Spisová služba a správa dokumentů pro ÚKZUS

Společnost ecommerce.cz dokončila jako hlavní dodavatel sdružení dodavatelů implementaci řešení Spisové služby, obecného DMS (Document Management System) pro správu dokumentů a aplikace pro správu Řízené dokumentace v Ústředním kontrolním a zkušebním ústavu zemědělském (ÚKZÚZ). Cílem projektu bylo vybudování dokumentového systému a příprava zákazníka na udělení certifikátu ISO 9001:2000. Těžištěm práce bylo připravit systém pro správu dokumentů, spisovou službu a elektronický archív pro ÚKZÚZ. Implementovaný systém umožňuje řídit dokumenty podle nastavených firemních procesů, řešit potřebné úkony s dokumenty v elektronické podobě a požadované dokumenty archivovat v bezpečném úložišti.



Samotnou přípravu ÚKZÚZ na certifikaci dle ISO 9001:2000 realizovala Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně. V následující části projektu ecommerce.cz implementovala řešení Spisové služby (Podatelna, Spisovna), obecné DMS (Document Management System) pro správu dokumentů, aplikaci pro správu Řízené dokumentace a nástroj pro spuštění Workflow nad dokumentem (např. schválení faktury, dovolenky apod.). Dodaná řešení jsou postavena na produktu SystemIdea společnosti ecommerce.cz, který uživatelům umožňuje vytvářet a vkládat dokumenty a zajišťuje jejich další jednoduchou editaci, publikování, správu, předání i archivaci. Společnost AutoCont CZ se na projektu podílela dodávkou hardware, skenovacího pracoviště a také dodávkou produktu IBM FileNet P8.

 

Většina dokumentů byla před startem projektu v papírové podobě a v této podobě byly také realizovány firemní procesy, jako například vyřízení pošty nebo likvidace faktur. Po zavedení spisové služby je možné tyto procesy převést do elektronické podoby a procesy automatizovat. Zároveň zákazník získal dokumentový systém, kam je možné ukládat dokumenty organizace. Mimo workflow byla realizována i aplikace Řízená dokumentace. Procesem řízené dokumentace je pořizována například tvorba směrnic apod. Dokumenty, u nichž je požadována dlouhodobá archivace, jsou v předem definovaném okamžiku ukládány do elektronického archívu, pro který byl v rámci projektu využit produkt společnosti IBM Filenet P8.


 
  

- PR -

Revoluce ve správě dokumentů:

elektronické spisové služby musí mít atest


Digitalizace české veřejné správy zažívá v roce 2025 jeden z nejvýznamnějších milníků poslední dekády. Zavedení povinnosti používat atestovaný systém elektronické spisové služby (eSSL) proměňuje nejen trh s řešeními pro správu dokumentů, ale především každodenní praxi tisíců organizací, které se bez tzv. spisovky neobejdou. Ačkoliv se v odborných diskusích často zdůrazňuje především splnění zákonných požadavků, realita je komplexnější. 

  

- PR -

Peníze od Ježíška? V lednu si dopřejte Apple za zlomek původní ceny

Obálka od babičky, příspěvek od rodičů, něco od strýčka. Vánoce jsou pryč, ale peníze zůstaly. Leden přináší jedinečnou šanci pořídit si prémiovou Apple techniku za ceny, které jindy neuvidíte.