Další důležitou vlastností aplikace je vytváření schvalovacích formulářů, od základních, například pro potvrzení dovolené či evidenci a administraci úkolů, až po složitější pro odsouhlasení smluv či nabídek, kde do vstupních podmínek schvalovacích procesů vstupují výpočtová pole, různé číselníky, ale také vzájemné vazby. Na formulářích jsou definovány podmínky schválení daného typu dokumentu, celý schvalovací proces je tím automatizován.

Velkou výhodou SONEFu je, že ke všem informacím a dokumentům v něm uložených mohou uživatelé přistupovat nezávisle na místě a čase, postačí pouze internetové připojení.

Aplikace řeší celý životní cyklus schválení dokumentu, od jeho zadání do schvalovacího procesu až po jeho finální přijetí. Celý proces je zaznamenán a výsledek zachycen ve schvalovacím protokolu. Schvalovatelé jsou o nutnosti vyjádřit se informováni formou e-mailové zprávy obsahující základní atributy schvalovaného dokumentu a dále odkaz, prostřednictvím kterého mohou ke schvalovanému dokumentu přistoupit. Veškerá komunikace od vzniku dokumentu až po jeho schválení probíhá v rámci aplikace, jednotliví účastníci procesu tak mohou sdílet své názory a upravené verze schvalovaného dokumentu.