Tepelné hospodářství je provozováno ve čtrnácti městech a společnost dodává teplo zákazníkům v dalších osmi městech a obcích, převážně na středním a východním Slovensku. Od 1. ledna 2014 pomáhá skupině s řízením jejích složitých ekonomických procesů informační systém HELIOS Green.

STEFE disponuje silným ekonomickým zázemím a profesionálními mezinárodními zkušenostmi v oblasti správy a provozu tepelných zařízení, přičemž ke své činnosti využívá nejmodernější technologie. Její mateřská společnost Energie Steiermark AG patří k deseti kapitálově nejsilnějším společnostem v Rakousku s podílem vlastního kapitálu 48% a s ratingem A.

Již od roku 2007 zde management i pracovníci úspěšně využívali starší systém z dílny téhož producenta – LCS Noris. Ten však postupem doby již nedokázal pokrýt všechny potřeby moderní expandující společnosti. Vedení proto v roce 2012 vyhlásilo výběrové řízení na nový informační systém, ve kterém byl opět vybrán systém z produkce Asseco Solutions – HELIOS Green. Jednou z podmínek rozhodnutí byl požadavek, aby nový informační systém uživatelům poskytl víc, než systém původní. V letech 2012 – 2013 došlo tedy ve skupině STEFE k implementaci HELIOS Green a následně k migraci všech firemních dat z původního systému do nového. Od 1. ledna 2014 je zde HELIOS Green již v ostrém provozu.

Velké i menší cíle

Implementace HELIOS Green ve skupině STEFE se zúčastnil nejen producent systému, ale významnou měrou k jeho zdárnému průběhu přispěla i partnerská společnost INTELSOFT EAST – implementační a vývojový partner společnosti Asseco Solutions. Tato společnost se mimochodem podílela prakticky na každé implementaci informačního systému HELIOS Green ve větších společnostech na Slovensku.

„Každá implementace tak velkého rozsahu v sobě pochopitelně skrývá určitá rizika. Nicméně přes veškeré komplikace, které se v průběhu zavádění systému vyskytly, se nám podařilo zajistit plynulý rozjezd jednotlivých agend již začátkem roku. Velkou výhodou byla pro nás totiž skutečnost, že jsme se jako subdodavatelé zúčastnili již v letech 2006– 2007 implementace předchozího systému a disponovali jsme proto znalostí procesů ve skupině STEFE.“ říká Ing. Peter Bobík, ředitel INTELSOFT EAST a vedoucí projektu na straně zhotovitele.

Cílů projektu, který vzhledem k velikosti skupiny i rozsahu jejích činností nebyl nikterak jednoduchý, bylo několik. Prvním z nich bylo zajistit ostrý provoz ke stanovenému datu 1. 1. 2014, přičemž bylo nutno do té doby sjednotit a optimalizovat fakturaci energií napříč skupinou. Dalším cílem byla kompletní migrace všech historických dat za období 2009-2013, kromě jiného těch, která souvisela s přechodem Slovenska na měnu Euro. Nezanedbatelnými požadavky zákazníka bylo též dodržení kompatibility s aplikací Energetický management, minimalizace rozhraní mezi jednotlivými zde využívanými softwary a také sjednocení vzhledu a struktury odběratelských faktur v celé skupině STEFE. Požadavek na vzhled a strukturu se týkal také ostatních výstupních dokumentů ze systému HELIOS Green (Objednávek, Upomínek, Likvidačního listu a Vzájemných zápočtů), včetně konsolidace tiskových sestav. Ne tak konkrétně specifikovaným, ale neméně důležitým úkolem implementačního týmu bylo i optimalizovat procesy a zvýšit uživatelský standard.

„HELIOS Green je správnou volbou. Umožňuje pokrýt dynamicky se vyvíjející požadavky společností skupiny STEFE, směřující k efektivnímu řízení klíčových procesů,“ konstatuje Mag. Josef Landschützer, předseda představenstva, STEFE SK, a.s.

Velký důraz byl při celém projektu kladen na klíčovou oblast – fakturaci energií. Implementace tohoto modulu proběhla odděleně od ostatních částí, přičemž velmi cenný byl v této souvislosti proaktivní přístup a vynikající know how společnosti INTELSOFT EAST. Implementace modulu probíhala plynule, přičemž velký důraz byl kladen na import topologie energetické sítě z aplikace Energetický management a její konfiguraci v modulu ještě před první fakturací.

