Pojďme se podívat, jak takový systém funguje. Základem je evidence licencí v systému Asset Management (na schématu označeno č. 1.). Zde jsou také evidovány všechny zodpovědné osoby za licenční čistotu na konkrétních počítačích nebo skupiny osob. Následně je zde možné definovat SW produkty, které by se měly automaticky kontrolovat. Také je možné nastavit, aby Software Asset Management Assistant některé licence přiřazoval a odebíral zcela automaticky podle potřeby. To může šetřit práci IT týmu při spravování licencí, které jsou nakupovány ve velkých množstvích. Program pro evidenci licencí přiděluje licence inteligentně a snaží se přidělit správnou licenci na správný instalovaný SW, přičemž respektuje i nákladová střediska, která licenci vlastní.

Obr. 1: Schéma procesů a vazeb při nasazení nástroje automatizace správy SW licencí.

Veškerou následnou rutinní činnost zajišťuje Server (na schématu označeno č. 2.), který pracuje plně automaticky a nezávisle na lidském zásahu. Server sbírá pomocí detekce po síti informace ze všech počítačů o instalovaném SW. Následně rozpozná podle knihovny, jaká licence je na zjištěný SW potřeba. Pokud některý SW nenalezne ve své knihovně vzorů, vyžádá si automaticky aktualizaci z centrálního Internet Serveru (na schématu označeno č. 3.), kde je on-line dostupná a pravidelně aktualizovaná knihovna SW produktů.

Pokud identifikuje, že na daném počítači je nelegální SW (na schématu označeno č. 4.), zašle e-mailem upozornění na zodpovědnou osobu o porušení licenční čistoty. Tento e-mail obsahuje nejen informace o tom, který SW nemá na počítači být, ale zároveň informace o náhradním SW, který je schválenou ekvivalentní náhradou daného produktu (ukázka upozornění viz obrázek 2). 

Obr. 2: Pokud SAM systém identifikuje, že na daném počítači je nelegální SW, zašle e-mailem upozornění na zodpovědnou osobu o porušení licenční čistoty.

Daný počítač je zařazen do zostřeného režimu kontroly. Pokud zaměstnanec neprovede do určeného času nápravu, Server zašle další upozornění, které je obvykle směřováno i na nadřízeného daného pracovníka. Systém je také možné napojit na Service Desk a v případě, kdy je problém opakovaně neřešený, může dojít k automatickému založení incidentu (na schématu označeno č. 5.). Celý tento proces probíhá dávkově, aby nedocházelo ke zbytečnému zatížení SQL serveru a je možné jej naplánovat na noční hodiny. Díky této autonomní inteligenci se IT manažer (na schématu označeno č. 6.) nemusí o nic starat ani hledat v aplikaci a přitom obdrží výsledky interního SW auditu formou reportu e-mailem, jako PDF soubor (ukázka reportu viz obrázek 3). 

Obr. 3: Ukázka reportu s výsledky interního SW auditu.

Úlohu „hlídacího psa“ zde přebírá systém a tato nepříjemná role tak nepřipadá na pracovníky IT. Systém Asset Management Assistant výrazně ulehčuje práci IT týmu při udržování licenční čistoty a je zcela nepostradatelný pro Softwarového manažera nebo IT manažera v každé společnosti.

Ing. Aleš Studený Autor článku je ředitelem služeb ve společnosti ALVAO. Jeho tým konzultantů zlepšuje IT v českých i zahraničních firmách tak, aby fungovalo formou služby. Je aktivní v publikaci odborných článků na téma řízení IT (ITSM) a tuto problematiku přednáší na vysokých školách.