Zpřehlednění schvalovacích procesů ve firmě, a tím odstranění papírového a e-mailového oběhu dokumentů, nemusí být jen toužebným přáním! A to díky portálům, které zjednodušují práci uživatelům HR systémů.
V jednom prostředí tak může uživatel pracovat s různými agendami – docházkou, personalistikou, mzdovým a stravovacím systémem. Obecně lze modul popsat jako internetový prohlížeč, který shromažďuje vkládaná data, na něž je následně možné nahlížet z různých úhlů, podle potřeb společnosti. Uživatelsky je jednoduchý, lze jej rozšířit o jazykové mutace či vytvořit ve firemních barvách.

Pracovat s modulem mohou všichni zaměstnanci napříč pozicemi ve firmě. Podle nastavení přístupových práv lze jednotlivým uživatelům nebo skupinám uživatelů zpřístupnit jednotlivé agendy, definovat práva, se kterými údaji o zaměstnancích nebo středisky mohou pracovat. Modul tak ulehčuje práci lidem na všech firemních postech. Jak? Zaměstnanec získá přehled o své docházce, může žádat o dovolenou, pracuje s cestovními příkazy, objednává stravu, komunikuje s personálním oddělením, tiskne si výplatní pásku, přihlašuje se na školení, má informace o nutnosti absolvovat lékařskou prohlídku a mnoho dalšího.

Team leader může schvalovat žádanky o dovolené, editovat a schvalovat docházku svých podřízených, navrhovat jejich odměny a zasílat je ke schválení, pracuje s hodnocením zaměstnanců, sleduje povinná školení podřízených, jejich lékařské prohlídky. Personální oddělení aktivně pracuje s docházkou, akceptuje zaslané personální změny, vypisuje interní školení, připravuje formuláře pro hodnocení zaměstnanců, pracuje s uchazeči. A v neposlední řadě, vedení společnosti získává přehledy o docházce celé společnosti a má kontrolu nad mzdovými náklady, a tím šetří nezanedbatelné částky.

Vlastnosti RON Portálu, které oceníte:

• moderní prostředí
• všechny agendy na jednom místě
• vzhled dle firemního vizuálu
• vícejazyčnost
• otevřené prostředí pro uživatelské změny
• konfigurovatelné menu

Popis modulů RON Portálu

Docházka

• Plánování směn – grafický nástroj pro plánování směn s možností kontrol dodržovaných přestávek mezi směnami
• Schvalování dovolené – žádosti o schvalování absencí, schvalování naplánovaných absencí, zamítnutí se zdůvodněním, automatický mailing žádanek a informací o schválení
• Editace docházky – editace a schvalování docházky, proplácení a převádění přesčasů, možnost implementace kontrol před schválením docházky (naplněný měsíční fond)
• Služební cesty – žádanky o služební cesty a jejich schvalování, detailní zadání průběhu služební cesty; automatizovaný výpočet náhrady; vyúčtování záloh a nákladů na služební cestě v různých měnách; výpočet náhrady za používání soukromého vozidla

Mzdy a personalistika

• Výplatní pásky – zobrazení a tisk výplatních pásek
• Zdravotní prohlídky – přehled vyžadovaných lékařských prohlídek a přehled absolvovaných lékařských prohlídek
• Vzdělávání – přehled povinných školení, přihlašování se na školení, přehled absolvovaných školení, testy po absolvování školení, hodnocení lektora
• Hodnocení – definice libovolných hodnotících formulářů; kompetenční modely; možnost propojení na mzdové ohodnocení zaměstnanců
• Workflow – možnost definice libovolných schvalovacích procesů a dokumentů, návrhy o valorizace mezd, žádost o vyplacení zálohy, návrh na kárné opatření, návrh na změnu střediska
• Hlášení změn – přehled personálních údajů s možností hlášení změn bydliště, narození dítěte, změna bankovního účtu
• Pracovní pomůcky – seznam pracovních pomůcek a agenda jejich přidělování, výdeje, vrácení, expirace
• Evidence uchazečů – formuláře pro zápis uchazečů o zaměstnání, včetně vkládání příloh (např. životopis, dokument nejvyššího dosaženého vzdělání)

Jídelna

• Jídelníček – menu pro jednotlivé dny, které lze objednat
• Objednávání stravy – objednávání stravy na libovolnou dobu dopředu
• Burza jídel – přesun jídla do burzy, možnost objednávky z burzy
• Vyúčtování – přehled jednotlivých odběrů jídla včetně cen a dotací, měsíční srážky za odebranou stravu

Daniel Owczarzy
Autor je obchodním ředitelem RON Software, spol. s r.o.