Kdy je jeden více?

Jeden informační systém je určitě více, když potřebujete vyšší bezpečnost. Jednotná koncepce ochrany dat v systému minimalizuje rizikové prvky, jakými jsou v případě kombinace řešení od různých dodavatelů například rozhraní mezi jednotlivými částmi.

Komplexní informační systém je také výhodnější, pokud chcete snadněji komunikovat s občany. Všechna data jsou v jedné databázi, proto je snadné je propojit a sestavovat z nich výstupy na míru, jak pro občana, tak pro manažera. Navíc občan může nejen pročítat a stahovat si informace, ale i elektronicky reagovat, například zasílat požadavky a oznámení o změnách přímo do konkrétních agend úřadu. Nemusí přepisovat údaje, které již jednou zadal a dokáže z jednoho místa zkontrolovat všechny své aktivity, což v případě více systémů tak jednoduše nefunguje.

Integrovaný systém bezpochyby oceníte, když chcete moderně řídit úřad. Nemusíte žádat referenty o výstupy a podklady, protože si je najdete v agregované formě v Manažerském informačním systému a kliknete si na ten detail, který vykazuje odchylky od standardních hodnot. Účetnictví a rozpočet tak máte „pod palcem“, stejně jako informace o závazcích a pohledávkách. Díky statistikám ze Spisové služby dokážete porovnat stav zpracování dokumentů i výkonnost jednotlivých referentů.

Kdy jeden znamená méně?

Když jde o peníze a vy potřebujete platit správu systému a technickou podporu. U komplexního systému, kde se nemusí řešit různá rozhraní mezi jednotlivými částmi, platíte technickou podporu pouze za jeden systém.

Když jde o technické problémy. Vnitřní provázanost integrovaného systému zajistí, že všechna data jsou z principu kompatibilní, v systému se nic nikde neztrácí, nic nedrhne a všechno spolu ladí.

Když jde o složitost komunikace. Pokud za celý systém odpovídá jeden dodavatel, všechno řešíte s jedním partnerem. Nedochází tak k efektu „horkého bramboru“, kdy si případný problém zúčastněné firmy navzájem přehazují a nemohou se domluvit, kdo je zodpovědný za vzniklou situaci.

Nestačily by tři?

Možná si řeknete, že je to sice pěkné, ale vaše tři systémy jakž takž fungují a jejich výměna by stála čas a peníze. To máte pravdu. Ale pořád rostou nároky na úřady. Národní i evropská legislativa a stále vyšší sebeuvědomění občanů vyvolávají tlak na:

• dostupnost, spolehlivost, důvěryhodnost a integritu dat,
• ochranu osobních údajů a bezpečnost informačních systémů,
• online komunikaci s občanem i s orgány veřejné správy,
• efektivitu a transparentnost činnosti úřadů.

Zajištění těchto požadavků v jednom systému stojí rozhodně méně času i peněz. A když jsme u toho času… Určitě vyjde levněji, když integrace proběhne dřív, než později. Samozřejmě není to otázka týdne nebo měsíce. Je to manažerské rozhodnutí strategického směrování úřadu.

Držíme palce, ať se rozhodnete správně!