Společnost OBI Česká republika, leader mezi hobby markety, v průměru měsíčně zpracuje 32 tisíc faktur. Ještě donedávna je dodavatelé posílali v papírové podobě. Aktuálně OBI přijímá od více než 70% dodavatelů faktury elektronicky a v elektronické podobě je také důvěryhodně archivuje. Jak probíhá příjem elektronických faktur a jakým způsobem je řešena jejich archivace?

Klíčové milníky projektu

• migrace 300 dodavatelů na nové řešení v krátkém čase
• 32 tisíc daňových dokladů měsíčně vyměňovaných mezi řetězcem a jeho dodavateli
• začlenění statisíců existujících dokladů do důvěryhodného archivu
• 6 měsíční návratnost projektu

EDI fakturace a důvěryhodná elektronická archivace formou služby

Bezpapírovou EDI fakturaci a důvěryhodný elektronický archiv daňových dokladů zabezpečuje pro OBI formou komplexního outsourcingu společnost CCV Informační systémy. Řešení je poskytováno formou služby (Software-as-a-Service), která umožňuje společnosti OBI komunikovat s obchodními a logistickými partnery elektronicky, ve standardních strukturovaných formátech a různými technickými kanály. Díky tomu pak zúčastněné strany mohou realizovat významnou úsporu času / nákladů a snížit chybovost při příjmu faktur.

Jak probíhá příjem elektronických faktur

Analýza a zpracování zpráv

Příchozí elektronické faktury jsou podrobeny několikafázové kontrole před samotným zpracováním. Je-li zpráva s fakturou šifrována, je ověřena správnost a platnost klíče a dojde k dešifrování a dále pak ověření elektronického podpisu. Originál zprávy je uložen a dešifrovaná zpráva (již bez podpisu) je předána k dalšímu zpracování.

Příjem elektronických faktur podporuje širokou škálu všech obvykle používaných schémat a variant podpisu EDI zpráv. Umožňuje dále individuální nastavení mnoha parametrů (např. paddingu), čímž je schopno se přizpůsobit i nestandardním implementacím elektronického podpisu u jiných řešení.

Překlad zpráv

Součástí služby je překlad zpráv mezi libovolnými strukturovanými formáty, dále formáty souborů s oddělovačem (CSV, PDK apod.) a soubory založené na XML. Standardní datový popis zpráv je založen na definicích EANCOM (podmnožině UN/EDIFACT).

Součástí překladu je také kontrola formálních náležitostí daňového dokladu. V případě nedostatků je původce zprávy automaticky informován EDI zprávou a emailovým avízem o formálních chybách na faktuře. Řešení standardně generuje dodavatelům zpětnou vazbu na potvrzení příjmu podepsaných faktur.

Zasílané doklady jsou přístupné také v čitelné podobě, vhodné např. pro práci s webovým rozhraním, mailování či faxování zpráv v čitelné podobě (HTML, PDF …).

Komunikační rozhraní

Systém je využíván nejen pro automatickou a zabezpečenou komunikaci mezi subjekty, ale také pro další komunikační kanály, jako je automatická komunikace ve VAN sítích, AS2, mailování zpráv v datové i čitelné podobě, faxování zpráv nebo např. pro komunikaci přes FTP.

Deník přijatých faktur

Společnost OBI má k dispozici přijaté faktury ve svém podnikovém systému a zároveň v  deníku přijatých faktur, který je přístupný prostřednictvím chytré webové aplikace (https). Kromě běžných informací k daňovému dokladu obsahuje deník informace o stavu zpracování přijaté faktury, původní datový soubor, čitelnou podobu daňového dokladu a seznam navázaných notifikací a potvrzení. Záznamy lze jednoduše filtrovat, vyhodnocovat a provádět nad nimi požadované akce (zasílání notifikací, archivace).

Podpora pro likvidaci faktur

K fakturám se prostřednictvím notifikací z ERP nastavují doplňkové údaje, jako číslo likvidačního dokladu nebo datum zaúčtování. Faktury jsou následně členěny do měsíčních účetních uzávěrek.

Radka Havleová, vedoucí oddělení fakturace ve společnosti OBI ČR: „Pro obchodní řetězce, které obchodují se stovkami dodavatelů a musí odesílat a přijímat tisíce dokladů denně, jsou přínosy viditelné na první pohled a EDI je pro ně nutností. Časová i nákladová úspora je obrovská. Bezproblémový a spolehlivý chod celého systému je proto jednou z našich hlavních priorit. Ruční zpracování jedné faktury totiž zabere průměrně pět minut oproti několika sekundám v případě elektronické faktury.“

Důvěryhodná elektronická archivace daňových dokladů

Řešení zajišťuje archivaci daňových dokladů v elektronické podobě odpovídající legislativě a umožňuje prokazatelně doložit použitý archivační postup, který zaručuje neměnnost dokumentů v čase a prokázání jejich původu tak, aby tyto dokumenty musely být akceptovány orgány veřejné moci jako závazné a platné. Řešení také chrání dokumenty před jejich znehodnocením či ztrátou.

