen tak. Zpětná vazba je velmi pozitivní.

Zároveň se nechceme uzavírat sami do sebe, ale náš otevřený a na trhu komplexní přístup k řešení sdílet, posouvat povědomí o digitalizaci správným směrem. Jednou z cest, jak toho dosahujeme, je naše konference Digital Trust & Paperless. Jejím prostřednictvím vytváříme prostor pro představení digitalizačních konceptů, diskusi s odborníky a ukázky pozitivních příkladů řešení z různých pohledů. Pro ty, kteří s digitalizací začínají nebo se ocitli na nějakém rozcestí, je inspirující. V dubnu na devátém ročníku konference uvítáme např. Františka Korbela z Havel & Partners, který představí digitalizační snahy v rámci novely zákoníku práce, nebo Michaela Butze z European Signature Dialog s pohledem na digitalizaci v rámci Evropy a budoucnost kvalifikovaného světa. Spektrum témat i účastníků je pestré.

Kam bude téma elektronického podpisu podle vás směřovat dál?

Na první pohled se může zdát, že se ví, jak na to, existují technická řešení a už není kam se posouvat. Opak je pravdou. Témat zasahujících do digitalizace a elektronického podpisu přibývá. Namátkou eIDAS 2.0, který za pár let vstoupí v platnost, téma evropské digitální identity a walletů, národní digitalizační snahy, nové podpisové nástroje a další. Témat je hodně a nezbývá, než být připraven. Koncepty, řešeními i produkty.

Zdeněk Sýkora Marketingový ředitel společnosti SEFIRA.