Rozvoj používání elektronických dokumentů je nezanedbatelný už i ve veřejné správě. Ve vztahu soukromoprávních a veřejnoprávních subjektů, a zejména uvnitř veřejné správy je tento vzestup podnícen především komunikací prostřednictvím informačního systému datových schránek. Stálé nedořešená je v této souvislosti problematika uchovávání elektronických dokumentů, která souvisí i s budování Národního digitálního archivu. Pro vlastní odbornou správu elektronických dokumentů jsou určeny elektronické systémy spisové služby, které musí splňovat celou řadu legislativně daných pravidel. Co nového se v této oblasti událo v letošním roce, rekapituluje tento článek.

Národní digitální archiv

Prvního července letošního roku nabyla účinnosti další novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Otevřela se tím legislativní cesta k vybudování Národního digitálního archivu, který bude specializovaným servisním pracovištěm a bude zajišťovat trvale udržitelné a bezpečné uchování digitálních dokumentů vybraných za digitální archiválie. Národní digitální archiv nebude novou institucí, ale stane se součástí Národního archivu, tedy instituce, která zaujímá přední místo mezi veřejnými archivy České republiky a je ústředním archivem státu.

Uvedený legislativní krok byl jen jedním z řady postupných kroků vedoucích k realizaci celého projektu Národního digitálního archivu, jež byl oficiálně zahájen na půdě Národního archivu již 9. února 2011. Ačkoliv již bylo do dnešních dní mnoho vykonáno, stále ještě není zřejmé, kdy vlastně Národní digitální archiv začne plně fungovat. A to zejména díky stále neuzavřeným výběrovým řízením na dodavatele jednotlivých částí řešení.

Z hlediska rozvoje elektronických dokumentů, k čemuž výrazným způsobem přispělo zavedení informačního systému datových schránek, a to zejména díky legislativním povinnostem pro orgány veřejné moci upřednostňovat tento typ komunikace ve všech případech, kdy je to možné, a dále díky obligatornímu zřizování datových schránek také všem právnických osobám zapsaným v obchodním rejstříku a rovněž vybraným profesím podnikajících fyzických osob, k nimž v letošním roce přibyli také advokáti, lze říci, že budování Národního digitálního archivu neprobíhá v hodině dvanácté, tím méně před ní, ale jednoznačně již po hodině dvanácté. A lze tedy jen doufat, že skutečná realizace se již nebude dále neúměrně protahovat.

Skartační řízení elektronických dokumentů

Elektronické dokumenty jsou obvykle v prvních fázích svého životního cyklu spravovány elektronickými systémy spisové služby, které se dle platné legislativy starají o zachování jejich autenticity a důvěryhodnosti. Po uplynutí stanovené doby se v rámci skartačního řízení rozhoduje o dalším osudu elektronických dokumentů. Vybrané dokumenty se posléze stávají archiváliemi a je třeba je předat místně nebo věcně příslušnému archivu. Tato povinnost není omezena jen na veřejnoprávní původce, ale povinnost umožnit výběr archiválií mají také soukromoprávní subjekty zapsané v obchodním rejstříku, a to v souvislosti s určitými typy dokumentů, mezi něž patří zejména zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy a jednací řády, dále pak protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami a v neposlední řadě také dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek, zprávy o auditu, výroční zprávy, účetní závěrky a další finanční dokumenty. Proto je následná návaznost elektronických spisových služeb na Národní digitální archiv tolik důležitá.

V souvislosti s archivací elektronických dokumentů je vhodné připomenout, že od 1. července letošního roku již také neplatí přechodné ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě, které dávalo povinnost elektronické dokumenty před jejich předáním do archivu autorizovaně (nebo obdobným způsobem) konvertovat do listinné podoby. Avšak protože Národní digitální archiv dosud není realizován, vydal Národní archiv Opatření k zabezpečení dočasného způsobu přejímání archiválií v digitální podobě k trvalému uložení. Jádrem tohoto Opatření je příslib, že Národních archiv poskytne pro potřeby přejímání archiválií v digitální podobě softwarový nástroj na bázi webové aplikace, přičemž tato aplikace má být dostupná na webových stránkách Národního archivu nejpozději 1. března 2013. Poměrně důležité je v této souvislosti připomenout, že z žádného ustavení zákona o archivnictví a spisové službě neplyne povinnost dělat skartační řízení každý rok, a je tedy možné vyčkat například do roku 2014, kdy již může být celá situace s realizací Národního digitálního archivu příznivější.

