Jedním z takových řešení je EDI. To spočívá v automatizované výměně dokladů – objednávek, dodacích listů nebo faktur – s obchodními partnery. Všechny doklady proudí elektronicky a zrychlují proces objednávání, příjmu zboží a fakturace. Firmám to může ušetřit i desítky hodin práce měsíčně, jenže aby EDI fungovalo, musí ho mít obě strany řetězce – dodavatel i odběratel.

„Zvýšený zájem o EDI je v gastro segmentu logický. Velké procento dodavatelů, kteří hotelům a restauracím dodávají zboží, už EDI využívá pro komunikaci s obchodními řetězci a online supermarkety. Díky tomu mají podniky v gastru snazší podmínky pro zavedení EDI než jiné trhy,“ říká David Reichel, Solution Architect z firmy Grit, která řešení pro EDI komunikaci vyvíjí.

Zavedení EDI aktuálně řeší například hotelový řetězec Orea Hotels. „Naší hlavní motivací pro zavedení elektronické výměny dokladů bylo zlepšení kvality služeb. Lépe teď například vidíme do toho, co mají naši klienti rádi, zaměstnanci zase neztrácejí čas s administrativou a mohou se více věnovat hostům. Úspora času a efektivita je spíš třešničkou na dortu,“ říká Pavel Jenč, IT Manager z Orea Hotels.

EDI do gastra proniká také přes společnosti, které kromě gastro byznysu provozují jinou činnost. Příkladem je firma HP Tronic, provozovatel obchodů Datart. „Uvědomili jsme si, že stejné výhody, které tyto technologie přináší našemu hlavnímu byznysu s elektronikou, můžeme uplatnit i pro naše ubytovací a gastro provozy v Resortu Valachy a zlínské Bistrotéce. Velká část našich dodavatelů již EDI používá, takže jsme si elektronické doklady začali vyměňovat rychle,“ říká Alena Dujková, vedoucí projektu implementace EDI v HP Tronic.

Hlavní překážkou při zavádění EDI jsou pro hotely a restaurace především stávající informační systémy a především zavedená praxe v práci se surovinami a jejich objednávání. „Gastro provozy ve svých systémech obvykle využívají zjednodušenou evidenci surovin pro manuální objednávání zboží. Hotely a restaurace si však více než kdy dříve uvědomují benefity zavádění objednávek a začínají měnit proces nákupu, což vede k aktualizaci využívaných ERP systémů a rozšíření EDI komunikace,“ doplňuje David Reichel.