Potřeba změny: Konec roztříštěným datům a ruční administrativě

Původní interní informační systém přestával stačit rostoucímu objemu zakázek a složitosti operací. Informace mezi odděleními nebyly dostatečně sdílené a manuální administrativa zbytečně zatěžovala zaměstnance. Proto padlo rozhodnutí implementovat nový systém, který měl přinést větší automatizaci, snížení administrativní zátěže a lepší přehled o všech firemních procesech. Řešení? Přechod na ERP systém Odoo.

Před implementací využívala společnost systém pro řízení skladů a výroby vyvinutý vlastními silami, zatímco účetnictví bylo vedeno externě. Implementace se týkala nejen společnosti iQsub Technologies s.r.o., ale také sesterské firmy VaC s.r.o.

Cíle implementace: Automatizace a přehled o všem, co se ve firmě děje

Hlavním cílem bylo sjednotit klíčové oblasti podnikání (nákup, sklady, výrobu, prodej a finance) a minimalizovat manuální práci.

Klíčové požadavky napříč oběma společnostmi zahrnovaly:

• Automatizaci firemních procesů a snížení administrativní zátěže.
• Komplexní řízení zakázek a výroby s úplnou kontrolou nad dokumentací.
• Podporu více jazyků pro zahraniční zákazníky.
• Online komunikaci s bankami a efektivní fakturaci.

Jak probíhala implementace

Přechod na Odoo probíhal ve fázích, aby zaměstnanci měli dostatek času se systémem pracovat a efektivně jej využívat. Účetnictví zatím zůstalo ve stávajícím systému, ale Odoo již nyní zajišťuje fakturaci a online komunikaci s bankami, což poskytuje neustálý přehled o pohledávkách a závazcích. Plný přechod na Odoo pro účetní agendu je v plánu v nejbližší době.

Technické řešení bylo postaveno na moderním ERP Odoo běžícím na cloudové platformě Odoo.sh, která zajišťuje vysokou úroveň bezpečnosti, pravidelné aktualizace a snadnou správu. Díky tomu má iQsub Technologies moderní, webově dostupné ERP, které umožňuje flexibilní řízení firmy odkudkoli.

Průběh implementace:

• Červenec 2024 – první kontakt a analýza požadavků se Systee, Silver partnerem Odoo
• Září 2024 – analytické workshopy a podpis smluv.
• Říjen až prosinec 2024 – implementace systému, migrace dat a školení týmu.
• Leden 2025 – spuštění ostrého provozu.

Součástí implementace bylo nejen nasazení a přizpůsobení Odoo, ale také migrace dat, zejména kontaktů, číselníku produktů a také kusovníků. Velkou výhodou byla perfektní spolupráce na přípravě vstupních dat. Významná energie byla věnována i školení, byť Odoo je velmi intuitivní systém, důkladné zaškolení je klíčové pro hladký start.

Klíčové přínosy Odoo pro iQsub Technologies

• Lepší přehled o zakázkách – všechny procesy jsou na jednom místě.
• Snížení manuální administrativy – více času na strategické řízení.
• Moderní řízení skladů a výroby – plánování a organizace jsou efektivnější.
• Automatizovaná fakturace – lepší kontrola nad cash flow a závazky.
• Flexibilita systému – Odoo poroste spolu s firmou.

Spokojenost zákazníka: Jasná volba pro budoucnost

„Jsme velmi spokojeni. Odoo nám přineslo řád a přehled do všech procesů. Díky konzultantům ze Systee máme jistotu, že systém plně odpovídá našim potřebám. Teď se zaměřujeme na další vylepšení, jako jsou čárové kódy ve skladu, řízení kvality nebo docházkový systém,“ říká Břetislav Vaisar, majitel iQsub Technologies.

Odoo se tak stalo klíčovým nástrojem pro efektivní řízení firmy a přípravu na další růst. „Hledali jsme ERP řešení, které nám nejen zajistí stabilní provoz a rozvoj systému v návaznosti na naše potřeby, ale bude se rozvíjet společně s námi. Systee pro nás byla jasná volba – spolehlivý partner s odbornými znalostmi, který zároveň Systee vyvíjí vlastní podporu české legislativy,“ uzavírá Břetislav Vaisar.

Martin Jirmann Systee – Odoo partner