Zároveň potřebovala zjednodušit administrativu zejména v oblasti vystavování faktur mezi firmami ze skupiny. Všechny její požadavky dokázal naplnit informační systém ABRA Gen.

V čem ABRA Gen firmě OK Aviation Group pomáhá?

• Automatizuje překlápění elektronických faktur ve formátu ISDOC v rámci jednotlivých firem ve skupině, čímž významně šetří čas.
• Kompletně řídí výrobu a servis letadel s detailní evidencí všech výrobních a servisních postupů.
• Pomáhá s rychlou orientací ve skladu ukládáním materiálu do přesných pozic.
• Eviduje kompletní dokumentaci k vyráběným i servisovaným letadlům.
• Podporuje důslednou kontrolní činnost díky provázanosti všech dokladů.

Zakázková výroba a servis letadel

Informační systém ABRA Gen umožňuje řízení výroby a servisu ultralightů. Systém si firma přizpůsobila svým potřebám a spoléhá na něj. Na základě všech aktivit vznikají různé číselníky a evidence přesných výrobních postupů. Z nich pak lze snadno navázat na administrativní část. Jakmile byl v ABRA Gen zaevidován přesný proces výroby prvního letadla včetně detailní evidence všech dílů a dalšího materiálu, má nyní firma okamžitý přehled o tom, zda jsou pro novou objednávku na skladě dostupné všechny komponenty. Správný počet komponentů pomáhají udržet minimální a maximální skladové stavy. A díky přesnému pozicování ve skladu skladník vždy perfektně ví, kde má hledat i ten nejmenší šroubek.

„Vyrábíme jeden typ UL letadla, pro který máme připravenu kompletní dokumentaci o výrobě. Pokud máme všechny komponenty a nedojde k nějakému neočekávanému zdržení, letadlo vyrobíme za dva měsíce, včetně všech povinných testů a kontrol. Bezpečnost je pro nás vždy na prvním místě. Kontrolní činnosti provázejí celý proces výroby, čímž jsou technici s každým letadlem do detailu obeznámeni a svoje zkušenosti uplatňuji v následném servisu,“ říká Kateřina Svatošová, generální ředitelka OK Aviation Group.

Na základě všech informací firma chystá servisní kity, aby technici neběhali do skladu pro každou drobnost. Technik ví předem typ letadla, který bude servisovat, a v případě pravidelných prohlídek zná všechny úkony. Tudíž mu na skladě připraví kompletní kit všeho, co bude pro svou práci potřebovat. Obsah je přesně daný tím, že ABRA Gen ví, co se má v každém úkonu odehrát a pokud nějaká součást chybí, zajistí neprodleně objednávku.

„Velmi nám pomáhá také možnost přiložit ke všem dokladům libovolné dokumenty,“ doplňuje Kateřina Svatošová. „Ke každému dílu musíme mít kompletní dokumentaci a evidenci historie. Vše díky tomu máme na jednom místě připojené ke konkrétní příjemce. Díky tomu máme v případě reklamace všechny informace ihned k dispozici.“

Přehled o financích

Informační systém usnadňuje firmě veškerou administrativu spojenou s řízením celé firmy. Managementu např. pomáhá vytvářet plány výdajů a cash flow. Manager ihned vidí, jaké zakázky jsou otevřené, jaké se chystají, co a kdy je nutné zaplatit a kdy lze očekávat platbu od zákazníka. Potřebné informace má kdykoliv k dispozici, aniž by kvůli tomu musel zaměstnat několik lidí, což významně šetří čas. Provázanost všech dokladů ve firmě také usnadňuje veškerou kontrolní činnost a správu financí.

Perfektní přehled o všech obchodních datech vždy podporuje správná manažerská rozhodnutí. Pro Kateřinu Svatošovou jsou přesná fakta klíčová: „Kolikrát jsem si na první pohled myslela, že nějaký produkt dělá zásadní byznys, ale z dat se ukázalo, že skupinka jiných menších produktů je pro zákazníky daleko zajímavější. Fakta jsou zkrátka pro rozhodování nepostradatelná.“

Intenzivnější rozvoj e-commerce

Po vládních restrikcích v době jarní koronavirové krize zůstal celý letový provoz na zemi. Vedení společnosti muselo na výpadek byznysu ihned zareagovat. Jedním z kroků bylo zaměření na online aktivity a s tím spojený intenzivnější rozvoj e-commerce.

„Pracujeme s ABRA Software na automatizaci online prodeje a propojení s informačním systémem. Potřebujeme automatizovat objednávkový proces, následnou fakturaci a synchronizovat informace o skladových zásobách. Rozhodli jsme se ukončit nevyhovující externí e-shop a celý online prodej překlopíme na řešení ABRA e-shop,“ vysvětluje Kateřina Svatošová.

Automatizace a úspora lidské práce

Firma postupně automatizuje všechny procesy v rámci celé společnosti, která je skupinovým plátcem DPH. Díky propojenosti činností jednotlivých firem má poměrně velkou administrativu s fakturací uvnitř skupiny.

„Přišlo mi strašné, že se v jedné firmě poměrně dlouho zabývali vystavením faktury se všemi náležitostmi, aby pak přišla do druhé firmy, kde někdo opět trávil neúměrný čas ručním přepisováním,“ říká Kateřina Svatošová. Prvním krokem automatizace tedy bylo právě překlápění faktur mezi společnostmi realizované v ERP ABRA Gen. Ukázalo se, že úspora času je díky tomu opravdu veliká.

V rámci elektronické komunikace uvnitř skupin firma využívá ISDOC formát faktur. Tento způsob komunikace nabízí také směrem ven. Elektronická výměna dokumentů je pro automatizaci klíčová, protože efektivita zaměstnanců je díky ní na mnohem vyšší úrovni.

„Klíčovým pro nás vždy byl a stále je prodej letadel. Dceřiné společnosti postupně vznikaly jako podpora prodeje, abychom zákazníkům mohli nabídnout širší a kvalitnější zázemí a doprovodné služby. Na druhou stranu rozvoj jednotlivých společností plně podporujeme, což se odráží v jejich stálému růstu. Z jejich čísel mám opravdovou radost. Podařilo se nám vytvořit symbiózu, ve které se společnosti navzájem podporují a dohromady poskytují komplexní službu pro majitele letadel,“ shrnuje Kateřina Svatošová.