Před zavedením EDI: účtárna nestíhá

ELKOV elektro o EDI začalo uvažovat v roce 2015, kdy jim počet příjmových dokladů přerůstal přes hlavu. Stávající zaměstnanci nestíhali a firma najímala další a další lidi.

Přestože obor elektra není EDI pokrytý tak dobře jako například e-commerce nebo rychloobrátkové zboží, za poslední roky se zde dostává do povědomí i díky velkým řetězcům, které EDI od svých dodavatelů vyžadují. Proto i v ELKOV elektro začali nasazení intenzivně řešit. Vybrali si ORiON EDI od GRiTu.

Počáteční zádrhel: složitá integrace do ERP systému

Nasazení EDI zprvu komplikoval specifický ERP systém pro velkoobchody MyWAC, který v ELKOV elektro používají. Tento systém není příliš otevřený integracím třetích stran, a proto byla implementace EDI velkou výzvou, zejména pro vývojáře ERP systému. V roce 2017 se jim ale podařilo ORiON EDI do systému zavést a mohli spustit ostrý provoz.

Jak probíhá zapojování dodavatelů do EDI

Aby ale EDI mohlo fungovat, musí do něj být zapojený dodavatel i odběratel. ELKOV elektro zapojuje dodavatele postupně podle výše obratu a počtu položek na skladě. Aktuálně má na EDI napojených 80 dodavatelů z celkových 2 000, kteří však tvoří třetinu z celkového objemu přijatých dokladů.

„Část dodavatelů se připojila díky tomu, že jsem jim krátce představil výhody EDI. Oceňuji, že se zapojováním dodavatelů nám pomáhá GRiT. Nejsnazší je to u českých dodavatelů, kteří také používají ORiON,“ vysvětluje technický ředitel ELKOV elektro Petr Vlašánek.

Ve spolupráci s GRiTem další dodavatele průběžně oslovují. Dávají si ale záležet na tom, aby je do zapojování netlačili. „Vstřícnost vůči partnerům je jedna z našich firemních hodnot,“ dodává Vlašánek.

Fungování v praxi – EDI šetří stovky hodin

S dodavateli si ELKOV přes EDI vyměňuje 4 druhy strukturovaných dokladů:

• objednávky (ORDERS),
• potvrzení objednávky (ORDRSP),
• avíza o odeslání zboží (DESADV),
• a faktury (INVOIC).

Pokud dodavatel napojený na EDI pošle například fakturu, doklad se automaticky přepíše do ERP systému a zaúčtuje. Není nutné, aby ho zaměstnanci na účtárně přepisovali. Faktury od velkých dodavatelů mívají až 30 stran. Jejich přepisování zaměstnance nebavilo a při ručním přepisování nezřídka vznikaly chyby z nepozornosti. Automatické zpracování teď šetří stovky hodin měsíčně a eliminuje chybovost.

ELKOV přes EDI aktuálně odbaví 7 tisíc faktur měsíčně. Kdyby je měli všechny ručně přepisovat do ERP systému, museli by rozšířit účtárnu o několik lidí.

GRiT je partnerem i mentorem

Petr Vlašánek na spolupráci kladně hodnotí také to, že role GRiTu nekončí dodáním systému: „Za 5 let od zavedení jsme ani jednou nepřemýšleli o změně dodavatele EDI. Velkou přidanou hodnotu GRiTu vidím v jejich přístupu. Vytrvale nám pomáhali od samého začátku a cítím, že pro nás nejsou jen dodavatelem, ale také partnerem a mentorem, který nám poradí nejen s EDI, ale automatizací obecně. Oceňuji, že mám po ruce konzultanty, kteří náš byznys znají a můžu se na ně obrátit.“