Díky digitálním technologiím již dávno nastala doba spojování procesu tisku a kopírování. Obecně navíc převládá trend, kdy kopií ubývá a tisků přibývá. Jak ale dostat náklady za tisk pod dlouhodobou kontrolu? Stále více firem různých velikostí vsází na tisková řešení provozovaná formou outsourcingu. Často se tak totiž zbavují nejen každodenních starostí, ale i nechtěných a neočekávaných nákladů.

V oblasti firemních síťových a kopírovacích systémů se stále více prosazuje myšlenka komplexních tiskových řešení (viz rámeček Tisková řešení ve firmě). Dosavadní zkušenosti jsou výmluvné – z nasazení tiskových řešení u zahraničních i českých firem plyne, že tato cesta může vést až ke třetinové úspoře nákladů na tisk. To je možné nejen díky efektivnějšímu nasazení síťových tiskáren, ale i snížením prostojů při poruchách tiskáren a kopírek.

Tisková řešení ve firmě

Pod pojmem tisková řešení ve firemním prostředí se již dávno nemyslí osamocená lokální tiskárna v rohu kanceláře a kopírka s neustále prázdným zásobníkem na papír u asistentky ředitele. Účinné je totiž spojení hned tří důležitých aspektů:

• hardwaru – zpravidla jde o multifunkční tiskárny nebo kopírky připojitelné do počítačové sítě,
• softwaru – pro zabezpečení a monitoring tisku, evidenci tisku/kopií i uživatelů,
• služeb – zajišťují provoz systému (údržba, opravy, dodávky spotřebního materiálu včetně papíru apod.).

Pronajmout, nebo rovnou koupit?

Nákup vlastního tiskového řešení je na první pohled rovnocenný s pronájmem formou outsourcingu – rozhodující ale mohou být důležité faktory, jako:

• střednědobá a dlouhodobá finanční strategie firmy v oblasti pořízení majetku,
• schopnost efektivně sledovat náklady na provoz tiskových úloh ve firmě,
• důvěra v externího poskytovatele těchto služeb,
• schopnost firmy definovat stávající potřeby a odhadnout budoucí potřeby.

Co přináší služba zajištění tiskových a kopírovacích služeb ve firmě?

• poskytnutí vhodného zařízení (hardwaru i softwaru) v potřebném množství, konfiguraci, kvalitě i formátové velkosti tisku – vše se řídí potřebami daného uživatele služeb,
• zajištění plynulého provoz těchto zařízení (od údržby přes opravy až po dostatek spotřebního materiálu – náplní i papírů),
• vedení evidence tisků a kopií podle jednotlivých uživatelů a organizačních jednotek – slouží ke snadné identifikaci nákladů dle oddělení i zaměstnanců.

HP Edgeline

Proč firmy zvažují či přecházejí na outsourcing

Praxe ukazuje, že komplexní zajištění tiskových a kopírovacích služeb ve firmách není prázdným marketingovým lákadlem, ale přináší nemalé výhody všude tam, kde se postupuje s rozmyslem a jasnou koncepcí. Z výhod, které outsourcing tiskových řešení tradičně provázejí:

• uživatel platí za počet skutečně vytištěných či nakopírovaných stran v daném období,
• může s velkou přesností plánovat náklady na tiskové úlohy ve firmě,
• nestará se o technologie a nákup používaných zařízení, jejich údržbu ani opravu, logistiku dodávek spotřebního materiálu, respektive papíru (včetně objednání, skladování, likvidace náplní apod.),
• nesleduje životnost zařízení, jejich vytížení, odpisy ad.

Jen pro velké firmy?

Outsourcing či pronájem tiskových zařízení je vhodný pro všechny typy společností, nezávisle na jejich oboru podnikání. Stejně tak z něj mohou těžit firmy všech velikostí – umožňuje jim lepší plánování nákladů na tisk a kopírování, bez rizika výskytu dalších neočekávaných nebo skrytých nákladů. Větších úspor samozřejmě dosahují spíše střední a větší společnosti při delším časovém období využívání služby. Je ale samozřejmé, že s větším objemem tisku přímo úměrně roste i možná úspora.

Jen dobré partnerství bývá zárukou spokojenosti

Pro úspěch nasazení služby ve firmě je vždy vhodné volit takového dodavatele, který prokáže svou důvěryhodnost, vysokou odbornost i kompetentnost, finanční stabilitu i praktické zkušenosti s poskytováním služeb. I zde platí, že kvalitní reference rozhodně leccos napoví. V České republice není oblast dodávek kompletních tiskových řešení novinkou, takže dobře vybrat dodavatele s patřičnými zkušenostmi a zázemím není tak těžké, jak by se mohlo zdát. Cesta k úsporám nákladů ve firmách, kde s tiskem a kopírováním nadále bojují, je tak otevřena.

Outsourcing tisku ve zkratce Outsourcing tiskového prostředí znamená, že odpovědní zástupci firmy nemají starost o to, na čem tisknout a kopírovat či proč zařízení netiskne nebo nekopíruje. Nestarají se tedy o vlastní zařízení, jejich instalaci, servis a údržbu ani o spotřební materiál – jednoduše zaplatí pouze za výtisky a kopie, které byly realizovány. Zároveň přesným vymezením služeb mohou efektivně plánovat náklady i do budoucna.