facebook LinkedIN LinkedIN - follow

„Připravte se na lepší časy...“

Jiří VovesS Jiřím Vovsem, předsedou představenstva společnosti Onlio, jsme si povídali o umělé inteligenci ve firemních informačních systémech a o tom, proč je krize nejvhodnější dobou k investování do digitalizace.


Vaše firma úspěšně implementuje řešení od Atlassian a Liferay, zároveň jste ale vyvinuli vlastní DMS eDoCat. Co vás k tomu vedlo?

Na trhu se pohybujeme od roku 2000 a celou tu dobu s klienty řešíme zpracovávání dokumentů a související procesy. Silně jsme proto vnímali poptávku po DMS s určitými parametry a po průzkumu trhu jsme vyvinuli systém eDoCat, který je nyní naším stěžejním produktem. V současné době se mu věnují více než dvě třetiny našich zaměstnanců.

Co myslíte těmi parametry, čím je váš systém jiný?

Řešení eDoCat bylo původně dimenzováno pro střední a malé podniky (SMB), a abychom je udělali dostupnější, částečně jsme jej založili na open source technologiích. Konkrétně na ECM software Alfresco CE, který představuje plnohodnotnou, ale bezplatnou alternativu plně komerčních systémů. Proto se eDoCat vyznačuje mimořádně výhodným poměrem cena/výkon, což SMB vysoce oceňují, a současně poskytuje garanci stability a výkonu i pro velká nasazení.

To je extrémně zajímavé pro velké firmy, včetně českých a slovenských poboček nadnárodních korporací, které tvoří čím dál větší část našich klientů. Funkční sada našeho řešení totiž umožňuje jeho nasazení i v opravdu velkých organizacích.

Kdo tedy jsou Vaši zákazníci, proč si pořizují DMS a podle jakých kritérií?

Nejčastější motivací firem je potřeba vyšší míry digitalizace procesů, a to nad rámec prostého ukládání dokumentů, chtějí automatizovat jejich kompletní správu. Když přijdou za námi, mají už často zkušenost s jiným DMS a ví, proč jim nevyhovuje. eDoCat je přitom k dispozici jako SaaS/Cloud i ve formě on-premise. To je důležité, protože podíl DMS z cloudu roste v segmentu SMB, u velkých firem ale výrazně převažují hybridní řešení nebo on-premise.

Jak vlastně probíhá nasazování systému pro správu dokumentů?

Doporučujeme začít s implementací jedné konkrétní agendy, na níž se firma naučí s DMS pracovat a získá zkušenosti, na jejichž základě se pak navrhují další procesy. Proto naše projekty raději řešíme vyšším počtem relativně omezených a krátkých etap, v rámci kterých se postupně implementují jednotlivé dílčí agendy. Někdy začínáme takříkajíc účtárnou neboli vytěžováním faktur, zatímco v průmyslovém podniku se zprvu soustředíme na oběh výrobních dokumentů. Výrobní firmy, které mimochodem tvoří většinu našich klientů, potřebují řízenou dokumentaci například kvůli certifikaci ISO nebo dle jiných norem. Jmenujme také akreditované laboratoře.

Tak či onak začíná každá implementace pečlivou analýzou, kdy se identifikují dokumentové typy a procesy s nimi spojené. Firmy zpracovávají dlouhou řadu různých druhů dokumentů od faktur přes výrobní dokumentaci až po smlouvy. Jejich počet a objem může být obrovský, související procesy pak extrémně komplexní. Pro uzpůsobení eDoCatu klientovi proto dnes často používáme robota na principu RPA, který procesy zautomatizuje. DMS proto dokážeme nasadit i za několik málo týdnů, opravdu velké projekty však trvají déle než rok. Přičemž obvyklá doba implementace činí dva až tři měsíce.

Společnost Onlio se sama počítá do segmentu SMB. Jak zvládáte implementaci u velkého klienta, která vyžaduje migraci desítek milionů dokumentů?

Právě díky RPA již implementační týmy nemusí být bůhvíjak rozsáhlé ani u těch opravdu velkých projektů. Klíčová je však součinnost klienta, a to zvlášť v případě velkých firem, které mívají velmi složité procesy. Téměř všechny implementace se dnes mohou realizovat bez zákaznického vývoje, tedy bez zásahů do systému dělaných zákazníkovi na míru. Nasazujeme stále stejný software, který pouze parametrizujeme a přizpůsobíme pomocí modulů. To šetří čas i zákazníkovu peněženku, zároveň ale dokážeme klientovy potřeby zohlednit takovou měrou, jako bychom mu systém šili na míru.

eDoCat poskytuje mimořádně vysoký výkon, naprosto dostačující i požadavkům velkých podniků. V tuto chvíli například migrujeme jednoho zákazníka z jeho starého systému a postupně jsme se dostali až na rychlost tří milionů dokumentů denně. Naše řešení je tedy v porovnání s DMS nadnárodních poskytovatelů v mnoha parametrech flexibilnější, stejně jako je naše firma rychlejší a přizpůsobivější vůči velkým dodavatelům. Cíleně si udržujeme jednoduché, rychlé procesy.

