Ať už jde o obce, kraje či jakékoli další úřady, všechny se shodují v jednom: hlavními oblastmi, které potřebují řešit prostřednictvím informačního systému, jsou ekonomika, problematika územněsprávní a v poslední době zejména integrace procesů napříč celým úřadem.
„Jako nejsilnější téma je dnes vnímána integrace,“ říká Alan Karlach, ředitel divize Veřejná správa ve společnosti Asseco Solutions. „Současný stav mnoha úřadů je totiž velmi neuspokojivý. Různé agendy se řeší prostřednictvím samostatných modulů od několika různých dodavatelů a jejich úroveň propojení je často nedostatečná. Důsledkem je, že jeden uživatel při své práci prochází několika softwarovými prostředími, takže efektivita využití každého z nich je pochopitelně velmi nízká.“

Úřad a svět kolem něj

To by samo o sobě zřejmě nebylo dostatečným impulzem k zásadním změnám. V poslední době se však čím dál silněji hlásí nutnost integrovat software úřadů s okolním elektronickým světem, jako jsou datové schránky či další projekty v rámci e-governmentu. Navíc jedním z příjemných důsledků integrace budou vymoženosti, které už několik let oceňují zaměstnanci v komerční sféře, protože jim urychlují a zjednodušují práci, například workflow.
„V našem systému podporujeme dokonce několik úrovní workflow, protože ne každý úřad potřebuje a využije všechny možnosti, které nabízí jeho nejvyšší úroveň,“ říká Alan Karlach. „Nejjednodušší úroveň funguje prostřednictvím modulu s výmluvným názvem Schvalování, které využijí hlavně menší a střední úřady. Na něj jsou také navázány další moduly, jako Faktury či Objednávky, čímž se práce s dokumenty opravdu maximálně zrychluje, a hlavně zjednodušuje. Pro velké úřady máme připraveno komplexní integrační prostředí, jehož součástí je nejen workflow, ale také business intelligence.“
Podívejme se podrobněji na situaci na úřadech, respektive na zmíněné oblasti, které zde software řeší. Zdejší ekonomika se v podstatě skládá z tvorby rozpočtů, výkaznictví a účetnictví. Tyto tři oblasti jsou zde vzájemně velmi těsně provázány a v ideálním případě je řeší tři moduly téhož systému.
K ekonomice na úřadech, podobně jako ve kterékoli firmě, však patří také objednávky, evidence došlých a vydaných faktur, komunikace s bankou, evidence pokladny a majetku a zpravidla také skladové evidence. I tyto oblasti by ve specializovaném softwaru měly být řešeny příslušnými moduly, které musí být provázané s těmi, jež řeší rozpočet, výkaznictví a účetnictví, protože mezi nimi jsou z logiky věci velmi úzké vazby.
A s ekonomikou souvisí pochopitelně i potřeba úřadu komunikovat s občanem na téma předpisy a k nim se vztahující poplatky a pohledávky. Není dne, kdy by i na ten nejmenší úřad nezašel někdo přihlásit psa, zajistit odvoz odpadu či sjednat zábor prostranství. I toto všechno musí samozřejmě dokázat řešit informační systém.

Konec dlouhých front

Zaměřme se nyní na další širokou oblast, zvanou územněsprávní agenda. Jak už bylo zpočátku řečeno, ani ona se dnes neobejde bez podpory softwaru. Systém by měl obsahovat moduly územní, jako například Registr obyvatel, Registr nemovitostí, Územně identifikační registr, Matriku, Vidimaci a Legalizaci, a také ten, který se používá jen jednou za čas – modul Volby. Tím však výčet nekončí. Další moduly totiž řeší správní agendy, kam patří například stavební úřad, různé zákony, jako vodní či silniční nebo řešení přestupků, a dokonce i agenda týkající se výherních a hracích přístrojů.
Nesmíme však zapomenout na to, že úřad je tady především pro občana. To však neznamená, že vnitřní informační systém úřadu, o němž byla dosud řeč, musí s občany přímo komunikovat. K tomu může sloužit samostatný systém, který je s informačním systémem úřadu propojen. Takovým komplexním portálovým řešením, které by se dalo nazvat „mostem“ mezi občanem a systémem úřadu – a to ať systémem komplexním, nebo již zmíněnými jednotlivými softwary – je například systém eObec. Může fungovat jako informátor občanů, nazývaný úřední deska, ale i jako kanál pro informace plynoucí od občana k úřadu. Občan může pomocí elektronických formulářů v systému řešit nejrůznější životní situace, ať už jde o vyřízení nového občanského průkazu, nahlášení psa či žádost o rybářský lístek. A pokud i přes veškeré vymoženosti moderní techniky musí úřad navštívit, může si prostřednictvím systému rezervovat čas příslušného úředníka. Systém je navíc napojen na vyvolávací zařízení, takže dlouhé fronty otrávených občanů na chodbách úřadů se už mohou stát jen vzpomínkou z minulosti.

