To s sebou přineslo i neudržitelný nárůst počtu softwarových nástrojů a potřebu přechodu na snáze škálovatelnou architekturu, která zajistí přenos informací skrze celou firmu a umožňuje napojení na externí systémy.

Kurýrní společnost DPD SK je předním poskytovatelem balíkových služeb. Díky využití nejmodernějších technologií, odborným zku­še­no­s­tem a péči o zákazníky je DPD spolehlivým partnerem při přepravě zboží. To jde ruku v ruce se snahou o neustálou digitalizaci a inovace, o čemž svědčí i jejich přechod do cloudového prostředí.

„Změnu inicioval samotný management firmy, který si uvědomoval potřebu efektivnějšího systému, jenž nabídne veškeré funkce dle potřeb zaměstnanců. Stejně tak jsme věděli, že dosud využívaný systém se pro dlouhodobě udržitelný rozvoj nehodí. Spočítali jsme si proto potřebnou investici, přínosy a návratnost projektu, což nás dovedlo k řešení SAP S/4HANA Cloud, které naše potřeby pokryje. Rozhodně padl i známý mýtus, že migrace do cloudu je nákladný projekt na řadu let. Naopak, i díky intenzivní spolupráci s experty z Consulting Company Novasoft se nám podařilo spustit nový systém podle plánu,“ říká Marína Kunská, financial director DPD SK.

Společnost DPD SK už měla předešlou zkušenost se SAP, ale pro svůj rychlý růst potřebovala software připravený na budoucí rozvoj a vývoj nových funkcí. Naopak údržba a rozvoj většího množství nástrojů provozovaných on-premise se ukázala jako neperspektivní. Řešení SAP S/4HANA Cloud přináší jak potřebné funkce, tak i jistotu udržitelnosti a rozvoje systému do budoucna a pod jednou střechou. Právě díky propojenosti a komplexitě celého systému padla volba právě na SAP. Následně přišel na řadu výběr partnera pro implementaci, kterým se i díky předchozí úspěšné spolupráci v rámci BiQ Group stali experti z Consulting Company Novasoft.

Jedno oddělení, jeden nosný nástroj

Jedním z problémů, se kterým se rostoucí společnosti potýkají, je nástrojová roztříštěnost. Jednotlivá oddělení sice mají zavedený software odpovídající jejich potřebám, ale nemají jeden zdroj prav­dy, jenž by data napříč firmou propojoval. V DPD SK proto provedli analýzu a nastavili plány, které produkty chtějí využívat, respektive které procesy chtějí do SAPu dále přesunout. Stejně důležitá byla rychlost implementace a její co nejrychlejší návratnost.

SAP S/4HANA Cloud se stal nosným produktem pro finanční řízení celé společnosti, který využívají od samého počátku oddělení napříč firmou, například marketing. Do budoucna je v plánu zahrnout systémy vystavování faktur nebo zpracování dobírek, přičemž společnost eviduje téměř polovinu balíků právě na dobírku. Tento trend by pak měl procházet napříč firmou. Bylo důležité a nezbytné dosáhnout jednotné enterprise architektury a využívat SAP jako nosnou platformu.

Hladký přechod do cloudu vyžaduje spolupráci obou stran

Již před zahájením spolupráce proběhly workshopy, kde se zjistily potřeby uživatelů. Tím se vytyčil základní směr a zároveň ušetřila spousta času. V minulosti bylo nasazení SAP drahé a zdlouhavé – v řádu let. S příchodem cloudu je toto již minulostí. Implementace, která by měla trvat deset let, trvala v tomhle případě rok. „Zároveň je však třeba takové změny podpořit change managementem, zejména výběrem správných lidí, kteří dokážou validovat změny, procesy, ale i distribuci informací, což pro společnost nepředstavoval žádný problém. Důkladné konzultaci bylo věnováno mnoho času a vše bylo doladěno na místě. Nejen díky profesionalitě DPD SK, ale také díky týmové práci Consulting Company Novasoft a skupiny BiQ Group bylo dosaženo rychlého a pozitivního výsledku. O to více mě těší, že DPD SK patří mezi ty osvícené společnosti, které dokážou změnu odřídit a dotáhnout. Díky tomu jsme dokázali bez větších potíží spustit celý produkt naráz,“ popisuje Michal Korf, COO BiQ Group.

Čištění dat zabralo čtyři měsíce

Čištění dat bylo jednou z nejnáročnějších aktivit celého projektu. Typicky se jednalo o data o produktech, která se časem mění, takže je bylo třeba správně standardizovat a migrovat. Druhou podstatnou část tvořilo řízení změn, konfigurace a přijetí produktu napříč firmou – od financí až po marketing. „To je obrovská výhoda standardizovaných řešení – jsou vyladěné podle zkušeností tisíců firem v daném odvětví, umožňují rychlé nasazení a přinášejí okamžitou přidanou hodnotu. Navíc veřejný cloud jako takový šetří nejen čas, ale i peníze zákazníků ve srovnání s tím, kdyby chtěli soukromé řešení,“ vysvětluje Martin Ferenec, generální ředitel SAP Slovensko.

Právě osvojení nového systému hrálo klíčovou roli. Mezi první viditelné výsledky se řadila například kvalita reportů, kdy nový systém má k dispozici aktuální data, umožňuje sledování čísel, vývoje a trendů. To byl zásadní rozdíl oproti původnímu systému, který měl v tomto ohledu měsíční zpoždění a neumožňoval rychlejší reakce na problémové situace. „Možnost pracovat s daty v reálném čase je obrovským benefitem SAP S/4HANA. Nejen rychlost, ale i efektivita práce například při pravidelných měsíčních uzávěrkách dramaticky stoupla,“ doplňuje Martin Ferenec.

Boris Zovčák, COO a spoluzakladateľ BiQ Group

„DPD SK jasně ukazuje, jak se může lokální pobočka, která je součástí mezinárodní skupiny, skokově rozrůst. Původní on-premise infrastrukturu, v níž se mezigeneračně shromáždila řada nástrojů, už nebylo možné kvůli vzrůstající komplexitě a nákladům efektivně rozvíjet. Vznikla tedy přirozená potřeba jejich obměny. V DPD SK měli od začátku jasno, že budou následovat trend jedno řešení – jeden dodavatel. Od počátku jsme se tak mohli soustředit na samotnou implementaci a naplnění stanovených cílů,“ uzavírá Boris Zovčák, COO a spoluzakladatel BiQ Group.

Radim Trávníček Autor článku je SAP Cloud solution architect v Consulting Company Novasoft.