facebook LinkedIN LinkedIN - follow

Řešení archivace elektronické pošty pro Celní správu ČR

GFICelní správa ČR má více než 6 000 zaměstnanců a díky tomu i poměrně čilou komunikaci prostřednictvím elektronické pošty, která podléhá řadě regulačních opatření. Ze všeobecných bezpečnostních doporučení, ale i z požadavků uživatelů a správců informačního systému Celní správy vyplynula potřebnost provádět archivaci elektronické pošty mimo vlastní poštovní systém.


Současně bylo cílem Celní správy udržet stanovenou hranici objemu elektronické pošty v provozním prostředí s možností přístupu ke starším datům, aniž by došlo ke snížení výkonnosti poštovních serverů. Řešení uvedených cílů našla Celní správa ČR ve spolupráci s firmou Vertix, partnerem GFI Software.

Základním požadavkem Celní správy pro systém archivace elektronické pošty bylo uložení veškeré doručené a odeslané elektronické pošty z mailboxů MS Exchange do zcela nezávislého archivu tak, aby nebylo možné uživatelsky ani administrativně měnit jednou již archivovanou elektronickou poštu. Současně bylo nutné zabezpečit funkčnost archivu v případě havárie poštovního serveru či serverů tak, aby dočasná nefunkčnost poštovní infrastruktury umožnila přístup k již doručené a archivované poště pomocí webového rozhraní. Přístup k archivované poště je přitom nutné řídit na základě definovaných oprávnění.

Řešení

Ve spolupráci s firmou Vertix, partnerem GFI Software, bylo nasazeno řešení GFI Archiver, které umožňuje organizacím udržovat archív veškeré podnikové e-mailové korespondence, významně redukovat požadavky na poštovní server, spravovat a redukovat závislost na PST souborech, a splňovat narůstající objem regulatorních požadavků. Jedná se o největší implementaci tohoto produktu v ČR.

Celé archivační řešení (1 SQL Server + 1 GFI Archiver Server) bylo virtualizováno tak, aby bylo možno jej snadno přenášet mezi primárním a záložním datovým centrem. V současnosti je používána verze GFI Archiver 12. Kvůli poměrně komplikovanému způsobu přidělování práv k archivním mailboxům byly vytvořeny speciální skripty, které reflektují při přidělování práv, strukturu a členství ve skupinách v Active Directory.

Aktuálně je připojeno online 60 měsíčních archivních databází, což reprezentuje archiv posledních 5 let, cca 47 milionů emailů a 15TB prostoru pro archivní databáze, přičemž každý měsíc vznikne minimálně 200 GB nových dat. Starší data jsou archivována na magnetických páscích. Aktuální počet archivovaných schránek je cca 6 200.


„Díky zavedení centrální archivace se nám daří udržet uživatelské poštovní schránky na rozumné hranici z pohledu objemu dat, což je u organizace s celorepublikovou působností dosti podstatné. Díky nejnovější verzi GFI Archiver dokážeme efektivně spravovat velké množství uživatelských mailboxů včetně např. jejich automatického čištění.“


Petr Kněžourek, správce ICT, Celní správa ČR

Přínosy

Celní správa ČR má nyní snadný přístup k archívům poštovních schránek všech svých uživatelů. Lze snadno dohledat omylem odstraněné emailové zprávy a současně lze dohledat i zásilky několik let staré. GFI Archiver a jeho webové rozhraní, je jednodušší a efektivnější na správu a údržbu. Velkým přínosem je centrální úložiště dat v informačním centru, čímž se zjednodušila údržba dat a zrychlila jejich případná obnova při výpadku hardwaru. Díky archivaci e-mailové komunikace z provozní databáze se nesnižuje výkon poštovních serverů a nezvyšují se požadavky na hardware.

Z pohledu uživatelů se zefektivnilo vyhledávání v archivu, umožnila se lepší práce s MS Outlookem, neboť je možno mazat vyřízené poštovní zásilky z poštovního klienta, přičemž uživatel může kdykoliv tuto smazanou komunikaci vyhledat v GFI Archiveru. Důležitým přínosem je možnost se přihlásit k GFI Archiveru de facto odkudkoliv (samozřejmě při zachování bezpečnostních opatření) bez nutnosti instalace SW na daném koncovém zařízení.

Díky virtualizaci a přesunu dat na novější a výkonnější úložiště je možno uvažovat o nasazení dalších funkcionalit, jako např. MailInsights včetně znázornění komunikačních toků, reakční doby na příchozí e-maily či využívaní webmailů uživateli. Kvůli zákonu o kybernetické bezpečnosti bude také třeba hlídat neoprávněný přístup k archivovaným datům, předpokládá se proto otestování a nasazení funkce Auditing pro auditování operací prováděných s GFI Archiver. Rovněž se zvažuje zabezpečení přenášených dat směrem ke klientům s využitím protokolu HTTPS.

Společnost: Celní správa ČR
Odvětví: státní sektor
Počet zaměstnanců: 6 000+
Využívané produkty: GFI Archiver 12