Aktuálně na poli automatizace zpracování a vytěžování faktur sou­pe­ří dvě technologie: Automatizace s ISDOC a Automatizace s umě­lou in­te­li­gen­cí. Pojďme se společně podívat na jejich srovnání:

Zásadní jsou přesnost a cena

Rozhodli jste se skoncovat s přepisováním faktur? Nevíte, kterou technologii zvolit? Při výběru vám doporučujeme zajímat se o přes­nost vyčítání a také o jeho cenu. U některých řešení pro zpracování faktur totiž platíte jak měsíční paušál, tak i navíc za každý vyčtený doklad v rozmezí 4 až 10 Kč za fakturu. Některá řešení jsou přitom zdarma, respektive jsou součástí většiny účetních a ERP systémů.

Je umělá inteligence opravdu efektivní, nebo jen efektní řešení?

Umělá inteligence (AI) je dnes velmi populární a možnosti jejího uplatnění ve firmách stále rostou. AI totiž umí být velký pomocník u spousty činností. Jenže přesnost jejího vyčítání faktur stále není bezchybná. Její neustálé kontrolování a opravovaní tak může být někdy frustrující a je také velkou ztrátou času.

Máte sklady? Pak nezapomeňte na možnost načtení položek z faktury i do příjemky. Z praxe moc dobře víme, jak pracné je pořizování zbožových faktur – najít každý produkt v číselníku a doplnit nákupní ceny. Nesmíte se splést! Hledání chyby v částce ve faktuře s mnoha položkami je někdy o nervy.

Vytvoření fronty faktur ke zpracování

Pro obě porovnávaná řešení automatizace vyčítání faktur je společné, že na vstupu vyžadují faktury v elektronické podobě. Dnes jsou faktury zasílány převážně e-mailem. Je tedy praktické zřídit si speciální e-mail pouze pro příjem faktur tzv. fakturační e-mail např.:faktury@vasefirma.cz

Tuto adresu pak využijí obě technologie k vytvoření fronty faktur ke zpracování. Pokud náhodou přijde papírová faktura, jednoduše ji vyfotíte telefonem nebo naskenujete a pošlete na fakturační e-mail. Nemusíte se bát – legislativa akceptuje papírovou i elektronickou podobu faktur. Už tedy žádný tisk, zakládání a archivace v šanonech.

Kdo je vítězem v souboji řešení pro automatizaci vyčítání faktur?

Naším favoritem je automatizace vyčítání faktur pomocí technologie ISDOC. Jsme totiž přesvědčeni, že strukturovaná data ve formátu ISDOC jsou pro vyčítání faktur vhodnější. A to i přesto, že máme rádi nové technologie a AI rádi jako pomocníka používáme. Strojové učení (machine learning) totiž pracuje s fakturou jako s obrázkem. Člověk proto musel dlouho učit stroj, kde a co v obrázku najít. A přestože je umělá inteligence čím dál přesnější, tak v praxi ji musíte stále ještě kontrolovat a občas i opravit. ISDOC pracuje se strukturovanými daty tzn. s jasným místem a formátem. Není možné tedy při čtení udělat chybu, proto je vyčtení 100%.

ISDOC obsahuje navíc i EAN kódy zboží s kódy dodavatelů, a proto s ním jednoduše pořídíte fakturu i příjemku. To ocení zejména obchodní společnosti, u kterých převažují právě zbožové faktury s velkým počtem položek.

Pokud ještě dnes stále přepisujete tištěné faktury a chcete to změ­nit, rozhodně neuděláte chybu výběrem jakéhokoliv digitalizovaného řešení, kterých na trhu vzniká stále více. Jen nezapomeňte při vý­bě­ru zohlednit cenu, přesnost vyčtení a možnost pořízení příjemek.

