E-commerce v současné době čelí mnoha výzvám, většina z nich přitom spočívá právě v logistice. Flexibilní pokrývání špiček, problémy s přeplněnými sklady, chronický nedostatek skladových prostor, který žene ceny metru čtverečního skladu nahoru. Zatímco nedávno bylo možné metr čtvereční pronajmout za 3–4 eura, dnes tato část­ka někdy atakuje 7 eur. A menší či střední e-shopy nejsou v pozici, kdy si mohou vyjednat lepší ceny. Stejná situace panuje i u dopravy.

Přitom rostoucí trend e-commerce (i přes aktuální dočasný pokles) znamená vyšší objemy objednávek, které je potřeba zpracovat a doručit. Zároveň s tím ale roste také tlak na rychlost doručování. Kvalita a rychlost expedice přitom hraje obrovskou roli v celkové spokojenosti nakupujících. Čím dál více e-shopů tak naráží na limity toho, co jsou schopné si řídit samy, a fulfillmentové sklady se jeví jako jednodušší a často zároveň levnější řešení skladování a expedice objednávek k zákazníkům.

Jak se fulfillment vyplácí?

Fulfillment pro mnoho e-shopů představuje cestu, jak objednávky zpracovávat efektivněji a rychleji, což jim ve vysoce konkurenčním prostředí dává výhodu oproti konkurenci. Jeden z našich klientů při přechodu z vlastního skladu na fulfillment zaznamenal 50% zrychlení doby vychystávání a balení objednávek, kapacita zpracování objednávek se při stejných nákladech zvýšila o 23 % a přesnost vychystávání narostla na 99,8 %. Celkové náklady se danému e-shopu přitom snížily o 15 %. To vše ukazuje na sílu fulfillmentu.

Fulfillment se obecně nejvíce vyplácí zejména rychle rostoucím středně velkým e-shopům, které potřebují flexibilně reagovat na poptávku a přizpůsobovat tomu velikost svých skladových zásob. Nicméně i řada menších e-shopů fulfillment využívá, protože nechce mít starosti s provozováním vlastního skladu, najímáním vlastních lidí a vyjednáváním cen s dopravci. Tím spíše, když jim fulfillmentové centrum pod jednou střechou zajistí i další věci, jako je výroba obalů a balení výrobků.

Největší výzva pro fulfillment – vhodný software

Oproti standardnímu skladu se fulfillmentová centra liší v řadě praktických věcí, přičemž tou nejpodstatnější je větší množství klientů v jednom skladovém prostoru. Od toho se odvíjí výrazně vyšší množství expedovaného zboží, lepší vyjednávací pozice ve vztahu k dopravcům a pestřejší možnosti investic do automatizace oproti menším skladům, ve kterých standardně funguje většina e-shopů.

Zároveň ale fungování fulfillmentu vytváří velmi specifické požadavky mimo jiné na digitální nástroje, které jsou pro provoz skladu potřebné. Pro tradiční sklady jedné společnosti existuje na trhu nepřeberné množství tzv. WMSek – systémů pro správu skladů (warehouse management system). V nich si téměř každý podnik vybere podle svých potřeb, co sedí právě jemu. Nicméně fulfillment s velkým počtem zákazníků v jednom skladu má řadu specifických požadavků na možnosti úprav a flexibilitu celého systému.

V první řadě velice málo těchto systémů vůbec umožňuje spravovat skladové zásoby, které patří různým subjektům. Každý ze zákaznických e-shopů běží na různých e-shopových platformách, případně si staví svůj e-shopový systém od základu sám. Proto systém musí podporovat integrace mnoha platforem, jako je Shoptet, Shopify, WooCommerce, a být flexibilní v integraci dalších. Podobný problém nastává u možností dopravy. Fulfillment musí nabízet co nejširší výběr dopravců a způsobů dopravy, aby si každý e-shop mohl vybrat dle svých preferencí. WMS proto musí umožňovat integraci nových dopravců s různými specifiky.

Mimo zmíněné funkcionality fulfillmentového softwaru je extrémně důležité zákazníkům nabídnout jednoduché transparentní uživatelské prostředí, které dodá dokonalý obraz o stavu logistiky. Je důležité, aby se ve webové aplikaci dozvěděli vše od stavu jednotlivých objednávek po historii pohybu zboží, kde ke každému pohybu je evidován důvod. V e-commerce je logistika klíčovým prvkem, proto je důležité, abyste nad ní měli naprostou kontrolu, kterou vám mohou dát právě fulfillmentové softwary, na rozdíl od těch vlastních. Taková automatizovaná fakturace, kdy u každé objednávky přesně vidíte, kolik vás stálo její zpracování, je informace, kterou při vlastním řešení skladu těžko získáváte analýzou hromady dat. Zde to máte na jednom místě, takže propočítání rentability objednávek je následně otázkou chvilky a jednoduché matematiky.