Jiří Voves

Přesto si lze představit, že pokud se vám sejde několik opravdu velkých projektů ve stejnou dobu, dostáváte se na hranice kapacit vaší společnosti.

Je to tak. Je to daň za úspěšný produkt. Proto se snažíme co největší část implementací předat na bedra našich partnerů, jejichž síť nám umožní držet vysoké tempo růstu a dál expandovat v zahraničí. Několik partnerů již máme na českém trhu a jednoho na Slovensku. Hledáme ale další, ideálně s aktivitami na zahraničních trzích. Cílem je stav, kdy majoritu implementačních projektů bude řešit partnerská síť a my se budeme moci soustředit na další vývoj systému samotného.

Jaké jsou tedy vaše plány na technologický rozvoj eDoCatu?

Nedávno jsme dokončili druhou generaci RPA, kterou již nasazujeme našim klientům, a již pracujeme s Univerzitou Hradec Králové na dalším rozvoji robotického zpracovávání.

Do dvou nebo tří let tak bude eDoCat obsahovat pokročilé strojové učení a umělou inteligenci. Cílem je pomoci uživatelům od rutinních, manuálních úkonů na základě historie zpracování dokumentů v dané organizaci. Čím samostatnější a zároveň spolehlivější RPA bude, tím kratší a levnější bude implementace pro zákazníka. A během provozu DMS se RPA bude postupně učit zastávat ještě větší podíl jednodušších úkonů tak, aby se zaměstnanci mohli soustředit na ty složitější a důležitější.

Nedávno jsme se stali partnery platformy Integromat, vyvinuli konektory pro eDoCat, a nejen my, ale i naši partneři často využíváme tuto platformu k integracím mezi různými systémy.

Stále rozšiřujeme a zkvalitňujeme tým, nabíráme nové vývojáře, analytiky a konzultanty, kterým nabízíme možnost podílet se na vývoji zajímavého produktu v prostředí s atmosférou start-upu, ovšem se stabilním zázemím etablované společnosti. Snažíme se totiž udržet si ducha „garáže“, zároveň ale musíme fungovat maximálně spolehlivě. Zákazník musí mít přístup ke svým dokumentům bez ohledu na jakékoliv okolnosti. To klade vysoké nároky na kvalitu naší práce, na výkon a stabilitu řešení.

Jednoznačně je to náročné, s vysokou mírou osobní odpovědnosti za výsledek, ale právě proto i zajímavé pro špičkové odborníky. Zájem o eDoCat i naše další služby mluví sám za sebe, stejně jako fakt, že někteří kolegové u nás pracují i více než 15 let.

Co se dalších vámi poskytovaných služeb týče, tak máte jistě na mysli především nasazování platformy Atlassian.

Ano, když jsme v roce 2004 hledali nástroj na řízení vývoje software, vsadili jsme na Atlassian. Již o rok později jsme se stali jeho oficiálním partnerem a začali jej nasazovat našim zákazníkům. V současné době jsme Atlassian Platinum Solution Partner Enterprise, což je nejvyšší úroveň partnerství, které na celém světě dosáhlo jen nemnoho firem.

Můžete se podělit o nějaké zajímavé reference?

Mezi naše zákazníky patří například Komerční banka, Česká spořitelna, skupina PPF, Hello bank a další společnosti z finančního segmentu. Z technologicky zaměřených firem například Avast Software, Bohemia Interactive a řada dalších výrobců software. Obdobně zvučných jmen najdete v našem portfoliu klientů řádově vysoké stovky, což je v naší branži a daném kontextu opravdu hodně vysoké číslo. Ostatně nejen na českém trhu patříme mezi největší partnery společnosti Atlassian.

Jaké jsou vaše plány v tomto roce?

Především chystáme rozdělení společnosti Onlio – odštěpení divize Atlassian tak, aby se obě naše společnosti mohly zcela soustředit na daný byznys. Tento krok nám ulehčí nejen organický, ale i akviziční růst, stejně jako pronikání na zahraniční trhy. V tom posledním ohledu nás samozřejmě výrazně zbrzdila pandemie COVID-19. Například jsme měli zahájit dva velké projekty implementace eDoCatu v Německu v sektoru automotive, oba záměry ale byly kvůli koronaviru pozastaveny.

Projekty jsou teď typicky menší, firmy často odkládají všechny investice, které nepovažují za životně důležité. Menší velikost projektů je ale konkurenční výhodou eDoCatu. My každopádně z hlediska investic jdeme opačnou cestou. Výrazně investujeme. Nejen do vývoje eDoCatu, ale i do upgradu našich dalších interních systémů pro optimální dodávku služeb. Chceme být dobře připraveni na růst trhu v našem segmentu. Protože vyhrává ten, kdo je připravený.

I pro naši společnost totiž platí to, co říkáme našim klientům. Tedy že digitalizace procesů výrazně zvyšuje efektivitu a tím konkurenceschopnost, což je pro úspěch na trhu velmi důležité.