eWay System
facebook LinkedIN LinkedIN - follow

Jak plánovat pracovníky a jejich činnosti v IS KARAT?

KARATS ros­tou­cím tla­kem na efek­ti­vi­tu prá­ce se stá­le čas­tě­ji v řa­dě od­vět­ví set­ká­vá­me s pro­jek­to­vým ří­ze­ním čin­nos­tí. Pro­jek­ty bý­va­jí čle­ně­ny do etap slo­že­ných z jed­not­li­vých po­ža­dav­ků, kte­ré je po­t­ře­ba v ča­se vy­ko­nat tak, aby by­la řád­ně do­kon­če­na ce­lá eta­pa, po­taž­mo pro­jekt. To­mu­to tren­du vy­chá­zí vstříc i pod­ni­ko­vý in­for­mač­ní sys­tém KARAT, kte­rý na­bí­zí in­te­g­ro­va­ný ná­s­troj pro plá­no­vá­ní projektů.


Projektové řízení často využívají podniky, jejichž činnost spočívá v realizaci zakázek majících ryze projektovou, montážní či servisní povahu. Každá zakázka v tomto pojetí je realizována na základě plánu, který stanoví harmonogram projektu. Plány projektů lze zpracovávat na dvou úrovních. První úroveň nazýváme kapacitním plánováním a druhou úroveň operativním plánováním. Kapacitní plánování řeší schopnost opatřit jednotlivé požadavky projektu potřebnými kapacitami pracovníků v potřebných termínech. Kapacitní plán se vztahuje na projekt jako celek. Projekt pokrývá poměrně dlouhé období, v rámci kterého je nutné vyhodnotit, zda jsou jednotlivé požadavky projektu pokryty dostupnou kapacitou skupinových zdrojů. Jednotlivé činnosti projektu jsou kapacitně plánovány na jednotlivé skupiny pracovníků podle jejich role. Požadavek tedy má stanovenu kapacitní potřebu například 100 hodin činnosti stavebního dělníka v termínu od–do. Kteří konkrétní stavební dělníci budou tento požadavek realizovat, nemusí kapacitní plánování nutně řešit. V případě potřeby však lze takovému požadavku rovnou přiřadit upřednostňovaného pracovníka, který jej bude primárně vykonávat. Kapacitní plán je takto sestaven ještě před schválením a zahájením projektu. Kapacitní plán slouží k vyhodnocení, zda lze projekt realizovat v požadovaných termínech s disponibilními kapacitami.

Naproti tomu operativní plán je zpracován pro kratší intervaly a podstatně podrobněji. Na rozdíl od kapacitního plánování je zde stanoveno, kdo konkrétně a kdy konkrétně bude požadovanou činnost vykonávat. Požadavek na 100 hodin stavebního dělníka v termínu od–do se tedy operativně plánuje jmenovitě na příslušné pracovníky (dělníky) a na jednotlivé dny či jejich směny. Operativní plán lze sestavovat v libovolném intervalu, tedy denně, týdně, měsíčně nebo jakkoliv jinak podle potřeby. V praxi operativní plánování probíhá tak, že se například v pátek sestaví plán na následující týden či dva. Jako stavbyvedoucí několika stavebních zakázek tak mohu na následující období přesně rozplánovat, na jakých zakázkách se budou konkrétní dělníci nacházet a v které dny. Pokud by stavební dělníci měli k dispozici chytré mobilní telefony, mohou si přímo na nich zobrazit ToDo list nebo jim může být zaslán e-mailem.

Jakým způsobem tedy plánovat?

Podnikový informační systém KARAT nabízí integrovaný nástroj usnadňující projektové operativní plánování. Jedná se o zobrazení kalendáře jednotlivých pracovníků (tzv. dílčích zdrojů) a seznamu požadavků jednotlivých projektů. Toto grafické rozhraní je velice intuitivní a celý nástroj je postaven na principu přesouvání jednotlivých požadavků (spodní část plánovacího okna) metodou „táhni a pusť“ do kalendáře pracovníků (horní část plánovacího okna) na dny, kdy má být daná činnost vykonána.

