Využití cloudových služeb menšími organizacemi je již skutečností. Zaměřme se specificky na oblast zvanou software jako služba (SaaS), neboli aplikace jako služba, která je pro menší firmy asi nejzajímavější oblastí. Ta jim totiž přináší pravděpodobně největší úspory, a to jak finanční, tak z pohledu lidských zdrojů.
E-mailové aplikace nebo kancelářské balíky, to jsou nástroje, na kterých lze nejlépe demonstrovat výhody cloudových služeb oproti tzv. on-premise řešením (zakoupení a provozování softwaru na vlastní výpočetní technice). Mezi nesporné výhody patří dostupnost služeb, jejich spolehlivost, a hlavně finanční atraktivita, což jsou zejména pro malé firmy velmi pádné argumenty. Vždyť pro ty nejmenší firmy lze tyto služby pořídit dokonce zdarma. Pokud na druhou stranu vah dáme investice do hardwaru, softwaru, do jejich údržby, správy, aktualizací, čas strávený s úkolováním a kontrolou ať už vlastních nebo externích pracovníků, kteří se mají o tyto aplikace starat, pak je rozhodování o využití těchto cloudových služeb vcelku jednoduché.
Tato jednoduchá rovnice platí především pro vysoce standardizované aplikace, kde se nepočítá prakticky s žádnou individualizací poskytovaných služeb ani samotných aplikací. Takový přístup umožňuje poskytovateli cloudových řešení naplno využívat výhod cloudu, minimalizovat náklady spojené s provozováním služeb, a tím také nabídnout zákazníkovi atraktivní cenu. Rozhodování o tom, zda tyto služby využít, se pak zužuje prakticky jen na to, zda uspořené finance a čas stojí za určitou ztrátu „kontroly“ nad svými daty, respektive zda vybraný poskytovatel cloudu garantuje dostatečnou bezpečnost těchto dat.
Tady je však třeba připomenout všeobecně známou poučku, že největším bezpečnostním rizikem pro firmu je vlastní zaměstnanec. Navíc otázka bezpečnosti je pro každého poskytovatele cloudu jednou z nejdůležitějších, dokonce bych řekl, že tou nejdůležitější. Vždyť jakýkoliv únik dat pro poskytovatele cloudu znamená ohrožení jeho samotné existence. Přesto je otázka bezpečnosti dat uložených „někde v oblacích“ pro mnohé firmy tou klíčovou a nelze ji zlehčovat.
Čím je však požadovaná služba či aplikace složitější, čím více stoupá potřeba její individualizace podle potřeb zákazníka, tím více otázek vyvstává a tím více je rozhodovací proces cloud či on-premise komplikovanější. Kromě otázek finančních vyvstávají otázky jako: Kdo mi ukáže všechny možnosti té či oné aplikace? Kdo mi poradí při její parametrizaci a nastavení? Kdo zaškolí mé zaměstnance? Kdo mi poradí při práci s aplikací? A mnoho dalších.
U specificky zaměřených aplikací typu CRM, personálního managementu či projektového řízení lze ještě využívat vyšší míry standardizace, a lze tedy relativně jednoduchou, a hlavně pro zákazníka srozumitelnou formou zabezpečit automatizované poskytování těchto SaaS řešení. Avšak u náročnějších aplikací typu ERP je již standardizace velice obtížně dosažitelná a použití jednoho a téhož ERP systému se v různých firmách může diametrálně lišit. I v případě, že zákazník potřebuje využívat pouze standardní funkčnost systému bez nutnosti použití jakýchkoliv doplňků, či dokonce specifických programových úprav, může být nastavení systému a jeho parametrizace zákazníkem samotným pro něj nepřekonatelným problémem. V těchto případech je nezbytné kromě typických cloudových služeb poskytnout zákazníkovi další neméně důležité služby, typické spíše pro on-premise řešení. Jedná se především o implementační služby, školení uživatelů, ale i individuální podporu při užití aplikace.
Při rozhodování mezi cloudem a řešením on-premise jsou nejdůležitějším rozhodovacím kritériem peníze. U e-mailových aplikací či kancelářských balíků jsou finanční výhody takového řešení evidentní. Jiná situace je však u aplikací, jejichž použití je podmíněno placením licenčních poplatků a jejichž poskytování vyžaduje i další, podpůrné služby. Praktikovaný model, kdy cena licenčního poplatku je odvozena od počtu uživatelů, nutí poskytovatele těchto řešení promítat licenční poplatky do ceny svých služeb a tím se finanční výhody cloudu částečně relativizují. Náklady na podpůrné služby, ať už jsou poskytovány na cloudové řešení či na on-premise řešení, se nijak dramaticky neliší, avšak v celkové ceně služby jsou též významně zastoupeny. V konečném důsledku to znamená, že výhoda nižších celkových nákladů (TCO) na cloudové řešení oproti on-premise řešení se u těchto aplikací s rostoucím počtem uživatelů relativně snižuje. Pokud si navíc uvědomíme, že větší firmy mají často již vybudovanou svou vlastní strukturu IT včetně vlastních IT specialistů, není u těchto firem jednoduché odůvodnit a prosadit převedení aplikací z on-premise na veřejný cloud. Pokud se větší firma rozhodne pro cloudové řešení, pak jde většinou o specifické nekritické agendy. U aplikací typu ERP, které postihují kritické procesy ve firmě, pak nad finančními přínosy většinou zvítězí argumenty ohledně bezpečnosti, rizik i prosté obavy ze změn.
U menších firem je však situace jiná. U menšího počtu uživatelů jsou finanční výhody cloudového řešení i při započtení poplatků za licence a podpůrné služby stále významné. Více či méně standardizovaná řešení nabízená v cloudu většinou pokryjí potřeby těchto firem, a pokud jsou ke složitějším aplikacím poskytovány i kvalitní doprovodné služby, je cloudové řešení pro menší firmy reálnou a ve většině případů levnější alternativou k on-premise řešení. A nejde jen o podružné nekritické aplikace. V posledních letech se výrazně zvýšila poptávka menších firem i po cloudových řešeních ERP systémů. To potvrzují i statistiky, kdy při porovnání počtu implementací ERP systémů v cloudu vůči implementacím on-premise je tento poměr v malých firmách dvojnásobný oproti firmám střední velikosti a mnohonásobně vyšší než ve velkých firmách. Podle průzkumu firmy Aberdeen Group „SaaS and Cloud ERP Trends, Observations and Performance 2011“ využívají SaaS jako formu řešení svého ERP systému malé firmy v sedmnácti procentech případů, střední v osmi procentech a u velkých firem to jsou jen dvě procenta. ERP řešení byla dosud asi poslední baštou, kde se cloudová řešení těžko prosazovala. Ale právě díky menším firmám se tato situace zásadně mění.
Pokud tedy mluvíme o využití cloudových služeb menšími organizacemi, tak právě tyto organizace jsou těmi, které aktivně vyhledávají možnosti, jež jim cloud nabízí. Tomu nahrávají i dynamické změny v těchto firmách, kdy například dosud vedené agendy v kancelářských balíčcích již nepostačují a je třeba je nahradit buď specializovanou aplikací, nebo dokonce komplexním ERP systémem. A právě při těchto změnách majitelé menších firem zvažují, jakou formou tyto aplikace pořídit a využívat. A cloud je pro ně již plnohodnotnou alternativou k on-premise řešením, a to v celém spektru aplikací, od těch nejjednodušších až po komplexní ERP.

Lubomír Paprčka
Autor působí jako channel enablement & solution expert ve společnosti SAP ČR.