Implementační tým vzal všechny požadavky velmi vážně. Výsledkem bylo prakticky stoprocentní splnění všech cílů projektu. Všech osm databází tak bylo v ostrém provozu 1. ledna 2014. Systémy Energetický management (EM) a HELIOS Green vzájemně komunikují v souladu s topologií energetické sítě, prioritně definované v EM. Výsledkem této komunikace je plynulá fakturace energií. Rozhraní mezi EM, původním fakturačním systémem a LCS Noris byla nahrazena jediným rozhraním, kterým je EM-HELIOS Green.

Také odběratelské faktury byly změněny dle požadavků zákazníka, v intencích design manuálu skupiny STEFE. Byly vytvořeny „inteligentní“ a dynamické tiskové sestavy obsahující variabilní část editovanou správcem, případně uživatelem. V rámci zvýšení uživatelského standardu byly podniknuty tři kroky, spočívající v zavedení:

• elektronického schvalování objednávek a notifikace,
• evidence registratury přímo v systému,
• generování fakturace energií z jediného systému.

„Velmi důležitou úlohou Systému HELIOS Green byla z našeho pohledu optimalizace a konsolidace všech klíčových firemních procesů a celkové zvýšení uživatelského standardu,“ shrnuje Ing. Ivana Kesziová, ředitelka oddělení lidských zdrojů, marketingu a komunikace STEFE SK, a.s..

„Komplexní implementace informačního systému HELIOS Green je pro STEFE výhodnou volbou umožňující pokrýt dynamicky se měnící požadavky a potřeby společností, související s efektivním řízením, či dalším rozvojem společností,“ konstatuje Ing. Andrea Cerinová, ředitelka oddělení ekonomiky a koncernové metodiky STEFE SK, a.s. a vedoucí projektu HELIOS Green v skupině STEFE.

Vyřešená úskalí

Neexistuje však projekt, jenž by probíhal zcela hladce, bez úskalí, která musí týmy na straně dodavatele i odběratele společně řešit. V případě implementace HELIOS Green ve skupině STEFE se podobná úskalí vyskytla celkem dvě.

Prvním z nich byla změna legislativy, která proběhla na přelomu roku. Operativní řešení těchto změn a jejich zapracování do systému se v tu chvíli stalo prioritou, aby nebyl ohrožen náběh ostrého provozu. Řešení méně zásadních požadavků ze strany zákazníka tak muselo na základě vzájemné dohody dočasně ustoupit do pozadí.

Dalším úskalím byla implementace funkcionalit nad rámec původního projektu Vzhledem k jeho rozsahu (osm databází), velikost a časový harmonogram. Především šlo o vylepšovací úpravy funkcionalit, které vyvstaly během implementace systému a implementační tým zhodnotil, že jejich zapracování je pro projet a dlouhodobý provoz HELIOS Green smysluplné a efektivní. To samozřejmě znamenalo podstatný čas navíc, ale oba týmy přesto dokázaly dodržet stanovený termín náběhu do ostrého provozu a současně též identifikovat ponaučení pro další projekty podobného charakteru a rozsahu.

Z doporučení, z nichž je možno čerpat, připomeňme ty nejvýznamnější, jako jsou analýza datových struktur pro účely migrace údajů, existence východiskové databáze, či konsolidace číselníků a procesních modelů, pokud se jedná o skupinovou implementaci.

Plány pro blízkou budoucnost

Ačkoli od spuštění systému do provozu uplynula zatím relativně krátká doba, zainteresovaní zaměstnanci skupiny STEFE si již stačili ověřit, že systém bude pro firmu opravdu kvalitním pomocníkem. Již nyní je tedy plánován jeho další rozvoj. Mimo jiné zde systém bude řešit též dotace na majetek, včetně automatického rozpouštění státních příspěvků a grantů. A konečně v nedaleké budoucnosti bude mít možnost jeho prostřednictvím sledovat životní cyklus pohledávek a zautomatizovat proces tvorby a rozpouštění opravných položek.

Díky zodpovědnému přístupu STEFE, kvalitním a profesionálním týmům na straně zákazníka i dodavatele i bohatým zkušenostem společnosti INTELSOFT EAST dopadl tento náročný a ambiciózní projekt úspěšně. HELIOS Green opět prokázal své kvality a připravenost pro nejnáročnější zákazníky a projekty.