Informace pro Státní pokladnu

Pojďme se nyní ještě podívat na jednu důležitou oblast, kterou musí informační systém obce nově řešit – napojení na Státní pokladnu prostřednictvím Centrálního systému účetních informací státu, zkráceně CSÚIS. Ten je součástí v současné době budovaného Integrovaného informačního systému státní pokladny (IISSP). Příslušná vyhláška vymezuje, kdy, jak a v jakém rozsahu vybrané účetní jednotky předávají účetní záznamy, přičemž ve svých přílohách dále specifikuje formát přenášených dat, požadavky na šifrování a zabezpečení dat i jejich přenosů a dále upřesňuje způsob komunikace mezi účetní jednotkou a CSÚIS.
Aby však mohly informace plynule proudit, jak a kam mají, je třeba zajistit příslušné technologické řešení v systému, který obec k této činnosti využívá. Jeho forma je do značné míry dána přílohami a prováděcími předpisy vyhlášky, zejména tzv. technickým manuálem.
Specializovaný modul v ekonomické části informačního systému sdílí datovou základnu se zbytkem systému. Jde zejména o data z oblasti účetnictví, rozpočtu a výkaznictví a také data společné administrativní části, jako je subsystém správy aplikací a uživatelů. Submodul pro vlastní komunikaci s CSUIS, tj. odesílání a příjem SOAP zpráv, lze provozovat také v režimu odpojení od databáze.

V práci s tímto softwarem lze rozlišit tři hlavní uživatelské role – administrátor, účetní a také zodpovědná osoba. Administrátor nastavuje parametry systému, přičemž jednou z jeho hlavních činností je definování a údržba tzv. zodpovědných osob. Pojmem účetní zde rozumíme uživatele systému, který zodpovídá za sestavení předávaných účetních výkazů a který také provádí jejich konverzi do XML a předává je zodpovědné osobě k odeslání do CSÚIS.
Pojem zodpovědná osoba zde také má přesně definovaný význam. Ten je navíc vymezen již přímo v technické vyhlášce. Stručně lze říci, že je to fyzická osoba pověřená účetní jednotkou a zodpovědná za komunikaci s CSÚIS za tuto účetní jednotku. Provádí pro účetní jednotku kompletaci zpráv (vložení do komunikační obálky), jejich zašifrování a odeslání. Přijímá asynchronně generované zprávy o výsledku přenosu do tzv. Inboxu.

K čemu to všechno?

Smyslem budování Státní poklady a tedy i CSÚIS je přiblížit se k tomu, aby se stát mohl chovat jako lepší hospodář. Aby měl k dispozici včasné, aktuální a přesné informace o svém hospodaření a majetku. Aby mohl provádět operativní finanční řízení a měl i věrohodná data pro statistické účely. Nezanedbatelným důvodem je i snížení administrativní zátěže účetních jednotek a zefektivnění využitelnosti dat. A v neposlední řadě jde – ano, samozřejmě – o peníze. Odhady udávají, že zavedení Státní poklady může ušetřit až jedno procento prostředků státního rozpočtu. A to už stojí za to, i přes nemalé počáteční náklady, protože jde o peníze nás, daňových poplatníků.

Hana Dušková