Navíc kromě státu potřebu využívat kvalitní software určují i sami občané. V současnosti již jsou proto i v oblasti veřejné správy využívány softwary, které významně urychlují, zpřesňují a zefektivňují všechny procesy. Jedním z těchto specializovaných softwarů je i Spiska.

Spiska je aktuálně nejuniverzálnější produkt pro správu dokumentů. Funguje totiž v cloudu a protože je z dílny firmy Asseco Solutions, která zásadně podporuje otevřenost systémů, je možné jí propojit i s dalšími systémy.

Již předchůdce Spisky se osvědčil v náročném prostředí sektoru veřejné správy, kde jsou extrémně vysoké legislativní nároky na evidenci i katalogizaci dokumentů. Funkcionality Spisky jsou skutečně obsáhlé. Vedle zmíněného přijetí, odeslání a podání dokumentů umí například vytvořit elektronický podpis ve formátech PAdES, CAdES, XAdES včetně přidání časového razítka. Tento podpis umí v rámci zemí Evropské unie ověřit dle nařízení eIDAS a takto ověřené dokumenty důvěryhodně uchovat. Zároveň Spiska zná celoevropská pravidla zachycující dědičnost a hierarchii dokumentů včetně povinných metadat a XML schémat. Komplexní správa dokumentů by nebyla kompletní bez digitálního skartačního řízení. To znamená hlídání skartačních lhůt, tvorba SIP balíčků i automatická skartace spisů určených ke skartaci.

Základem je propojení

Službu je možné napojit na MS Office, což umožňuje vytvářet vlastní šablony. Tím však možnosti propojení Spisky s dalšími službami zdaleka nekončí. Za zmínku stojí například možnost propojení s CzechPOINT pro automatické získání čísla jednacího a pro evidenci výpisů z ISVS a pro autorizované konverze pro digitalizaci dokumentů. Spiska je tedy ideálním pomocníkem a všestranným nástrojem pro správu dokumentů od jejich přijetí, přes vyřizování, evidenci i skartaci.

Mezi uživatele Spisky najdeme například město Choceň a obec Napajedla. Dalšími uživateli jsou například Ústav hematologie a krevní transfuze, Elektrotechnický zkušební ústav, Česká televize a řada komerčních společností. A počet uživatelů spisové služby se s nástupem digitalizace veřejné sféry bude rozrůstat.

Nejen pro veřejnou správu

Čím dál větší zájem je o systémy spisových služeb i v komerční sféře, protože od ledna 2023 se ze zákona povinně zřídí datové schránky více než dva miliony subjektů, kteří jí dosud neměli. Prakticky jde o všechny subjekty vedené v Registru osob. Automatické zřízení DS jim přinese také řadu nových povinností, s kterými se podnikatelé budou potýkat, jak při samotné obsluze a evidenci elektronických dokumentů, tak při jejich následné archivaci či skartaci. Nasazení elektronického systému spisové služby je tedy logickým krokem, jak v dokumentech udržet pořádek a zároveň dodržet legislativní povinnosti s tím spojené.

Komu tedy Spisku doporučit? Spiska je vhodným řešením pro všechny organizace, jež ocení jednotný systém pro zpracování dokumentů. To vedle rychlého přístupu znamená i větší pořádek v datech. Zavedením systému Spiska získají uživatelé jistotu, že jejich digitální či analogové dokumenty splňují všechny zákonné požadavky a technologické i bezpečnostní nároky kladené na systémy spisových služeb.