facebook LinkedIN LinkedIN - follow

DMS ve zdravotnictví? Ano, ale trochu jinak…

OnlioSvětu vládnou dokumenty. Tradiční papírové i ty novodobé v elektronické formě. Bezchybně organizovaná správa a efektivní zpracování dokumentů je ale i dnes pro mnohé firmy, když ne oříškem, tak určitě náročnou záležitostí.


Skvělým základem pro zefektivnění dokumentových procesů jsou tzv. DMS systémy (Document Management System), které umí zajistit relativně snadnou centrální správu dokumentů i řízení jejich oběhu pomocí workflow.

Systémy DMS nachází uplatnění snad ve všech myslitelných odvětvích včetně zdravotnictví. To je v ledasčem specifické, ať již jde o charakter dokumentů, o zákonné povinnosti nebo třeba o ochranu dat – a zdaleka nejen osobních údajů. Sice záleží na tom, zda jde o malé zdravotnické zařízení nebo o velkou fakultní nemocnici, ale podstata je pořád stejná.

Směrnice i servis

Většinu z nás v souvislosti s dokumenty ve zdravotnictví napadnou lékařské zprávy. Zní to logicky, ale těžiště DMS systémů je v případě tohoto odvětví jinde. V řízené dokumentaci. Například při práci s interními směrnicemi a nařízeními, a to z pohledu jejich tvorby, distribuce i průkaznosti seznámení s obsahem. Skupiny dokumentů lze přiradit konkrétním profesím a s využitím funkcí DMS pro workflow řídit seznámení příslušných zaměstnanců s jejich obsahem. Samozřejmě je možné rozlišovat, zda jde o nové zaměstnance – a tedy o vstupní seznámení – nebo o stávající pracovníky, kteří musí projít periodickým proškolením. V některých organizacích jsou tyto procesy zajišťované v rámci e-learningového systému, ale vstupem či přímo obsahem studijního materiálu mohou být opět dokumenty uložené v DMS.

Systémy pro centrální správu dokumentů jsou výborným pomocníkem i při řízení péče o zdravotnickou techniku. Slouží např. k uložení protokolů z pravidelného prověřování zdravotnických přístrojů, od sterilizátorů až po radiodiagnostická zařízení. Drtivá většina těchto přístrojů vyžaduje pravidelný servis, o kterém je potřeba vést přesnou evidenci v intencích daných zákony i výrobcem. Systémy DMS lze využít nejen na uchovávání servisních protokolů, ale i na realizaci souvisejících procesů – od automatického oběhu objednávek až po sledování platnosti posledního osvědčení o způsobilosti přístroje.

Pomoc při komunikaci s pacientem

Lékařské zprávy v DMS nehledejme, na to mají zdravotnická zařízení svou vysoce specializovanou „výrobní“ aplikaci – to ale neznamená, že bychom se zde s „pacienty“ potkat nemohli. Systémy DMS ve zdravotnictví umí podpořit i komunikaci s pacienty v případě jejich stížností na léčebný postup, případně jako podporu pro řízené řešení jakýchkoli jejich dalších požadavků a dotazů. Administrativní pracovníci, ombudsman, lékaři, sestry i další zdravotnický personál mohou – v návaznosti na svoji roli a zapojení do daného procesu – využít všech výhod DMS, včetně schvalovacích koleček nebo správy jednotlivých verzí. Nicméně je nutné pochopit, že DMS systémy se při léčbě jako takové obvykle nevyužívají.

Někdy ale spojitost mezi DMS a poskytováním zdravotní péče najít můžeme – v systému mohou být obsaženy i dokumenty s tzv. informovanými souhlasy pacienta a ty již s primárním účelem existence zdravotnických zařízení souvisí. Obdobně mohou být touto formou spravovány i podrobnější popisy jednotlivých zákroků, obecné informace o léčbě apod.

Mnohé z moderních DMS systémů včetně eDoCat společnosti Onlio lze provozovat v tradičním on-premise modelu i formou služby.

DMS jako opěrný bod

Kvalitní zdravotní péče je neodmyslitelnou součástí naší civilizace a systém DMS může být jedním z opěrných bodů moderního zdravotnictví. Byť nepřímou formou účinné podpory naplňování interních nařízení, certifikačních požadavků včetně ISO 9001 i legislativních nároků. Od řízeného zpracování dokumentů až po jejich archivaci, od zajištění souladu s bezpečnostními směrnicemi včetně GDPR až po celkové zefektivnění provozu.

Pavel Nykl Pavel Nykl
Pavel Nykl vystudoval Univerzitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech se pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. V současné době uplatňuje své mnohaleté zkušenosti na pozici obchodního ředitele společnosti Onlio.