facebook

Na dokumenty se musí chytře

Po staru to jde taky, ale …

OnlioV civilizovaném světě bychom jen stěží našli organizaci, která by nepracovala s dokumenty. S interními i s nezbytnými pro komunikaci s okolím. Navíc také platí, že množství zpracovávaných dokumentů neustále roste.


Zpracování dokumentů má řadu různorodých podob, často jde ale, přiznejme si to, o větší či menší chaos. Případně o zdánlivý nijak blíže nepopsaný řád, který má v dané organizaci pod palcem jen několik málo lidí. Někdy dokonce jen jediný člověk, s jehož odchodem by nastal dokumentový Armageddon. Možná sice právě vaše firma patří mezi čestné výjimky, které mají vše striktně a správně podchyceno, ale ruku na srdce – je tomu opravdu tak?

Nastavte pravidla

Pro efektivní práci s dokumenty jsou nezbytné dobře nastavené procesy, kterých se uživatelé drží. Určují, jakými dílčími kroky má zpracování podle konkrétního typu dokumentu proběhnout, kdo má dokument v jaké konkrétní fázi ve své individuální zodpovědnosti, kdo ho má schválit, co se má stát při změnách, kdo má k dokumentu přístup a s jakými oprávněními, zda budou probíhat na základě obsahu nějaké automatické akce včetně notifikací apod. V neposlední řadě jsou přesné procesy i pojistkou proti chybám způsobeným selháním lidského faktoru.

DMS není jen úložiště dokumentů – je to systém umožňující automatizovaný a řízený oběh dokumentů včetně možnosti vynutit definovaná procesní pravidla i bezpečnostní politiky.

Každá mince má ale dvě strany a příliš komplikovaná pravidla či složité procesy mohou vést k přesnému opaku zamýšleného – tedy k ignorování opatření a k ještě většímu chaosu. Mimochodem, tendenci porušovat pravidla mají v takové situaci jak ti, kteří je definují, tak i ti, kteří je mají dodržovat.

Automatizujte procesy

Naštěstí máme 21. století a běžně můžeme pracovat s digitální podobou dokumentů. Práce s elektronickou formou nemusí znamenat výhru sama o sobě, nicméně díky možnostem tzv. DMS systémů (Document Management System) je zpracování dokumentů výrazně přesnější i efektivnější. A v konečném důsledku takové zpracování spotřebovává méně zdrojů a je tak jedním z prostředků ke zvýšení produktivity práce. Příkladem konkrétního systému je například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na platformě Alfresco Community Edition.

Pokročilý systém DMS zajišťuje automatizovaný řízený oběh dokumentů napříč celou organizací. Jde především o možnost zcela přirozeného následování definovaných postupů a pravidel, řízení přístupu podle uživatelských rolí i individuálních oprávnění a zajištění práce vždy s aktuálně platnou (nebo dle potřeby historickou) verzí daného dokumentu. Nechybí ani takové vychytávky, jako je automatické hlídání platnosti dokumentů nebo propojování souvisejících dokumentů, podrobná evidence revizí a změn nebo podpora prokazatelného seznamování s obsahem.

Odbourejte ruční práci

V souvislosti s moderními DMS stále častěji hovoříme i o tzv. robotizaci dokumentů. Uživatel vloží dokument, algoritmy na vytěžování dat strojově získají potřebná metadata a na jejich základě dojde k automatickému vstupnímu zatřídění do správných oblastí v úložišti. Připravení roboti poté spustí schvalovací procesy na odpovědné osoby, nastaví termíny splnění apod. Samozřejmostí je možnost pokročilého větvení. Ve spolupráci se systémy zpracování dat na bázi umělé inteligence lze dosáhnout dříve naprosto nedostupné efektivity zpracování dokumentů.

Důležité je pochopit, že takřka nic z výše uvedeného by nešlo efektivně zajistit pomocí prostých úložišť.

Nasazení moderního DMS systému, eDoCat nevyjímaje, přináší také podstatné snížení nákladů spojených s administrativou. Výhody jsou patrné již v rámci analýzy a implementace, protože nestranný pohled dodavatele zpravidla vede k odhalení řady možností, jak chod firmy-zákazníka ještě více zoptimalizovat – možností, které zaměstnance ani vedení dané organizace nenapadnou. Tak proč zbytečně riskovat a nezkusit začít DMS využívat? Začněte tím, že načerpáte více informací na www.edocat.cz.

Pavel Nykl Pavel Nykl
Autor článku je obchodním ředitelem společnosti Onlio.