Naprostá většina činností, které ve firmách probíhají, je podmíněna prací s dokumenty různého druhu. Nejde jen o účetnictví a řízení vnitrofiremních procesů, ale také například o komunikaci se zákazníky a dodavateli, tedy o administraci zakázek. Se stejným dokumentem v různých fázích jeho „životního cyklu“ přitom zpravidla pracuje více lidí a je proto nutné jej moci jednoduše dohledat. Organizace čím dál složitější administrativy vyžaduje nemalé úsilí a její nezvládání stojí zaměstnance a firmu mnoho zbytečného času a následně i peněz.

Neocenitelné zefektivnění administrativních procesů přináší DMS – systémy pro správu a oběh dokumentů. Ty soustředí různé dokumenty na jednom místě, přičemž do procesů firmy integrují také nestrukturované dokumenty jako e-maily či videonahrávky. Umožňují flexibilně nastavit přístupová práva jednotlivých zaměstnanců, libovolně verzovat dokumenty, sledovat proces jejich zpracovávání a řídit jej pomocí notifikací a kontroly plnění dílčích úkolů s ním spojených. DMS také zvládne okamžitě vyhledat kterýkoli dokument, aniž by uživatel znal jeho přesný název či umístění na firemním serveru. Systém prohledá celé úložiště fulltextově podle klíčových slov uvnitř dokumentu nebo podle metadat, kterými je opatřen.

Velké firmy proto už dlouho využívají DMS řešení on-premise, tedy software instalovaný na jejich vlastních serverech. V závislosti na šíři funkcionalit a složitosti implementace se ovšem jedná o počáteční investici v řádu stovek tisíc či milionů. Čím dál více se proto prosazuje DMS ve formě SaaS, neboli software jako služba. DMS v cloudu firmy stojí jen měsíční nájemné ve výši několika tisícikorun. Už tolik netáhne ani argument, že jen „krabicový“ software je dokonale uzpůsoben potřebám konkrétní firmy. Cloudová DMS řešení jako český eDoCat jsou totiž svého druhu stavebnice. Jejich základ je nasazován u všech zákazníků, kteří si však mohou přiobjednat či nechat na míru ušít moduly podle svých přesných potřeb.

Řešení eDoCat je navíc výjimečné tím, že stojí na plné integraci ECM open-source systému Alfresco Community Edition. Celá architektura DMS eDoCat je postavena na „komunitních“ platformách – Linuxu ve verzi CentOS, PostgreSQL a právě Alfresco CE. Jedná se o v oboru vysoce ceněné, ale bezplatné alternativy komerčních produktů, což významně šetří zákazníkovu peněženku. A to je stejně důležité v neziskovém sektoru i v byznyse!

Ať se jedná o implementaci on-premise či cloudového řešení, vždy jí musí předcházet hloubková analýza procesů a potřeb firmy ze strany poskytovatele DMS řešení. Ta často ukáže také potenciální možnosti zefektivnění či zkvalitnění administrativních procesů, kterých si sama firma ani nebyla vědoma. Obě strany společně nadefinují optimální procesy a politiky upravující oběh dokumentů uvnitř organizace, uživatelské role či mechanismy zálohování a archivace. Poskytovatel se také postará o zaškolení zaměstnanců, kteří ocení zrychlení a zjednodušení svojí práce. Firmě pak zkrácení cyklu zpracování dat a snížení chybovosti přinese významnou úsporu nákladů. DMS jako služba běžící na cloudu přitom tyto možnosti otvírá i malým a středním podnikům.

Pavel Nykl Autor článku je obchodním ředitelem Onlio, a.s. Vystudoval Universitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. Účastnil se implementací rozsáhlých informačních systémů a řídil řadu IT projektů s vysokou přidanou hodnotou pro zákazníka. V současné době uplatňuje své mnohaleté zkušenosti na pozici obchodního ředitele společnosti Onlio. Jeho hlavním zaměřením je DMC eDoCat, včetně DMS v modelu cloudové služby. Krom práce se Pavel aktivně věnuje sportu všeho druhu.