Moderní docházkové systémy by měly pomoci společnostem k zjednodušení evidence docházky, zejména k odstranění ručního zadávání docházky a neefektivního vyhodnocování podkladů pro docházková data, která jsou potřebná pro výplatu mezd. Rozšířenější (modernější) docházkové systémy umí dále evidovat nebo plánovat pracovní cesty, evidovat práci na projektech, ale také plánovat směny pomocí směnných kalendářů. Moderní docházkové systémy musí být schopné zpracovávat pevnou i pružnou pracovní dobu s rovnoměrným i nerovnoměrným rozvržením a současně hlídat splnění všech zákonných požadavků a limitů. Docházkové systémy se zpravidla umí napojit na stávající přístupový systém ve firmě a pomocí této kombinace oceňuje velká většina další přínosy:

• komplexním evidenci příchodů a odchodů s okamžitým vyhodnocením,
• monitorování přítomných osob na pracovištích,
• možnost sledování a ověřování pohybu osob ve všech prostorách (zejména však v prostorách s omezeným přístupem).

Výhody webového prostředí

Dnes již prakticky nezbytnou součástí docházkového systému jsou samoobslužné funkce, prostřednictvím kterých mohou zaměstnanci zjišťovat aktuální plán směn, kalendář dovolených, mohou plánovat, zadávat nebo upravovat záznamy docházky a podávat žádosti o přerušení a nepřítomnosti prostřednictvím webového rozhraní. Moderní webové aplikace docházkových systémů nabízí mnoho dříve nemyslitelných funkcí. Obzvlášť ve společnostech, jejichž zaměstnanci pracují v terénu, na stavbách nebo často jezdí na služební cesty či pracují z domova, jsou tyto možnosti téměř nepostradatelné. Přes webovou samoobsluhu si dokáží zaevidovat docházku, zažádat o dovolenou nebo plánovat překážku v práci. Mohou též navrhnout služební cestu nebo přesčasovou práci a nechat proběhnout schvalovací proces.

Mobilní klient

Zajímavou variantou pro evidenci docházky je mobilní klient založený na využití chytrých telefonů. Tato funkcionalita se stává stále žádanější a některé docházkové systémy již tuto možnost nabízejí. Zaměstnanci, kteří tráví většinu pracovní doby u zákazníků nebo na pracovních cestách, mohou pořizovat docházkové záznamy prostřednictvím webového rozhraní smartphonu.

Docházkový systém krok po kroku

Docházkový systém realizuje zpravidla následující procesy evidence a zpracování docházky:

• příprava a zveřejnění směnových rozvrhů pro každého zaměstnance či skupiny,
• evidence příchodů, odchodů do/ze zaměstnání,
• plánování nepřítomností (dovolené, cesty, …),
• schvalovací procesy,
• automatická validace, kontrola konzistence a hlídání limitů,
• uzavření a schválení docházky nadřízeným,
• přenos docházky do mezd a dalších systémů.

Směnné kalendáře

Funkcionalita tvorby směnných kalendářů umožňuje naplánovat pevnou i pružnou pracovní dobu s rovnoměrným i nerovnoměrným rozvržením a současně hlídat splnění všech zákonných požadavků a limitů. Každý zaměstnanec má pak přes webovou samoobsluhu kdykoliv k dispozici aktuální plán svých směn.

Evidence pracovní doby

Docházkový systém je nástrojem pro plánování a evidenci pracovní doby, práce přesčas, pracovních cest, pohotovostí, dovolených, přestávek a překážek v práci zaměstnanců. Dle platných právních předpisů umožňuje evidovat příchody a odchody zaměstnanců ve zvoleném rozlišení, následně je umožňuje vyhodnocovat, kontrolovat a schvalovat. Moderní systém musí minimálně umožnit používat docházkové terminály, zadávat záznamy prostřednictvím webového formuláře, automaticky generovat záznamy podle směn nebo importovat záznamy z externího systému.

Plánování nepřítomností

Některé systémy nabízejí i rozšiřující funkce docházky, a to o plánování nepřítomnosti zaměstnanců. Pomocí této funkcionality zaměstnanci plánují svoji dovolenou (nebo jiný typ nepřítomnosti) a následně prostřednictvím systému žádají o její schválení.

Služební cesty

Moderní systémy nabízí svým uživatelům usnadnění všech činností spojených s přípravou, plánováním, schvalováním, průběhem i vyúčtováním pracovních cest. Pracovníci mohou všechny kroky a činnosti spojené s agendou služebních cest provádět přímo v aplikaci nebo pomocí webového klienta. Aplikace za uživatele navíc pohlídá, aby bylo vše uděláno včas, plynule a v návaznosti na jiné činnosti.

Schvalovací procesy

Schvalovací procesy podporuje elektronické schvalování žádostí uvnitř organizace a mohou být implementovány pro jednostupňové či vícestupňové schvalování plánů směn, docházky nebo nepřítomností zaměstnanců, například v případě žádosti zaměstnance o dovolenou, služební cestu či jiného (definovaného) přerušení.

Automatická validace, kontrola, opravy

Docházkové systémy mají nastaven kontrolní mechanismus pro hlídání návaznosti docházkových dat a různých přerušení. Systém vyhodnotí a vzápětí upozorní zaměstnance, popřípadě nadřízeného o chybě, která může být vyhodnocena jako kritická, či pouze informativní.

zavření a schválení docházky

Nadřízený na konci, respektive začátkem každého měsíce schválí docházku a připraví tímto krokem podklad pro výpočet mezd svých podřízených.

Vazba na personalistiku a mzdy

Důležitá je vazba na personální agendu, neboť docházka se eviduje pro osoby v pracovně právním vztahu k zaměstnavateli. Klíčová je podpora procesů žádostí, povolování a schvalování (například dovolených, přesčasů a pracovních cest) prostřednictvím konfigurovatelného systému, který respektuje organizační strukturu a oprávnění nadřízených.

Získání primárních docházkových záznamů

Základem evidence docházky je pohodlné pořízení věrohodných docházkových záznamů. Kvalitní systém nabídne více možností, které lze kombinovat a využít pro různé typy zaměstnanců:

Docházkové terminály

Většina současných systémů získává vstupní data prostřednictvím docházkových terminálů. Existuje řada typů terminálů, od nejjednodušších, pouze s pevně přiřazenými tlačítky, přes specializované terminály s textovým nebo grafickým displejem až po tablety s dotykovou obrazovkou a plnohodnotným operačním systémem.

Identifikační předměty a čipové karty

K vytvoření docházkového záznamu na terminálu se zpravidla používá bezkontaktní čipová karta nebo jiný identifikační předmět, zatím méně často snímač biometrických údajů.

Elektronická kniha docházky

V této variantě mohou být data pořizována prostřednictvím elektronického formuláře, který je přístupný ve webové samoobsluze. Automaticky jsou generována data dle směnového kalendáře.

Přizpůsobení potřebám uživatelů

Vzhledem k různým požadavkům zaměstnavatelů a měnící se legislativě musí být moderní docházkový systém velmi obecný a široce konfigurovatelný. Stále více zaměstnavatelů si uvědomuje, že evidence pracovní doby je povinná a pořizuje si software pro docházku stejně samozřejmě jako systémy pro finanční a mzdové účetnictví.

Jana Benáková
Autorka je obchodní ředitelkou společnosti OKsystem.