Každý nový zaměstnanec není jen vítaná posila. Znamená také hromadu dokumentace. Jen při nástupu musí podepsat vše od pracovní smlouvy, GDPR souhlasů a interních směrnic přes předávací protokoly po BOZP školení. V průběhu pracovního poměru se pak k tomuto již poměrně obsáhlému výčtu přidávají další dokumenty. Vytištěné papíry, které se kupí v různých šanonech, je třeba pravidelně kontrolovat a aktualizovat. Do toho je potřeba hlídat termíny konce zkušební doby, konce pracovního poměru, platnosti různých školení a na vše včas reagovat. Dnes už to jde i jinak.

Digitalizace - nejlepší přítel HR

Digitalizování personální agendy přináší obrovskou škálu výhod. Třeba cloudový HR systém GIRITON je už připravený na digitalizaci mnoha HR agend. V systému můžete snadno spravovat vše od školení přes evidenci uchazečů, majetku a vozového parku po knihu úrazů nebo třeba provozních incidentů. Další agendy si navíc s pomocí jednoduchého editoru libovolně přidáte a nastavíte dle svých požadavků.

Generujte šablony, přidávejte dokumenty

K záznamům v každé agendě můžete připojit dokumenty. Ty si buď nahrajete z externího systému, nebo vygenerujete přímo z GIRITONU pomocí šablony. Co to v praxi znamená? Že stačí, když otevřete vlastní wordový dokument, vložíte do něj políčka z dané agendy a nahrajte jej do GIRITONU jako šablonu. Na pár kliků pak můžete ze systému kdykoli vygenerovat dokument naplněný vašimi daty a ten buď vytisknout, nebo jej poslat k digitálnímu podpisu zaměstnanci a úplně se tak zbavit papírových verzí.

Podepisování snadno a bezpečně

Digitální podpis se uskutečňuje pomocí SMS, emailu nebo prostřednictvím Bankovní identity a splňuje tak úroveň „Zaručený elektronický podpis“ dle klasifikace eIDAS. Můžete tedy elektronicky podepisovat HR dokumenty včetně pracovní smlouvy. Digitálně podepsané dokumenty jsou navíc opatřeny časovým razítkem, které se v GIRITONU automaticky prodlužuje. Nemusíte se proto obávat, že dokumenty po pěti letech ztratí platnost.

Už žádné zmeškané termíny

Papíry založené v šanonech mají jednu zásadní nevýhodu. A to, že vás neupozorní na důležité termíny. Musíte tak vše pravidelně kontrolovat a vést v patrnosti sami. Díky HR systému GIRITON to ale budete moct konečně pustit z hlavy. Ohlídá za vás totiž vše, co je třeba. Končící pracovní smlouvy, narozeniny kolegů, platnost školení či lékařských prohlídek. U těch navíc pohlídá i to, zda zaměstnanec nedosáhl věku, kdy musí prohlídky absolvovat častěji.

Záznamy z kterékoli agendy, které mají nějaké datum, lze jednoduše propisovat do kalendáře v GIRITONU nebo exportovat do sdílených kalendářů Google či MS Office, popřípadě k nim přidávat i automatické notifikace.

Přístupy plně pod kontrolou

Personální údaje jsou vždy citlivá věc. I proto je zásadní mít přehled o tom, kdo k nim má přístup. A mít také možnost tyto přístupy spravovat. V GIRITONU můžete zpřístupnit vybraným uživatelům jen konkrétní agendy a dokonce pouze záznamy z konkrétních středisek. To znamená, že umožníte například vybranému vedoucímu upravovat agendu Evidence majetku, ale pouze pro jeho pobočku.

Stejně snadno pak omezíte oprávnění pro přístup k jednotlivým dokumentům. Takže si tento vedoucí například nebude moci prohlížet konkrétní předávací protokoly.

Nový modul, roky zkušeností

Ačkoliv HR systém GIRITON přibyl do naší nabídky nedávno, s di­gi­ta­li­za­cí a správou personálních dat máme roky zkušeností. Více než tisíc firem v Česku i na Slovensku už využívá Docházku GIRITON. Ta umožňuje jednoduše sledovat, evidovat a vyhodnocovat docházku zaměstnanců. Přes nástěnné píchací hodiny, mobilní či webovou aplikaci. Uvnitř i v terénu. Vyřídíte přes ni také například plánování směn, žádosti o dovolenou, hlídá za vás limity a mnoho dalšího. Díky cloudovému řešení do systému přibývají stále nové funkce a zároveň reaguje na měnící se legislativu.

Dovolená a žádosti vždy přehledně

Žádosti o dovolenou mohou zaměstnanci posílat rovnou z píchaček nebo webové a mobilní aplikace. Veškeré žádosti jsou v docházkovém systému na jednom místě a ihned k zobrazení. Neuniknou tedy ani zaneprázdněným vedoucím. Ve chvíli, kdy obdrží novou žádost, je systém navíc upozorní. Automaticky také informuje zaměstnance ihned, jakmile jsou jejich požadavky schváleny. Celý proces je tak jasný a přehledný. Zaměstnanci se mohou kdykoliv podívat, kolik jim ještě zbývá dní dovolené, kolik mají přesčasů, případně náhradního volna.

Kromě toho systém pohlídá i to, aby nikdy nechyběli klíčoví zaměstnanci. Postará se o to, že bude například na pracovišti vždy alespoň jeden vedoucí. V případě, že máte práci z domu limitovanou na konkrétní počet dní v měsíci, stačí nastavit limit na home office a systém už sám pohlídá, zda někdo nepracuje z domu častěji. Díky okamžitému přehledu aktivity uživatelů mohou ostatní kolegové vidět, zda právě člověk na homeoffice aktuálně pracuje a zda jim může být v případě potřeby k dispozici.

Snadné napojení na další systémy

Docházku GIRITON lze snadno napojit na více než 40 dalších systémů. Kromě propojení na mzdové systémy jej lze napojit například na online objednávky stravy. Zaměstnanci si tak mohou objednat jídlo ze svého telefonu prostřednictvím mobilní aplikace či přímo z píchacích hodin na pár kliknutí. Integrace je také možná například s telefonními ústřednami, což umožní sledovat aktivitu operátorů a čas, který strávili telefonními hovory.

Pojďte si usnadnit a zpříjemnit práci. Rádi vám poradíme, jak šetřit náklady, optimalizovat procesy a modernizovat HR i evidenci docházky.

Ing. Jan Gřeš, MSc. Autor je ředitelem a jednatelem společnosti GIRITON Systems, která vyvíjí a dodává docházkový systém Giriton.