Podle databáze Statista se odhadovalo, že v roce 2020 bylo každý den odesláno a přijato zhruba 306,4 miliardy e-mailů. Očekává se, že toto číslo do roku 2025 vzroste na více než 376,4 miliardy.

E-maily jsou nezbytnou součástí každodenních pracovních postupů a komunikace každé organizace, protože obsahují velké množství důležitých informací, jako jsou smlouvy, faktury, personální údaje a objednávky. Udržování důležitých obchodních informací a dat trvale k dispozici hraje zásadní roli. Ztráta důležitých dat v rámci IT infrastruktury naruší podnikání, a může dokonce ohrozit pověst společnosti. Pokud se ztracená data neobnoví, může být v sázce i samotná existence společnosti – v závislosti na rozsahu ztráty.

Existuje několik příčin ztráty e-mailových dat, včetně: škodlivé činnosti v rámci organizace, nevinné chyby nebo vymazání e-mailů zaměstnanci, kybernetických útoků, přírodních katastrof. Existuje také riziko z externích faktorů, jako je narušení obchodních operací způsobené poskytovateli cloudových služeb – jejichž služby mohou být zastaveny z důvodu technických problémů.

Aby se společnosti vypořádaly s těmito výzvami a co nejvíce minimalizovaly rizika, spoléhají se stále více na koncept kybernetické odolnosti, který je s rostoucí digitalizací stále důležitější. Společnosti termínem kybernetická odolnost označují nejen opatření a koncepce ochrany před kybernetickými útoky, ale také řízení kontinuity podnikání.

Obnova po havárii jako součást řízení kontinuity podnikání

Důležitou součástí řízení kontinuity provozu je Disaster Recovery, která se zabývá zabezpečením a obnovou potřebné technické infrastruktury, tedy kritických podnikových dat a všech IT sítí a systémů. Zálohování a archivace e-mailů zde poskytují cennou podporu.

Aby byla zajištěna kontinuita podnikání, je při vytváření zásad zálohování pro nouzové situace nutno vzít v úvahu mnoho potenciálních rizik a zranitelností. Archivace e-mailů může být cenným příspěvkem k zabezpečení kritických obchodních dat obsažených v e-mailech a spolu se zálohami může hrát klíčovou roli při implementaci funkčního plánu obnovy po havárii.

Archivace e-mailů pro trvalý přístup k e-mailům

Řešení pro archivaci a zálohování e-mailů jsou nezbytná pro kontinuitu podnikání, ale vzájemně se nevylučují. Firemní strategie zálohování zpravidla slouží k ochraně dat (ideálně včetně samotného e-mailového archivu) ve střednědobém až krátkodobém horizontu a dokáže tato data obnovit dle potřeby. Řešení archivace e-mailů, pokud je součástí strategie zálohování, umožňuje, aby e-maily byly uloženy v původním stavu po mnoho let a aby byly snadno dohledatelné a trvale dostupné. Díky používání obou řešení najednou mohou organizace zajistit zvýšení kybernetické odolnosti v celém svém IT prostředí.

Archivace e-mailů pro dodržování předpisů a ochranu dat

Silně regulovaná odvětví, např. zdravotnictví, finance a veřejná správa, mají obzvláště přísné předpisy o dodržování předpisů a potřebují uchovávat většinu dat v původním formátu po mnoho let. Mnoho společností si však neuvědomuje důležitost archivace e-mailů a nemá ani zavedenou strategii správy e-mailů.

Nedodržování předpisů a požadavků na dodržování předpisů, které mají dopad na obchodní e-maily, může mít vážné důsledky a vést k pokutám a dalším sankcím. Za určitých okolností může dokonce vést k soudnímu sporu podle občanského práva, kdy subjekty údajů uplatňují svá práva podle obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR). Tomu se lze vyhnout díky využívání profesionálního řešení pro archivaci e-mailů, které bylo auditováno a certifikováno, aby vyhovovalo právům subjektů údajů podle GDPR, pokud jde o ukládání e-mailových dat.

Závěr

Profesionální archivace e-mailů může být zásadní pro zachování kontinuity podnikání a významně přispívá ke koncepci podnikové kybernetické odolnosti. Zajišťuje také soulad s právními požadavky na ukládání kritických informací. Jde o velmi cenný pilíř, který je základem strategie správy dat.

Martin Drexler Autor článku je Senior Channel Manager softwaro­vé společnosti MailStore.