Výše nastíněným způsobem lze snadno agendy vyřešit a je konečně možné se věnovat hlavnímu poslání firmy, vydělávání peněz. Problém však může nastat, pokud se firmě opravdu daří, vydělává peníze, roste a její agendy jsou stále stejné. Ty, které na začátku fungovaly, najednou nepočítají s větším počtem lidí, s vyššími nároky, nebo dokonce s nějakými procesy. To vše začíná firmu brzdit, až dojde do stavu, kdy je třeba udělat razantní řez. Řez, který bolí, stojí dost času i peněz. Také lidé se musí naučit najednou fungovat jinak.
Protože nyní si můžeme dovolit investovat a často slýcháme o výhodách portálu, bez kterého se žádná úspěšná společnost neobjede, vyřešíme portálem i naše problémy. Instalace nebývá složitá, pár kliknutí a je hotovo, problémy vyřešeny.
Vyřešeny pouze na první pohled. Na ten druhý se nic nezměnilo. Portál sám o sobě nepomůže, nemá náplň, kterou do něj přináší právě nastavené procesy a připravené agendy. Takto do něj lidé pouze přenesou své stávající návyky. Chtělo by to někoho, kdo by pomohl, vedl za ruku, předal know-how a zavedl i ty procesy. Procesy, které se na začátku hrozně nelíbily a zaváněly omezováním růstu.
Měli bychom to tedy udělat pořádně – analyzovat a nastavit procesy, přesně zjistit své potřeby, udělat výběrové řízení, pořídit hardware vyhrazený pro tyto agendy, zakoupit vybraný software, najmout konzultanty na jeho implementaci a uzavřít smlouvu o podpoře garantující reakční dobu v případě problémů. Po vyčíslení nákladů většina firem začne přemýšlet, zda opravdu vyváží přínosy z jeho implementace.

Jednorázové náklady nebo pravidelné výdaje?

Druhou variantou je pronájem hotových a nastavených agend. Tato varianta je většinou zastřešená slovem cloud nebo SaaS (software-as-a-service). A právě tento způsob může počáteční náklady vhodně odstranit. Místo vysokých vstupních nákladů získáme řádově menší, o to však pravidelnější, provozní výdaje. Ty jsou, na rozdíl od prvního pojetí, naprosto jasné, není nutné počítat s náhodnými poruchami serveru nebo platbami za pravidelnou obnovu používaných programů. Potřeba mít nastavené procesy a znát své potřeby zůstává, byť většina firem je v případě pronájmu odsune tím, že se přizpůsobí vybrané aplikaci.
Odpůrci možná v tuto chvíli začínají počítat a vychází jim, že již za pár let by byly počáteční náklady splacené a „vydělávalo“ by se. Většinou přitom zapomínají počítat s lidskou prací na údržbu serverů, jejich obnovu, zálohování, napájení a na pronájem místa pro ně.
Hodí se zde přirovnání k systému mobilních telefonů. Ty jsme si také zvykli kupovat dotované a platit za jejich provoz každý měsíc tolik, kolik zrovna využijeme. Nikdo neargumentuje tím, že vlastně pořizovací (dotovanou) cenu přístroje výrazně přeplatí díky nutnosti provolat určitý paušál. Naopak, jsme rádi, že služba funguje, že se někdo stará o provoz vysílačů a o to, že si v podstatě kdykoliv můžeme zatelefonovat.

Nevýhody hostovaných aplikací

Hostovaných aplikací existuje v dnešní době velké množství, a tak nemusí být snadné si vybrat tu správnou. Díky nízkým měsíčním nákladům ovšem částečně odpadají obavy o výběr toho nejlepšího, protože službu mohu kdykoliv vypovědět a přesunout se k té, která bude splňovat mé požadavky lépe. Daní za takovou flexibilitu je ovšem nutnost migrovat pořízená data opakovaně do systému, který momentálně vyhovuje.
Nevýhodou hostovaných aplikací může být fakt, že mnohdy neřeší všechny požadované agendy a člověk skončí ve skládačce několika různých služeb, které spolu vzájemně nekomunikují, a do nichž je navíc nutné se přihlašovat jiným uživatelským jménem a heslem.
Z výše uvedených důvodů je vhodné mít již na začátku plán agend, které budeme potřebovat do budoucna převést do elektronické podoby, abychom vybrali systém, který je bude umět řešit a postupně zapojovat tak, jak budeme potřebovat.
Mnoho společností se také obává o bezpečnost svých dat, což je přirozené, protože pro firmu neexistuje nic cennějšího. Zeptejte se však těchto společností, jak s daty nakládají nyní. Překvapivě zjistíte, že většina z nich data nezálohuje ani žádným zvláštním způsobem nechrání. Také statistiky ukazují, že data se neztrácí na síti, ale většinu zcizení dat mají na svědomí zaměstnanci podniku. Zprávy o zcizení informací na síti však bývají výrazně viditelnější a diskutovanější, protože se většinou ztratí řádově více dat.

Přínosy pronájmu aplikací

Zamyslet se také musíme nad tím, které agendy vlastně provozovat formou pronájmu. Fakturace, účetnictví nebo service desk jsou v dnešní době takřka jasné. Sdílené úložiště dokumentů a jejich správa se začínají prosazovat i díky stále rostoucím rychlostem internetových připojení. Téměř nutností se stává v okamžiku, kdy potřebujete dokumenty sdílet s okolním světem (dodavateli) a právě díky hostování šetříte vlastní internetovou linku. Forma pronájmu však přináší také důvod elektronizovat další agendy, které do dnešního dne nedávaly smysl – žádanky o cokoliv, přehled dovolených, předaného majetku, cestovní příkazy nebo rozúčtování nákladů na mobilní telefony.
Z pohledu malé společnosti je nákup drahého plnohodnotného systému pro správu zmíněných agend zbytečný, papír je výrazně flexibilnější a dostačuje. Již zmíněné náklady na pořízení hardwaru, softwaru, implementaci na míru a pravidelnou správu většinou nevyváží přínosy, které mohutný systém do společnosti o několika lidech přinese. S pronájmem se ovšem stává dostupný i pro tyto společnosti. Sice možná stojí pořád víc než ten list papíru, ale když do jeho ceny započtete i čas jednotlivých pracovníků strávený běháním po chodbách a sháněním podpisu, vyjde vám, že pronájem je levnější. Pokud máte navíc situaci komplikovanou více pobočkami, je možné, že přínosy budou ještě viditelnější.
Každá společnost je unikátní, její potřeby a jejich možná řešení se ovšem dají částečně přenášet. I díky tomu mohu tvrdit, že ani malá firma se nemusí bránit zavedení řešení pro podporu vnitřních procesů, protože jí může pomoci fungovat efektivněji a snáze se zvětšovat. Zda se při implementaci rozhodnout pro tradiční cestu „jednorázového“ nákupu, nebo pronájmu, je jen na vás. Již nyní je však jisté, že s růstem vaší firmy se budou nůžky mezi náklady na elektronické řešení a „papír“ rozevírat ještě víc. Myslete proto na budoucnost již dnes.

Martin Humpolec
Autor pracuje jako produktový manažer systému Boss ve společnosti Digi Trade.