Kalendář pracovníků musí být samozřejmě vždy aktuální, což je základní předpoklad správného plánování. Proto v něm lze zohledňovat takzvané pojmenované výjimky kalendáře. Ty mohou buď kapacitu pracovníka snižovat (dovolená, nemoc atd.), nebo naopak navyšovat (přesčas, práce o víkendu atd.).

Jestliže je potřeba sdělit pracovníkovi bližší informace k jednotlivým naplánovaným úkolům, lze k nim vkládat dílčí operativní poznámky. Naplánované požadavky (tzv. operativní rezervace) mohou být opatřovány štítky. Štítek si lze představit jako jakousi značku, která bude u naplánovaného požadavku zobrazena. Tedy například „!“ či „i“ jako zvýraznění důležitosti či nutnosti dalších informací k naplánovanému úkolu. Štítky si lze volit zcela libovolně dle potřeby.

Naplánované požadavky lze barevně odlišit buď podle termínů, nebo podle projektů či etap. Při barevném rozlišení podle termínů jsou požadavky plánované před požadovaným termínem znázorněny žlutě, požadavky plánované v požadovaném termínu zeleně a požadavky plánované po termínu červeně. Při souběžném plánování prací na více projektech je vhodné barevně odlišovat jednotlivé projekty. To při celkovém pohledu na plánovací kalendář umožní snáze na první pohled rozlišit, kam jsou daní pracovníci plánováni.

Samozřejmostí je filtrování jak v seznamu pracovníků, tak v seznamu požadavků, a to pomocí sloupcových filtrů. Je tedy možné snadno zobrazit pracovníky v určité roli (skupinový zdroj), určitém středisku apod. Stejně tak lze filtrovat požadavky projektů podle projektu, etapy, požadavku atd. V případě potřeby lze sloupce v obou seznamech doplňovat na firemní úrovni.

Pohled na celý kalendář lze přibližovat a oddalovat, čímž lze zobrazit kratší či delší období pro pohodlné plánování. Tuto funkci oceníte v případě potřeby plánu na delší období, kdy se budete potřebovat efektivně pohybovat po celé časové ose projektu.

Obrázek znázorňuje nástroj na operativní plánování zdrojů.
Obrázek znázorňuje nástroj na operativní plánování zdrojů.

Jednou z možností, jak každého zaplánovaného pracovníka vhodným způsobem informovat, je fronta práce, tzv. ToDoList. Tam pracovník může své naplánované požadavky sledovat. Jedná se o přehled, který zobrazuje činnosti, jak byly pracovníkovi naplánovány v čase. Součástí ToDoListu jsou veškeré informace potřebné k výkonu práce, tedy o jaký projekt, zakázku, etapu a požadavek se jedná, popis požadavku včetně poznámky a upřesňující poznámky pro naplánovaný požadavek na konkrétní den. Samozřejmostí je také informace o době, kterou by měl pracovník v daný den požadavku věnovat. Prostřednictvím tohoto ToDoListu je také možné práci přímo odvést, tedy vytvořit výkaz práce, který se vztahuje k naplánovanému požadavku/projektu.

Obrázek zobrazuje ToDoList (frontu práce pracovníka).
Obrázek zobrazuje ToDoList (frontu práce pracovníka).

Reálné využití v praxi

Prostřednictvím operativního plánování mohou být plánovány například práce na stavebních, montážních či servisních zakázkách. Případně jakékoliv vývojové projekty i jiné druhy činností, které mají v IS KARAT patřičné nastavení a jsou opatřeny potřebnou sadou informací (hodiny, termíny, operace atd.).

Tento nástroj plně integruje operativní plánování činností do IS KARAT. To znamená, že uživatel má veškeré dostupné informace online na jednom místě a nemusí k operativnímu plánování užívat tabulkový kalkulátor či jinou externí aplikaci.

KARAT

Ing. Michal Ladýř
Autor článku působí jako senior consultant ve společnosti KARAT Software.