Implementace pokročilého informačního systému Vision32 zde proběhla již na počátku nového tisíciletí. Firma do té doby využívala jen jednoduchý účetní program. S tím, jak společnost rostla, vznikla potřeba evidovat položky ve skladech a řídit logistiku. V R-built se rozhodli jít cestou ERP z toho důvodu, aby měli sklady a logistiku propojenou s účetnictvím.

Ve výběrovém řízení uspěl Vision zejména díky širokým možnostem přizpůsobení firemním procesům. Ve firmě ocenili zejména úsporu času a snížení chybovosti díky propojenosti agend.

V loňském roce se firma rozhodla rozšířit systém a začít využívat řízení projektů pro plánování zakázek. V kombinaci s kalendářem slouží zároveň pro plánování zdrojů a jejich kapacit – lidí i strojů.

Efektivní plánování a vyhodnocování zakázek

„Nové funkce nám umožňují plánovat na týdny dopředu. Všichni ve firmě vědí, kde mají v daný čas být a jak dlouho jim má práce trvat,“ říká Ing. Jakub Jireš, jehož lidé řeší využitím informačního systému zejména efektivní vytíženost pracovních čet v terénu. „Umožňuje nám také zpětně vyhodnocovat ziskovost jednotlivých zakázek a sledovat návratnost investic do strojního vybavení. Lze objektivně posuzovat výkonnost jednotlivých pracovních týmů a na základě toho je odměňovat,“ pokračuje Ing. Jakub Jireš.

Ing. Jakub Jireš, ředitel a spolumajitel společnosti R-built, s. r. o.

Evidence vytěžování zdrojů umožní také firmě sledovat, kolik práce zastaly jednotlivé stroje, efektivně plánovat jejich údržbu a obměnu zařízení.

Automatizace je přínosem pro celou firmu

Výkony se ve Vision ERP z projektů také automaticky započítávají do mezd. „Je pro nás důležité, že zadáme údaj do systému pouze jednou a propíše se do všech agend,“ popisuje Ing. Jakub Jireš s tím, že v blízké době se chystají ušetřit zaměstnancům s pomocí ERP ještě více času napojením systému pro automatické vytěžování dokumentů ze souborů v PDF, např. ze scanu přijaté faktury. U fakturace funguje také třístupňový schvalovací proces v rámci workflow, kdy se dokumenty po schválení jedním pracovníkem automaticky přesunou k další autorizované osobě.

ERP v mobilu

„S růstem počtu zakázek i pracovníků, kteří je zajišťují, se ukázala potřeba flexibilnějšího přístupu do ERP systému. Já v rámci vedení firmy chci mít neustálý přehled o stavu jednotlivých zakázek. Naši servisní pracovníci ocení možnost zobrazit si podrobnosti nebo zadat do systému data, i když právě nejsou v kanceláři,“ rozvádí Ing. Jakub Jireš myšlenku zavedení mobilní aplikace pro pracovníky v terénu.

Chystané nasazení Vision Mobile tedy usnadní práci lidem v terénu a umožní ještě lepší přehled pro management firmy. Co servisní pracovník s pomocí mobilní aplikace zadá do systému, to se ihned ukáže jeho nadřízenému v přehledech a propíše se i do agend ekonomiky a skladů.

Systém roste s firmou

Přístup firmy R-built ukazuje, že není třeba ihned pořizovat ERP systém ve velkém rozsahu. Často je lepší rozšiřovat ho postupně s tím, jak roste firma a její potřeby. Na začátku uživatelé pochopí snadněji všechny funkce a logiku systému a o to přesněji pak mohou definovat své požadavky na další rozšiřování a customizaci systému. Postupné rozšiřování také neklade takový tlak na firemní kapacity a náklady se rozloží v čase.