„Cílem projektu byla automatizace zpracování objednávek od zákazníka Kaufland s vysokou spolehlivostí. Po implementaci služby PDF2EDI se vytížení obsluhy snížilo o dvě třetiny a vidíme v ní potenciál pro zapojení dalších zákazníků,“ říká Pavel Golasík, EDI and Customer Service Support ve společnosti Nestlé Česko.

Rozvoj EDI v Nestlé

Nestlé prostřednictvím EDI komunikace a řešení ORION EDI přijímá a odesílá denně stovky dokladů, které je třeba rychle a bezchybně zpracovat pro zajištění obchodních a logistických procesů s odběrateli. EDI komunikace tvoří položkově přes polovinu všech objednávek a zůstává pro Nestlé preferovanou volbou u většiny odběratelů - od retailových partnerů až po farmaceutické velkoobchody.

Řešení ORION EDI nevyužívá Nestlé Česko jenom na výměnu strukturovaných dat z objednávek, faktur a dalších dokladů. V roce 2015 se společnost zaměřila na vydané faktury a díky projektu elektronické fakturace archivuje nyní 100 % těchto daňových dokladů elektronicky pomocí konsolidačního centra ORION.

Další fáze elektronizace se zaměřila na objednávky mimo formát EDI, které Nestlé získává ve strukturované podobě také z vlastního nákupního portálu nebo z mobilní aplikace. Celkově tak již nyní zpracovává elektronicky 78 % objednávek. Zbývající pětina přesto stále nabízela významný prostor ke zlepšení.

Společnost CCV Informační systémy proto navrhla a vyvinula řešení PDF2EDI pro konverzi dat z PDF objednávky do EDI zprávy ORDERS, kterou je informační systém SAP schopný načíst s minimálními nutnými úpravami. Tím se pro Nestlé otevírá možnost dalšího zvýšení podílu elektronických objednávek. Využití služby PDF2EDI je ale nezávislé na odběrateli nebo na používaném podnikovém systému.

„Dodavatelům to přináší možnost přímého načtení dokladů do svého podnikového systému bez manuálního přepisování dat a s tím spojených chyb, a to za využití již existujícího datového EDI rozhraní. Jednoduše a bez dalších vícenákladů,“ říká David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness.

Jak konverze PDF objednávek funguje?

Princip je přitom jednoduchý. V e-mailové schránce, kam zákazník dodavateli své PDF objednávky posílá, je nastaveno pravidlo, které tyto zprávy automaticky přepošle do systému ORION. Ten dokument zpracuje a na základě získaných dat vytvoří EDI zprávu ORDERS, kterou odešle do informačního systému dodavatele jako jakoukoli jinou EDI objednávku. Služba ORION dokonce rozpozná, zda jde o standardní objednávku nebo o tzv. změnovou objednávku, kterou procesně zpracuje jinak. Celý systém má navíc pojistku. Pokud by se data z PDF souboru nepodařilo převést, je upozorněna obsluha, která má možnost objednávku v aplikaci ORION ručně upravit. Od spuštění projektu na začátku letošního roku však v Nestlé k takové situaci nedošlo a spolehlivost služby je zatím 100%.

Úspěšný projekt aktuálně spouští také Nestlé Slovensko a probíhá analýza návratnosti, která bude podkladem pro rozšíření služby na další zákazníky.