Národní portál

Součástí realizace Národního digitálního archivu bude tzv. Národní portál, který bude mít celou řadu zásadních funkcí, a to nejen pro vlastní původce, ale také pro badatele. Půjde o informační systém veřejné správy, který bude spravovat Národní archiv. Prostřednictvím Národního portálu bude realizován, jak výběr a příjem archiválií v digitální podobě, tak budou tímto způsobem zpřístupňovány digitální archiválie badatelům.

Přípravu dokumentů i s popisnými metadaty musí původcům zajistit jejich elektronický systém spisové služby. Pravidla jsou specifikována v Národním standardu pro elektronické systémy spisové služby, který byl také odpovídajícím způsobem novelizován v červenci letošního roku. Jednou z významných změn bylo právě rozšíření metadatových modelů sloužících pro komunikaci původců s Národním digitálním archivem.

Funkce zpřístupnění prostřednictvím Národního portálu bude umožňovat nejen prohlížení digitálních archiválií, tedy elektronických dokumentů, které byly do Národního archivu uloženy jako původní digitální dokumenty, ale také dokumentů v digitální podobě vzniklých jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě. Uvedená služba bude poskytována způsobem umožňujícím dálkový přístup, avšak vše nasvědčuje tomu, že takto budou archiválie zpřístupněny pouze v badatelnách. V zákoně totiž zůstalo (a nikoliv jako opomenutí, ale právě za výše zmíněným účelem) pro badatele povinné vyplnění badatelského listu a předkládání průkazů totožnosti.

Role elektronické spisové služby

Vraťme se však k úloze elektronické spisové služby, která ve vazbě na Národní digitální archiv znamená přípravu elektronických dokumentů a tvorbu tzv. SIP balíčku. Označení těchto balíčků odpovídá standardu OAIS (Open Archival Information System), který je základní koncepcí pro budování archivů pro uložení elektronických dokumentů. Zkratka SIP vychází z anglického označení Submission Information Package, což lze přeložit jako balíčky přijímané od původců.

Tyto balíčky tedy budou konstruovat podle jasně daných pravidel elektronické systémy spisové služby původců. Do balíčku je vždy zahrnut nejen vlastní dokument, ale i popisná metadata, která se k němu váží a která byla pořizována během celého dosavadního životního cyklu dokumentu. Tímto způsobem tedy dále roste význam elektronické spisové služby pro správu elektronických dokumentů, protože bez správně implementovaného vhodného nástroje nebude možné požadovaný SIP balíček sestavit. V balíčku také musí být elektronický dokument převedený do tzv. výstupního formátu. Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě jsou dány novou vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, která nabyla účinnosti 1. srpna letošního roku a zcela nahradila předchozí vyhlášku č. 191/2009 Sb. a ještě několik dalších právních předpisů týkajících se elektronické podatelny.

Závěrem lze proto říci, že z hlediska odborné správy dokumentů zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, jak je spisová služba vymezována, se v letošním roce událo poměrně hodně změn, které souhrnně znamenají další zpřesňování (a rozšiřování) pravidel, a to zejména v souvislosti s rozvojem používání elektronických dokumentů. S tím souvisí také vyšší tlak na výběr správných elektronických systémů spisové služby, neboť za kvalitu výsledných SIP balíčků, které budou předávány do Národního digitálního archivu, odpovídá vždy původce.

Tomáš Lechner
Autor pracuje ve společnosti Triada jako konzultant pro oblast spisové služby a také působí na VŠE v Praze, kde se zabývá oblastí e-governmentu.