Nejsou tak chráněna proti záměrným útokům, nebo lidským chybám a omylům, které mohou vést k poškození dat. Proto se firmám doporučuje implementovat další řešení pro archivaci a zálohování e-mailů, aby data v nich obsažená byla dlouhodobě chráněna, uchovávána a zpřístupněna. Firmy by proto měly zvážit použití vhodného řešení třetí strany.

Správa e-mailů v cloudu – sdílená odpovědnost

Model sdílené odpovědnosti používaný na platformě Microsoft 365 uvádí, že společnost Microsoft nenese odpovědnost za ochranu a uchovávání dat svých zákazníků. Společnost Microsoft je samozřejmě zodpovědná za téměř neustálou dostupnost mnoha služeb pod štítkem Microsoft 365 a bude je nabízet i redundantně. Sami zákazníci však musejí podniknout proaktivní kroky, aby zajistili, že jejich data budou náležitě zabezpečena a archivována. Pokud data nejsou dostatečně chráněna, mohou být důsledky vážné: důležitá data mohou být náhodně nebo záměrně smazána, přístup k datům může být blokován ransomwarem a nemusejí být splněny zákonné a regulační požadavky na data.

Výhody nezávislého softwaru pro archivaci e-mailů

Řešení třetích stran mohou oproti nativním možnostem archivace e-mailů společnosti Microsoft poskytovat řadu dalších výhod, například:

• Nezávislé řešení archivace poskytuje možnost ukládat obsah z jiných e-mailových zdrojů než Microsoft 365 do stejného archivu. Správa více archivačních řešení má tendenci zvyšovat náklady a složitost uchovávání obchodních údajů. Použití centrálního archivu snižuje počet řešení, která musí IT spravovat a v nichž musejí uživatelé vyhledávat.
• Použití archivu, který je nezávislý na platformě Microsoft 365, usnadňuje dodržování pravidla 3-2-1. To říká, že společnost by měla uchovávat tři kopie svých dat: dvě lokálně a jednu vzdálenou a oddělenou od primárního systému, v kterém jsou data vytvořena a uložena.
• Mnoho archivačních řešení třetích stran podporuje deduplikaci e-mailů, což může výrazně snížit požadavky na úložiště.
• Možnost indexování širší škály typů souborů usnadňuje prohledávání a získávání e-mailů a příloh souborů.

Kombinace řešení třetí strany s platformou Microsoft 365 vytváří synergie

Pokud jsou ve společnosti používány jak funkce platformy Microsoft 365, tak archivační funkce třetích stran, lze vytvářet synergie. Příklad scénáře: organizace, která kromě platformy Microsoft 365 používá pro svou e-mailovou komunikaci další e-mailový systém (např. místní e-mailový server), by musela implementovat a spravovat funkci archivace pro Microsoft 365 a samostatné řešení archivace e-mailů na pracovišti, tj. k řešení Microsoft 365 by přibyla ještě nutnost řešení přímo na pracovišti. Použití řešení archivace třetí strany, které podporuje cloudové i místní služby, by však nejen odstranilo potřebu dalšího řešení archivace, ale také zkrátilo čas a úsilí IT nutné ke správě tohoto zvláštního řešení. Centrální archiv by také zjednodušil proces vyhledávání a získávání informací.

Správa e-mailů pro profesionály s řešením MailStore

Microsoft 365 je spolehlivá, výkonná a všestranná platforma, která je pro mnoho firem stále důležitější, zejména s ohledem na rostoucí kulturu domácích kanceláří. Platforma Microsoft 365 má však omezení, pokud jde o zahrnuté možnosti archivace e-mailů, což musejí osoby s rozhodovací pravomocí v malých a středních firmách zvážit. Vedoucí firmy a IT manažeři, kteří si toho nejsou vědomi, se vystavují zbytečnému riziku. Řešení MailStore pro archivaci e-mailů vám umožňují uchovávat vaše e-maily, aby zůstaly přístupné, dostupné a vždy bezpečné.

Více informací o produktech MailStore získáte na webu www.mailstore.com/cz nebo po zaslání dotazu na adresu sales@mailstore.com.