Při archivaci elektronicky podepsaných dokumentů probíhá ověřování platnosti elektronického podpisu, čímž je zajištěna datová integrita a nepopiratelnost původu v daném okamžiku.

Dále je využíváno časové razítko, které dokladuje platnost elektronického podpisu v daném časovém okamžiku.

Prodlužování platnosti elektronického podpisu a časových razítek probíhá periodickým otiskem časového razítka, tzn. „přerazítkováním“. Řešení pracuje se systémem přerazítkování pro zajištění těchto parametrů v čase po celou archivační periodu dokladu. V případě daňových dokladů zpravidla po dobu 10+1 let, nestanovuje-li typ dokladu jinak.

Společnost OBI má k dispozici originály daňových dokladů (elektronickou podobu vč. elektronického podpisu, navázané certifikáty a také daňový doklad převedený do čitelné podoby). Kromě samotných dokumentů systém ukládá také vybraná metadata (průvodka dokumentu), se kterými lze dále pracovat a využít je k filtrování.

Řešení elektronické fakturace v denících faktur jednoznačně umožňuje rozpoznání správných faktur a standardně je možné zasílat na chybné faktury notifikační zprávy jejich dodavateli. Archivovány pak jsou pouze správné daňové doklady.

Správa certifikátů

Systém ukládá veřejné certifikáty dodavatelů, automaticky nastavuje jejich platnost a ověřuje, zda jsou vydány akreditovanou certifikační autoritou.

Periodicky, dle podmínek používaných certifikačních autorit, probíhá (obvykle 1x denně) stažení CRL listů (seznamy zneplatněných certifikátů vydávané jednotlivými certifikačními autoritami), uvedených v používaných certifikátech. Je zkontrolováno, zda CRL listy neobsahují certifikáty, používané v archivu. Pokud ano, je daný certifikát zneplatněn (je zkrácena jeho platnost) a klient je na tuto skutečnost upozorněn emailem.

Denní výkazy

Pro doložení existence daňových dokladů v čase používá řešení denní výkazy zpracovaných souborů. Denní výkaz obsahuje jedinečný identifikátor souboru (název souboru, identifikaci úložiště (typ), unikátní ID v systému, HASH, velikost souboru a další). Součástí denního výkazu je také seznam všech přijatých dokumentů, předchozí výkaz, zpracované CRL listy a výkazy akceptovaných faktur.

Kromě pravidelných denních výkazů vznikají v systému také mimořádné výkazy, např. při zahájení provozu systému nebo při změně používání kryptografických metod.

Měsíční uzávěrka

Měsíční uzávěrka slouží ke kontrole, zda všechny zaúčtované faktury za dané účetní období jsou zařazeny v elektronickém archivu s potřebnými náležitostmi. Modul měsíční uzávěrky umožňuje společnosti OBI vytvořit seznam daňových dokladů spadajících do určitého účetního období, provést jejich sumaci a hromadnou archivaci. Daňové doklady je možno zařadit do daného účetního období ručně, automaticky nebo s pomocí hromadného importu (XLS).

Uzávěrka obsahuje celkovou sumu daňových dokladů a základu daně všech navázaných faktur. Samozřejmostí je zohlednění různých měn (CZK, EUR a dalších). Uživatelům je k dispozici seznam faktur zahrnutých v uzávěrce, historie uzávěrky a zobrazení akcí provedených s uzávěrkou.

Garance souladu s platnou legislativou po celou dobu archivačního období

 CCV Informační systémy sleduje a v řešení zohledňuje změny souvisejících zákonů a aktuálních šifrovacích algoritmů. Společnost OBI má garanci souladu archivačního postupu s platnou legislativou po celou dobu archivace jednotlivých daňových dokladů.

Jakých přínosů bylo realizací projektu dosaženo?

Úspora času a nákladů

• několikanásobně rychlejší zpracování, likvidace a archivace
• snížení provozních nákladů snížení objemu papírových dokladů (nyní jen 30%)
• konec ruční tvorba měsíční účetní závěrky
• rychlejší dohledávání dokladů

Snížení chybovosti při příjmu faktur

• automatická kontrola formálních náležitostí daňových dokladů
• automatické upozornění dodavatelů
• jednoduchá identifikace a dohledání chyby
• auditing – veškeré činnosti jsou doložitelné

Soulad s legislativou

• auditované řešení (KPMG)
• průkazné dokládání správci daně
• mechanismy na odhalení chyb u dodavatelů

Více o elektronické důvěryhodné archivaci od CCV Informační systémy