I když 85 % zaměstnanců v českých kancelářích vyhovuje hybridní způsob práce, který získal na popularitě během období pandemie, a téměř stejný počet souhlasí s důležitostí digitalizace, ve dvou třetinách firem se stále většina procesů řeší na papíře.

Manažeři možná ani netuší, kolik času jejich zaměstnancům zabere každý den chození od pracovního stolu ke kopírce a zpět. Nejnovější průzkum Canonu odhalil, že 57 % lidí jde ke sdílené kancelářské multifunkci více než 5x denně. To znamená klidně i jednou za hodinu, nebo ještě častěji. Zhruba třetina lidí pracujících v kancelářích musí ke kopírce více než 10x denně, a celých 16 % chodí k tiskárně dokonce více než 20x denně.

K tomu přidejme, že 35 % zaměstnanců musí k tiskárně urazit cestu v délce od 4 do 10 metrů a 12 % respondentů průzkumu musí pokaždé ujít dokonce více než 10 metrů. „Pokud by si manažeři vynásobili počty pochůzek a vzdálenost, vyjdou jim ohromující čísla a časy, které jejich zaměstnanci denně tráví ‚na cestách‘ místo u svého počítače,“ upozorňuje Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu.

„Dnes je módou nosit chytré hodinky a sledovat ušlé kroky. Takovou činnost by ale lidé měli vyvíjet hlavně ve svém volném čase, v kanceláři dlouhými a opakovanými cestami ke kopírce ztrácí čas, který by se dal věnovat práci s přidanou hodnotou,“ dodává Kučmášová.

Digitální kancelář založená na cloudu přitom pomáhá nejen efektivitě provozu, ale také bezpečnosti dokumentů a flexibilitě zaměstnanců. Cloudové systémy umožňují, aby lidé měli přístup k firemním dokumentům odkudkoliv a spravují přes ně i tisk nebo skenování, pokud jsou papírové dokumenty přeci jen zapotřebí.

Digitalizace správy dokumentů vyřeší také problém mnoha firem – nedostatek místa v kancelářích. 52 % respondentů v průzkumu uvedlo, že šanony plné papírových dokumentů a firemní archiv zabírají odhadem více než 10 m², zhruba každá pátá firma pak má tištěné dokumenty dokonce na ploše větší než 50 m².