Zní to banálně, ale když kupříkladu účetní potřebuje smlouvu z roku 2005, nepamatuje si však její přesný název ani umístění na firemním serveru, hned padne půlhodina pracovní doby na prohrabávání se starými složkami. Podobná situace se může opakovat obden, a firmy tak nejenže zbytečně ztrácí čas svých zaměstnanců, ale i samotné dokumenty – podle průzkumů dochází při papírovém schvalování dokumentů s klasickou průvodkou k až dvacetiprocentním ztrátám. Vzhledem k časové náročnosti „papírování“ se tu a tam nestihne včas zaplatit faktura, prodloužit smlouva nebo v termínu zpracovat nabídka.

Tomu lze zabránit implementací DMS, který radikálně zkracuje dobu vyhledávání dokumentů a eliminuje chybovost při nakládání s nimi. Řešení, jako je eDoCat firmy Onlio, mimo jiné umožňuje prohledat celé úložiště fulltextově, takže účetní má smlouvu na stole, respektive na obrazovce, během několika sekund. Systém veškeré dokumenty soustředí na jednom místě, přičemž přístupová práva k nim lze libovolně nastavit pro jednotlivé skupiny zaměstnanců. Dokumenty jsou verzovány a DMS navíc sám generuje protokoly či statistiky o průběhu zpracování jednotlivých dokumentů.

Ovšem nejpodstatnější výhodou implementace DMS je automatizace interních procesů (workflow), kdy zavedení DMS usnadní, zrychlí a zautomatizuje oběh dokumentů ve firmě. Nikdo již pak nemusí kupříkladu hlídat, zdali byla faktura schválena a poslána na proplacení. Žádný dokument se nemůže „zaseknout“ na něčím stole, natož se ztratit. Dokumenty putují po firmě automaticky podle předem definovaných pravidel a systém sám hlídá jejich plnění.

Vždycky něco najdou

Vlastní implementaci DMS předchází hloubková analýza potřeb a procesů firmy, což mnohdy přináší i další výhody pro obchodní činnost společnosti. Poskytovatel řešení a zákazník nejenže společně nadefinují uživatelské role, metadata či postupy nakládání s dokumenty, jejich zálohování a archivaci. Konzultanti poskytovatele DMS řešení se na fungování firmy podívají zcela nestranně a mnohdy odhalí i další možnosti zefektivnění jejího interního chodu, kterých si zaměstnanci ani vedení nemuseli být vědomi.

To samozřejmě předpokládá součinnost a podporu ze strany vedení podniku. Největší slovo k podobě, v jaké bude systém nasazen, by na straně firmy proto měli mít lidé z útvarů, ve kterých se bude se systémem každodenně pracovat. Stejně tak i firemní IT specialisté, kteří zhodnotí technickou stránku implementace a nároky na provoz systému. Poskytovatel řešení se nakonec postará o zaškolení zaměstnanců, které přitom vyžaduje překvapivě málo úsilí – přestože potenciálně přinášejí obrovské změny ve fungování firmy, jsou systémy jako DMS eDoCat intuitivně ovladatelné a navíc k dispozici v různých jazykových mutacích.

Hodně úspor za málo peněz

V případě, že firma bude chtít se zefektivňováním svých procesů pokračovat, lze DMS řešení jako eDoCat velmi jednoduše rozšiřovat o další funkcionality. Jde vlastně jakousi „stavebnici“ s jednotným základem, který je nasazován u všech zákazníků a dle potřeb konkrétní firmy rozšiřován o doplňkové moduly, které lze uzpůsobit i těm nejspecifičtějším požadavkům.

Roli nehraje ani to, zda se zákazník rozhodne pro DMS eDoCat ve formě SaaS, neboli software jako službu, nebo v podobě on-premise řešení, tedy software instalovaný na vlastních serverech firmy. Obě řešení lze zákazníkovi přizpůsobit srovnatelnou měrou. Výhodou řešení ve formě SaaS je, že odpadají počáteční investice do vlastního IT.

Obě varianty zavedení DMS přináší firmám značné úspory přímých i nepřímých nákladů. A díky nadefinovanému workflow, tedy automatizovanému oběhu dokumentů, systém významně zrychlí administraci a zamezí chybám ve zpracování dat. Ovšem už samotný implementační projekt, na jehož základě je firmě DMS nasazen, vedle výčtu funkcí systému zpravidla obsahuje i mnohá doporučení na zefektivnění interních procesů firmy. Ostatně celý smysl DMS je vlastně o objevení a využití rezerv v chodu společnosti, která tak může víc sil a kapacit věnovat předmětu svého podnikání.

Pavel Nykl Pavel Nykl vystudoval Univerzitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech se pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. V současné době uplatňuje své mnohaleté zkušenosti na pozici obchodního ředitele společnosti Onlio.