Firemní dokumenty, jako jsou faktury, smlouvy či objednávky představují základ snad každé společnosti. Je ale všeobecně známe, že papír není příliš vhodné médium pro dlouhodobé předávání či uchování důležitých nebo citlivých informací. Časovou náročnost zpracování papírových dokumentů, vysokou míru potenciální chybovosti při jejich přepisování a s nimi spojené finanční náklady se dnes stále více společností snaží řešit zavedením systému pro řízení oběhu elektronických dokumentů.
Prvním vhodným krokem před samotným zavedením jakéhokoli systému řízení dokumentů je analýza aktuálního stavu dokumentových procesů. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením těchto procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Náročnost oběhu dokumentů roste s velikostí firmy. Nejsložitější je pak u velkých koncernů, které se skládají z centrální společnosti, různých poboček či dceřiných firem. V těchto případech je více než kdy jindy třeba dbát na rychlost řízených dokumentů, které cestují napříč společnostmi, a možnost sledovat celý schvalovací proces.

Jak může vypadat konkrétní řešení?

Jedním z možných způsobů zavedení systému pro oběh dokumentů v praxi je řešení vystavěné na platformě Microsoft SharePoint, která zajistí evidenci a zpracování dokumentů, a softwaru K2 Blackpearl, jež umožňuje samotné řízení procesů.

Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, včetně systémů pro řízení oběhu dokumentů, dokázala takto postaveným řešením u konkrétního zákazníka zefektivnit procesy došlých a vydaných faktur, příchozí a odchozí pošty, smluv a interních objednávek. Předmětem nově nastavených procesů bylo nejčastěji řízení schvalování a zpracování dokumentů, automatický zápis údajů do ERP systémů, evidence dokumentů či sledování veškerých provedených změn.

Jak se mohou procesy změnit?

Původní proces přijetí dokumentu, například faktury, často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetního nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem.



Více se o dokumentových řešení Konica Minolta dozvíte zde.

Na čem to stojí?

Základem kvalitního systému řízeného oběhu dokumentů je funkce pro vytěžení informací, tedy elektronické zpracování předem definovaných údajů, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako je IČO dodavatele, částka, datum splatnosti, název dokumentu atd., vede k celkovému automatizovanému rozpoznání a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.