Není žádným tajemstvím, že implementace ERP systému je velice náročný a komplexní proces. Kvůli tomu se organizace relativně často potýkají s problémy hned na několika úrovních. Podle analytiků společnosti Gartner dochází k selhání implementace ERP a nenaplnění cílů dokonce až v 75 % případů.

Mezi hlavní problémy obvykle patří:

• nedostatek zkušeností u interních zaměstnanců,
• nezvládnutá metodika projektu,
• nedostatek podpory vrcholového vedení,
• špatná komunikace a řízení,
• nedostatek kapacit a chybně nastavený harmonogram,
• neznalost konkrétních IT nástrojů a postupů.

Proto se značná část společností nakonec rozhodne pro spolupráci s implementačním partnerem, který sníží riziko neúspěchu na minimum. Je to navíc trend, který upřednostňují i dominantní hráči na trhu ERP systémů.

„Obecně lze říct, že naprostá většina implementací globálních ERP systémů je řešena partnery. Je to ověřený model, který dává výrobci ERP systému možnost soustředit se na vývoj produktu, zatímco implementační partneři rozvíjí kompetence svých konzultačních týmů a přináší svými službami další přidanou hodnotu pro zákazníka,“ říká marketingová manažerka Dana Kovačovičová ze společnosti InfoConsulting Czech, jež se zabývá implementací švédského ERP systému IFS.

V praxi to znamená, že vám správně zvolený implementační partner ušetří mnoho starostí, a navíc vám naplno otevře skutečný potenciál zvolené ERP platformy. Není náhoda, že se často říká: „Každý software je pouze tak dobrý, jak dobrý je váš implementační partner.“

Prokazatelná technická expertiza i orientace ve vašem oboru

Hned na začátku se vyplatí prověřit historii zvažovaných implementačních partnerů. Pokud na trhu působí teprve krátkou dobu, asi zatím nebudou mít za sebou tolik úspěšných realizací. Odborníci s dlouhou tradicí vám na vyžádání ochotně ukážou:

• případové studie,
• reference,
• certifikáty,
• oborová ocenění.

Na základě těchto informací si už dokážete udělat mnohem lepší představu o znalosti lokálního (nebo naopak mezinárodního) prostředí, o úrovni obeznámení s vaším oborem, o úrovni partnerství s dodavatelem ERP systému i o technické expertize.

Jak už asi správně tušíte, implementace ERP systému do menší firmy se bude v mnohém (výrazně) lišit od velkého projektu nadnárodního charakteru. Proto si ke spolupráci zvolte partnera, který už má potřebné zkušenosti.

Potenciál rozvoje s ohledem na budoucnost

Každé ERP má pro různé typy výrob různé obchodní modely a procesy různé standardní scénáře, které je možné pro jejich podporu implementovat. Zároveň žádné ERP řešení neexistuje v podniku samostatně, ale je vždy zasazeno do celkové aplikační architektury. Z tohoto důvodu si ověřte, že dodavatel má zkušenosti s vaším typem podnikání a integracemi na stávající nebo budoucí nové systémy.

Plusové body následně připište společnostem, které navíc používají nástroje a metodiku stanovenou přímo výrobcem ERP systému.

Nenechte se zlákat představou, že ERP nasadíte a necháte ho několik let „žít“ vlastním životem. Správný implementační partner vám pomůže ERP průběžně rozšiřovat a inovovat, aby řešení odpovídalo změnám ve firmě, na trhu a různým externalitám. Díky tomu si udržíte náskok před konkurencí.

Správná metodika znamená půl úspěchu

Jaké kroky obnáší implementace ERP systému? Kdo nese odpověd­nost za konkrétní postupy? Jak dlouho bude implementace trvat? Jaké mechanismy používáte ke včasnému odhalení (potenciálních) problémů?

V rámci výběrového řízení určitě musí padnout odpovědi na podobné otázky. Správně zvolená (a v praxi ověřená) metodika je totiž základním předpokladem úspěšného a efektivního zavedení ERP.

Na důležitost metodiky upozorňuje i odborník v oblasti ERP Milan Tesař, který zdůrazňuje: „Implementace ERP systému je komplexní projekt, v rámci kterého je nutné koordinovat čas, kapacity a prostředky. V každé fázi projektu musí být zřejmé, jaké činnosti mají být realizovány a jaké úkoly před implementačním týmem ještě stojí.“

Vezměte v úvahu zákaznickou podporu

Nezapomeňte ale při výběru zohlednit také další poimplementační služby, které jsou často trochu přehlíženým kritériem, i když vám ve skutečnosti přinesou hladký, efektivní a bezpečný provoz.

Řeč je o kvalitní zákaznické podpoře. Správný implementační ERP partner se vždy postará o dostatečné zaškolení, rychlé odpovědi na dotazy a flexibilní řešení potenciálních problémů. Není totiž nic horšího, než když se v krizové situaci nemáte na koho obrátit.

Skutečně dobrý implementační partner vám bude zároveň i dlouhodobým strategickým partnerem. Postará se o vyhledávání novinek souvisejících s nasazeným ERP řešením, které by pro vás mohly být přínosné, a bude vás o nich pravidelně informovat. Pomůže vám rozvíjet řešení tak, aby podpořilo potřeby, růst a konkurenceschopnost vaší firmy a tím došlo k maximalizaci výnosnosti vložené investice.

A někteří implementační partneři navíc se svými klienty sdílí i centrální úložiště informací. Zákazníci se tak rychle a jednoduše dostanou k mnoha užitečným informacím, návodům a webinářům.

Podobná firemní kultura a ideálně i něco navíc

Jak správně podotýká Milan Tesař: „S implementačním partnerem vstupujete do dlouhodobého vztahu a obchodní fáze je obdobou seznamování a námluv. Všímejte si, jak se vám s partnerem pracuje v rámci obchodních jednání, jak se vám s ním komunikuje, jak plní dohody a tak dále.“

Pro dlouhodobě úspěšnou spolupráci je klíčové, abyste vyznávali podobné hodnoty, cílevědomost a byli (i lidsky) naladěni na stejnou notu. Potom nebudete muset řešit opakované neshody a dusnou atmosféru, protože vaše týmy budou pracovat v synergii.

V některých případech navíc od implementačního partnera získáte i další nadstavbu. Pokud se jedná o silného hráče na trhu, dokáže vás efektivně propojit s ostatními klienty a partnery. Díky tomu se před vámi otevřou další skvělé možnosti.

Na úplný závěr je vhodné připomenout, že ani dokonalý imple­men­tač­ní partner nedokáže dělat zázraky. Projekt zavedení ERP řešení musí být především vaše strategická priorita, na které se bude vaše strana aktivně podílet. Pouze s tímto nastavením se dočkáte úspěchu.