„Je celá řada situací, kdy je očekávaná nákupní cena odběratele v rozporu se skutečně fakturovanou cenou. Může se jednat například o lidské selhání, technickou chybu, specifické prodejní akce či třeba časový nesoulad mezi okamžikem vystavení objednávky a přecenění u dodavatele. Pokud se však dodavatel začne aktivně ceně v ORDERS věnovat a na tuto chybu přijde včas, lze spustit interní proces blokování dalšího zpracování, ověřování správnosti ceny a hledání příčiny. Díky tomu lze předejít v nemalém procentu i vystavování opravných daňových dokladů. V extrémním případě lze zabránit i vrácení zboží zpět dodavateli a s tím vzniklým logistickým a transportním nákladům a eliminovat poškození obchodního vztahu,“ říká Michaela Malíková, EDI koordinátor společnosti Internet Mall a.s., provozující internetovou nákupní galerii MALL.cz.

Významný internetový prodejce MALL.cz se tak stal prvním českým e-shopem, který začal spolu s dodavateli aktivně pracovat s nákupní cenou v objednávkách v rámci elektronické výměny obchodních dokladů (EDI). Navázal tak na pozitivní zkušenosti, které s tímto řešením mají i další retailové subjekty.

Nejdelší zkušenosti s využitím nákupních cen v objednávkách má na tuzemském retailovém trhu moravská nákupní centrála řetězce COOP v rámci svých dodavatelů, napojených na EDI řešení společnosti CCV Informační systémy. S cenami v EDI objednávkách se však mohli setkat i další dodavatelé, dodávající typicky zahraničním odběratelům nebo do místních DIY řetězců, které používají EDI řešení svých zahraničních centrál. Se zavedením cen do objednávky finišuje také obchodní řetězec Makro Cash & Carry.

Podnět k zapracování nákupní ceny do zprávy ORDERS tak vzešel synergicky jak od samotných maloobchodních prodejců, tak i od klíčových EDI poskytovatelů, kteří jej dlouhodobě na základě analýz trhu prosazovali. Návrh a proces následné realizace byl řízen pracovní skupinovou EDI pod Česko-Slovenskou iniciativou ECR „U všech tradičních obchodníků a také v nových segmentech byla a stále je cena jedním ze základních požadavků. Proto s ní naši klienti mohou v EDI komunikaci dokladů pracovat již od roku 2002. Dlouhodobě se nám však nedařilo toto prosadit plošně na česko-slovenském trhu. Potěšilo nás tedy, když se stejným požadavkem přišlo na půdu ECR také Makro C&C a za využití společných zkušeností členů ECR na našem trhu vzniklo rozšíření, založené na bázi mezinárodního standardu EDIFACT a lokální verze oborového subsetu. Vznikla tak modifikovaná verze, kterou Makro C&C pod hlavičkou ECR uvolnilo pro celý trh. Jedná se tedy o unifikovaný technický popis ve světě běžného řešení, jež mohou nyní využívat všechny subjekty zasílající a přijímající objednávky v rámci elektronické výměny dat v obchodním styku EDI v České republice a na Slovensku,“ říká David Reichel, ředitel divize eBusiness ve společnosti CCV Informační systémy a aktivní člen pracovní skupiny ECR, která rozšíření subsetu připravila. Úspěšné prověření rozšíření datové věty subsetu proběhlo na pilotním projektu mezi významnými obchodními partnery, společnostmi Henkel ČR a Makro Makro Cash & Carry ČR.

Přínosy EDI
Elektronická výměna dokladů (EDI) ve strukturovaných datech umožňuje bezpapírovou likvidaci faktur na straně odběratele. Nejde přitom pouze o  automatické zpracování dat z dokladu přímo do informačního systému, ale přijaté EDI faktury jsou v případě shody s objednávkou či dodacím listem strojově zpracovány až k zaúčtování bez potřeby jakékoliv kontroly člověkem. Jsou totiž validovány podle skutečných příjmů na sklad a k nákupní ceně v objednávce. Při souladu obou validací se faktura přijatá sama likviduje (zpracuje a zaúčtuje) a přechází k proplacení finančním oddělením, takže ke kontrole člověkem dochází již pouze v případě neshody.