Řešení z krabice nestačí

Prakticky žádné krabicové řešení od externího dodavatele fulfillmentu takovou míru flexibility neposkytuje. My jsme v Authentice při spuštění fulfillmentu tuto cestu zpočátku vyzkoušeli, z části motivovaní finanční stránkou – krabicové řešení se zpočátku jevilo jako výrazně levnější. Rozhodli jsme se proto vyzkoušet služby poskytovatele, který své řešení prezentoval jako perfektní pro potřeby fulfillmentu. Zpětně viděno to bylo příliš dobré na to, aby to byla pravda. Dostali jsme totiž za hodně peněz standardní WMS, jež bylo všelijakými způsoby zohýbáno, aby teoreticky splňovalo naše specifické požadavky. Už během integrace se začaly objevovat náznaky, že praxe je někde jinde.

Problémy s poskytnutým řešením se časem jenom vršily. Přišla poptávka od klienta, který potřeboval dopravce, kterého jsme ještě neměli v systému integrovaného. A jenom než nám přišlo nacenění integrace tohoto dopravce, potenciální klient se obrátil jinam. Někdy totiž samotné nacenění trvalo klidně měsíc. Částky za jakékoli úpra­vy softwaru zároveň byly enormní, třeba za integraci Alzy si dodava­tel řekl o čtvrt milionu korun. Na tomto softwaru jsme byli provozně závislí a nezbývalo než částky i dlouhou dobu integrace přijmout. Když nám pak dodavatel několikrát řekl, že nějaká integrace dopravce nebo e-shopové platformy není technicky proveditelná, bylo nám jasné, že tudy cesta nevede. Posledním hřebíkem do rakve bylo zjištění, že v tomto konkrétním dodavateli je majetkově zainteresovaná naše konkurence, která si v zásadě nechávala za naše peníze vyvinout řešení pro své potřeby. Celkem jsme do tohoto řešení investovali čtyři miliony korun během několika měsíců.

Vlastní řešení je jednodušší, než se zdá

Tou správnou cestou dopředu byl vývoj vlastního fulfillmentového WMS. Stavět od nuly nám umožnilo zaměřit se přesně na naše specifické potřeby, jako je množství klientů v jednom skladu, flexibilita i přizpůsobitelnost. In-house software na míru například neskutečně zjednodušil přizpůsobování se klientům. Jsme schopni efektivně integrovat v zásadě jakoukoli platformu, ať už jde o e-shop, dopravce, či jiný prvek v logistickém řetězci. Třeba takovou Alzu, jinde naceněnou na čtvrt milionu, zvládneme dnes integrovat za 80 hodin práce.

Vlastní řešení kromě nezávislosti na dodavateli a jeho podmínkách přineslo také vynikající obchodní výsledky. Při zachování stejného počtu zaměstnanců jsme v sezoně 2022 dokázali obsloužit větší počet klientů a zaznamenali jsme třikrát vyšší obrat. Náš předpoklad, že vlastní vývoj bude řádově nákladnější, se ani zdaleka nepotvrdil. První prototyp našeho WMS nám zabral zhruba devět měsíců vývoje a stál kolem tří milionů korun. S dalším vývojem jsme dnes na nějakých pěti milionech a nesrovnatelně lepším systémem, s nímž spolehlivě odbavujeme objednávky 35 e-shopů různých velikostí.

Dvakrát měř, jednou řež

Naši zkušenost samozřejmě nelze brát jako obecné pravidlo. Nicméně k danému dodavateli nás dovedl fakt, že jsme na trhu jednoduše nenašli jiné řešení, které by našim potřebám odpovídalo, a to ani na papíře. Krabicová řešení jsou vhodná pro firmy, které mají stabilní a neměnné procesy, to se ale o fulfillmentu říct nedá. Musíme se neustále přizpůsobovat novým zákazníkům, a pokud se nepřizpůsobíme, tak lead půjde ke konkurenci.

Petr Litavec Autor článku je head of fulfillment ve společnosti Authentica.