Výhody automatizace s ISDOC v APLEX ERP

Přímo v systému APLEX ERP je dostupné řešení automatizace zpracování faktur s využitím formátu ISDOC. Díky tomu neplatíte žádný poplatek za vyčtenou fakturu. Navíc je celý proces automatizace zpracování faktur precizně vyladěný od příjmu e-mailů s fakturami do integrované e-mailové schránky, přes jednoduché pořízení faktury na pár kliků až po rychlé vytvoření příjemky včetně párování skladový položek a kontroly nákupních cen.

Integrovaný e-mail přímo v systému

Pro komfortnější práci je přímo v ERP systému APLEX k dispozici e-mailová schránka pro příjem faktur. Na jedné obrazovce tak přehledně uvidíte vše potřebné: uprostřed seznam e-mailů, dole náhled do těla e-mailu a vpravo náhled přílohy.

Pomocí jednoho tlačítka tak pořídíte fakturu došlou včetně přílohy. Automaticky se přitom vytváří záznam, že e-mail by zpracován. Pokud má do schránky přístup více uživatelů, což je ideální pro zastupitelnost, všichni okamžitě vidí, co je vyřízeno.

Obr. 1: Pomocí jednoho tlačítka pořídíte fakturu došlou včetně přílohy. Auto­ma­tic­ky se vytváří záznam, že e-mail by zpracován. Pokud má do schránky přístup více uživatelů, což je ideální pro zastupitelnost: všichni okamžitě vidí, co je vyřízeno.

Obr. 2: Pomocí tlačítka lze zobrazit e-mail v Microsoft Outlook a v případě potřeby na něj odpovědět.

Automatizace zpracování faktur ve společnosti VTP velkoobchod

VTP velkoobchod, s.r.o. je společnost specializující se na prodej materiálu pro distribuci vody, topení a plynu. Firma byla založena v roce 1997 a sídlí v Lipníku nad Bečvou. Jejím hlavním cílem je zásobování montážních firem v oboru.

Společnost se rozhodla řešit manuální přepisování dat z vytištěných faktur došlých a dodacích listů do ERP systému. Proces byl totiž časově náročný a docházelo u něj k vytváření chyb. Zpoždění mezi skutečným příjmem zboží a zaevidováním příjemky do systému způsobovalo tlak na prodej ještě nezaevidovaného zboží a nestandardní výdej zboží do mínusu. Následné opravy vyžadovaly další dodatečnou administrativu.

Společnost VTP velkoobchod se proto rozhodla zpracování faktur automatizovat. Cílem bylo zvýšení efektivity, snížení chybovosti a zvýšení komfortu obsluhy při zpracovávání faktur a příjemek v rozsahu:

• Roční objem pohybu zboží – počet dodavatelů 159, počet faktur 3 017, počet položek 15 464.
• Roční objem režijních faktur – počet dodavatelů 103, počet faktur 438

Na doporučení firmy APLEX, dodavatele svého ERP systému, se společnost VTP velkoobchod rozhodla využít pro automatizaci zpracování faktur funkce, která jsou v tomto systému přímo dostupné a v ceně jeho licence. Klíčové pochopitelně bylo zajistit u hlavních dodavatelů zasílání faktur došlých ve formátu ISDOC. Stačilo přitom oslovit a přesvědčit ke spolupráci pouze 19 % největších dodavatelů zboží. Podařilo se tím vyřešit cca 80 % faktur – konkrétně šlo o 30 největších dodavatelů, jejich 2 381 faktur a 13 525 položek. Výsledná úspora času na pořízení příjemek a faktur je v průměru asi 70 %.

Dosažené přínosy automatizace pomocí ISDOC:

• Odstraněno manuální přepisování dat u 80 % faktur.
• Zvýšila se efektivita – dosahovaná úspora času je více než 70 %.
• Dosahování prakticky nulové chybovosti pořizovaných dat.
• Díky doplnění databáze produktů o kódy dodavatelů a EAN je možné automatizované objednávání zboží u dodavatelů.
• Nutnost stisknout pouze několika tlačítek výrazně zvýšil komfort obsluhy.
• Roční úspora nákladů 200 tis. Kč.