Spisová služba v elektronické podobě

Systémy správy dokumentů a informací pomáhají pracovním týmům i velkým organizacím efektivně spravovat a organizovat práci s obsahy dokumentů a zajistit jejich maximální dostupnost a ochranu.Tyto DMS systémy pro archivaci a správu elektronických dat a informací se stále více rozrůstají v komplexní řešení pro správu obsahu tzv. ECM (enterprise content management) řešení. Postupně tak může docházet u zákazníka k nahrazení samostatných informačních systémů komplexním ECM řešením. Na druhou stranu, rozsáhlé možnosti těchto řešení kladou stále větší požadavky na dodavatele i odběratele v celkovém využití funkcí daných systémů.
Počet dat, info... více »

Web content management

Každá společnost vlastní informace, dokumenty, multimédia, databáze apod. v elektronické podobě, a pokud chce dobře fungovat, měla by tyto informace nějakým řízeným způsobem spravovat a využívat. Klíčovým se stává spolehlivé uložení takovýchto informací, tedy bezpečné uložení se zabezpečením proti neoprávněnému přístupu a proti ztrátám dat, a také zajištění efektivního přístupu k informacím.
U řešení web content managementu (WCM) je kladen důraz zvláště na druhý bod – na zpřístupnění informací prostřednictvím webu uživatelům, klientům, partnerům, zaměstnancům apod. Nasazením řešení WCM dostává společnost do rukou nástroj, kter... více »

Co nabízí systémy ECM?

Enterprise content management (ECM) zůstává diskutovaným termínem, za kterým si každý představí něco jiného. Někdo vidí oběh dokumentů, jiný komplexní systém, další skenování dokumentů. Systémy ECM nejsou na našem trhu novinkou, a přesto někteří z nás stále nevědí, jak na ně nahlížet. Informace jsou již dlouho právem považovány za jednu z hlavních deviz podnikání. Stejně jako v případě jiných populárních termínů je i ECM definován různě. Zpravidla se velcí výrobci snaží ustanovit sami sebe lídrem na trhu, a proto zavádějí nová označení, kterými dokazují, že právě jejich technologie je nejnovější a nejpokrokovější. Tento fakt bohužel způsobuje... více »

ECM šetří čas i náklady

Minimálně třetinu nákladů na práci s informacemi ušetří společnost po dvou letech od nasazení enerprise content managementu. Moderní správa dokumentů a jejich převedení do jednotného úložiště navíc zabrání na jedné straně duplicitě, na straně druhé neúplným a neaktuálním informacím. Trend, který se v Česku projevuje teprve pár let, je dnes ve světě standardem.
Enterprise content management (ECM) se v posledních letech skloňuje ve všech pádech. Jde totiž o soubor velmi účinných nástrojů, které umožní spravovat elektronický obsah dokumentů v tom nejširším slova smyslu. A správa dokumentů je v současné době pro většinu společností více než ... více »

Elektronický oběh dokumentů šetří čas a finance

Elektronická komunikace je dnes pojmem skloňovaným všude a ve všech pádech. Dostupné připojení do sítě internet, dostupné počítače a softwarové vybavení umožnilo její masivní rozšíření. V podnikové sféře je dnes samozřejmostí využívaní elektronické pošty, která postupně vytlačuje korespondenci papírovou. Ač naše země není lídrem v oblasti využívání IT v domácnostech, i zde už jsme si zvykli na výhody elektronické pošty nebo dalších způsobů elektronické komunikace – instantního messagingu ICQ, MSN či chatu. Využíváme však všechny možnosti, které nám elektronická komunikace nabízí?
V podnicích, a zejména na úřadech je dodnes kupodivu velmi... více »

Perspektivy e-fakturace pro malé a střední podniky

Pozornost poskytovatelů ICT služeb se přesouvá od velkých firem ke středním a menším společnostem. Mnozí odborníci hovoří o tom, že průlomovou službou v oblasti B2B integrace v tomto segmentu se může stát elektronická fakturace. V současné době však nejsou na trhu k dispozici dostatečně rozšířená a standardizovaná řešení.
Elektronická fakturace narozdíl od mnohých jiných IT projektů přináší okamžité a přesně vyčíslitelné přínosy. V České republice je vydáváno zhruba 700 milionů faktur ročně, z toho přibližně 40 % stále na papíře (odhad na základě čísel dostupných pro skandinávské státy). Pokud se zaměříme pouze na „quick-wins“ v podobě o... více »

ECM automatizuje a zrychluje procesy

Když se dneska řekne „elektronické workflow“, tak si většina z nás něco představí, nebo alespoň přizná, že už to slovo slyšela. Zvláště když se v práci musíme vypořádat s termíny jako procesy, optimalizace, efektivita nebo snižování nákladů. A elektronické workflow opravdu vypadá jako zajímavé řešení optimalizace firemních procesů. Tedy teoreticky. Prakticky si hodně lidí stále myslí, že papír je přece jenom papír a když už po nich někdo chce něco schvalovat, tak ať je to hezky podepsané (také to chvíli trvalo, než ten svůj podpis dotáhli do té pěkné podoby). A tento článek je určen právě těmto lidem. Nesnaží se je přesvědčit, že bez workflow... více »

Kdy se ECM vyplatí?

Enterprise content management není pouze soubor produktů nebo technologií. Jsou to především řešení. Nejen na míru celé firmy zákazníka, ale řešení podle business potřeb jednotlivých oddělení firmy. Samotná technologie zde nastupuje až v druhém sledu a dodává komplexnímu řešení potřebnou technickou podporu – jednotnou centralizovanou platformu.
Jednou z klíčových oblastí ECM stále zůstává správa dokumentů a jejich elektronické workflow. Tato řešení vnáší pořádek do práce s dokumenty, kontrolu nad jejich životním cyklem a také zrychlení procesů. Do popředí se dále dostává snaha o splnění legislativních požadavků, s čímž souvisí například ... více »

Správa e-mailů jako součást ECM

E-maily jsou nezbytnou součástí dnešní obchodní i soukromé komunikace a jejich počet neustále dramaticky roste. A stejně tak roste i počet e-mailových zpráv, které jsou z různých důvodů uloženy v e-mailových archivech, do nichž je často nutné nahlédnout a příslušný e-mail vyhledat. Aby bylo možné efektivně pracovat s obrovským množstvím e-mailů, vznikly systémy pro jejich správu, které patří k nejdynamičtěji se rozvíjejícím segmentům na dnešním softwarovém trhu. Tyto systémy se navíc stále častěji stávají součástí komplexní firemní strategie pro správu podnikového obsahu.
Správa podnikového obsahu (enterprise content management – ECM) je... více »

ERM – další zkratka v IT slovníku

Za posledních několik let se doslova roztrhl pytel s různými zkratkami a akronymy v IT. Začalo to nenápadně samotným IT, pak přibyly CRM, ERP, MIS, aby se záhy přidaly SCM, ECM a další „kódy“, o nichž odborníci tvrdí, že jsou naprosto nepostradatelné pro efektivní řízení podniku. Pojďme se podívat na další přírůstek do této rodiny, a to ERM, neboli enterprise rights management.
Opodstatnění enterprise rights management, tedy podnikové správy práv, vychází ze specifika dnešní „zasíťované“ doby. Učebnicová poučka zní, že pokud chce zůstat společnost konkurenceschopná, musí vyvíjet novější, lepší a účinnější produkty při co možná nejnižších... více »