Jak nejlépe využít moderní řešení pro správu dokumentů? Co všechno mohou firmy od těchto řešení očekávat? Co jsou to dokumentové procesy a k čemu pomůže analýza jejich optimálního nastavení?

Od digitalizace k procesům

Správa dokumentů může zahrnovat nejen samotnou vstupní digitalizaci, či příjem dokumentů v již digitální formě, následné vytěžování jednotlivých informací a konečné uložení například v elektronickém archivu, ale úzce souvisí také s řízením firemních procesů, tedy správou celého životního cyklu dokumentu uvnitř společnosti. Souhrnně tyto služby nazýváme dokumentová řešení. Právě jejich efektivní využití i správné individuální nastavení může významně snížit mzdové i skladovací náklady či předcházet administrativním pochybením, jako je například nedodržení termínu při platbě faktur.

Co je to proces?

Dokumentové procesy jsou ještě stále velkou neznámou nejen pro mnohé administrativní pracovníky, ale i samotné firmy. Procesem přitom může být i prosté každodenní přijetí faktury. V praxi to často vypadá následovně: Poštou přijde faktura, jeden ze zaměstnanců ji převezme, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde ji zpracují a založí do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musejí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá takto: Faktura je po přijetí naskenovaná a tím vstupuje do automaticky řízeného elektronického procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde a odešle ji nejprve odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž automaticky hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Nakonec je faktura automaticky uložena do elektronického archivu, kde je kdykoli snadno dohledatelná.

Výhody řízení firemních procesů

• celkové zrychlení procesů
• přehled a kontrola
• standardizace a optimalizace procesů
• snížení chybovosti
• automatizace a ochrana
• celkové snížení nákladů

Správné nastavení

Každá služba vyžaduje správné nastavení nejlépe podle individuálních požadavků uživatele. To platí také pro řízení firemních procesů, jejichž optimalizace zajistí skutečně efektivní správu dokumentů. Právě správným nastavením těchto procesů můžete nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílíte významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Analýza procesů je vhodná nejen pro firmy, které o správě dokumentů teprve uvažují, ale také pro ty, které řízený oběh elektronických dokumentů již využívají. Těmto firmám by měl profesionální dodavatel dokumentových řešení ověřit, zda využívají úplný potenciál řízených procesů a případně jim navrhnout novou podobu komplexního řešení pro správu dokumentů.

Na co se zaměřit?

Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.

Obavy nejsou na místě

Pokud vás před zavedením obdobných systémů odrazuje náročný proces implementace a následná složitost systému, nemusíte si s tímto dělat starosti. Tyto obavy jsou dnes již neopodstatněné. Moderní dokumentová řešení se vyznačují jednoduchostí ve všech směrech. Například pro sestavení potřebného procesu či vytvoření formuláře již není zapotřebí programování složitých kódů. Práce se samotným systémem funguje na principu drag and drop, který je velice intuitivní.

Michal Grepl