Protože komplikovanost nasazení a náklady spojené s jejím zavedením jsou pro mnoho firem v jejich podmínkách zatím ve srovnání s přínosy, které lze očekávat, neakceptovatelné.

Na druhou stranu evropská legislativa eIDAS – nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu – vytváří uchopitelný právní rámec pro tuto problematiku.

Bezpapírová kancelář vyžaduje existenci důvěryhodného archivu. Ten zabezpečí korektní nakládání s elektronickými certifikáty a zajistí tak trvalou platnost elektronického originálu. Náš náhled na celou problematiku je ale poněkud komplexnější. Neuvažujeme jen o digitalizaci dokumentů a jejich dlouhodobém ukládání v souladu s legislativou. Plně elektronická kancelář, podle našeho názoru, vyžaduje širokou systémovou podporu řízení průběhu požadavků firmou.

První krok

Jak se k bezpapírové kanceláři začít přibližovat? Převeďte všechny své interní procesy do centrálně řízené elektronické podoby. A dělejte to postupně. Existuje řada systémů, které podporují elektronizaci procesů. Je to zejména software pro řízení požadavků nebo systémy pro správu elektronických dokumentů s funkcemi řízení oběhu dokumentů pomocí workflow.

Zásadní pro úspěšné zavedení takových informačních systémů je důkladná analýza potřeb, ze které vzejde soupis nutných funkcí softwarového vybavení. Kvalitní nasazení software pro řízení požadavků, nebo DMS s podporou workflow vytvoří základ pro pomyslnou centrálu vaší budoucí plně elektronické kanceláře. Implementace centrály s dostatečně širokou škálou funkcí a otevřené integraci s dalšími informačními systémy vám přinese možnost postupného převádění jednotlivých agend z papírové do centrálně řízené elektronické podoby.

Nemějte na začátku tzv. velké oči a vyberte si jednu až dvě ohraničené agendy, s definovaným týmem řešitelů a motivovaným vlastníkem. Věnujte pozornost sestavení kompetentního projektového týmu a detailní analýze. To jsou nutné předpoklady úspěšného zavedení. Dbejte na to, aby ve vašem projektovém týmu byli zástupci z řad budoucích uživatelů i znalci firemních procesů a technologií.

Systémy pro řízení požadavků

Systémy pro řízení požadavků slouží k vynucení opakujících se jednoduchých principů pro zpracování externích i interních požadavků. Díky jejich kategorizaci a jejich předem definovanému workflow zajistíte stále stejný opakující se proces řešení požadavků určité kategorie s očekávaným výsledkem. Jedním z takových systémů může být Atlassian JIRA, který je světovou extra třídou v této kategorii software.

Document Management System s funkcionalitou důvěryhodného archivu

Také systémy pro správu elektronických dokumentů disponují nástroji workflow. Zajímavou alternativní platformou pro DMS se může jevit Alfresco Community Edition, která má tisíce implementací po celém světě. Jedním ze systémů na českém trhu postavených na Alfresco CE je např. DMS eDoCat.

Integrace systémů

Už ve fázi analýzy je vhodné vzít v úvahu možnosti široké integrace těchto dvou základních kategorií systémů. Smyslem integrace je nalezení optimálního modelu fungování firmy a vyladění ideálních scénářů pro jednotlivé agendy. Platí, že tyto dvě kategorie systémů lze považovat za základní firemní systémy, se kterými se pak integruje specializovaný software pro řízení business procesů.

Další kroky

Až budete mít promyšlené a nastavené procesy a zavedené základní informační systémy, můžete se začít zabývat dalšími kroky vedoucími k bezpapírové kanceláři. Nejde jen o přípravu technických prostředků, ale také o jednání s vašimi partnery, aby i oni se připravili na to, že se komunikace s vaší firmou změní na striktně elektronickou. Potom se i ve vaší firmě může stát kompletně bezpapírová kancelář realitou.

Mgr. Pavel Nykl Autor článku je obchodním ředitelem společnosti Onlio, a.s.