Při první zmínce o EDI ihned většinu obchodních či finančních manažerů napadnou přímé úspory nákladů vznikající optimalizací procesů s tím souvisejících. Proto jsou elektronické objednávky (ORDERS) a faktury (INVOIC) v rámci EDI těmi zdaleka nejvyužívanějšími zprávami, které přímo nahrazují původní podobu „papírových“ dokladů. EDI jde však ještě dál, jelikož nabízí výrazně širší procesní koncepty, které v klasické papírové podobně prakticky nejsou technicky realizovatelné. K těm velmi aktuálním dnes řadíme zejména potvrzení objednávky (ORDRSP), paletové elektronické dodací listy (DESADV) s SSCC kódy nebo automatické zpracování přehledových reportů z pravidelně generovaných informací o stavu zboží na skladě (INVRPT). Přínosy těchto procesů mezi dodavatelem a odběratelem dnes nabývají na důležitosti nejen pro zvýšení kvality vzájemného obchodního vztahu, ale též z legislativních důvodů. Oproti tomu však zatím stále stojí nedostatečná podpora ze strany výrobců a implementátorů ERP systémů. Těmto několika aktuálním tématům rezonujícím v oblasti FMCG mi proto dovolte věnovat následující řádky.

Položkové potvrzení přijaté objednávky – ORDRSP

Odeslání samotné EDI objednávky ze strany obchodníka a její úspěšné přijetí a automatický import do IS pro následné zpracování na straně dodavatele je naprostým základem. Zásadním zkvalitněním procesu je však zpětná vazba od dodavatele v podobě potvrzení objednávky. V EDI k tomu slouží zpráva ORDRSP – tedy „Purchase ORDer ReSPonse message“. V zásadě touto reakční zprávou posílá dodavatel obchodníkovi zpět jednu ze tří možných odpovědí – ideálně kompletně potvrdí, že dodá všechny položky z objednávky, případně naopak objednávku jako celek zamítne. Třetí, velmi důležitou variantou, je pak možnost potvrdit položky z objednávky pouze částečně, jinými slovy sdělit, že některá z položek bohužel dodána nebude. V každém případě je zásadním smyslem zprávy ORDRSP velmi rychlá zpětná vazba, tedy v řádu minut, hodin, max. jednotek dnů (zejména u non-food zboží). Obchodník má pak následně možnost na vzniklou situaci reagovat např. objednáním jiného typu daného zboží (jiná příchuť, barva, atp.) příp. objednáním substitučního zboží u jiného dodavatele (mléčné výrobky, nápoje, atp.). Vše samozřejmě velmi úzce závisí na sortimentu zboží, jeho exklusivitě, ale též na nastavení a kvalitě obchodního vztahu a řadě dalších okolností.

Dalším velmi důležitým impulzem pro zavedení ORDRSP ze strany řady obchodních řetězců (zejména v ČR) je jejich povinnost vyhovět novelizaci č. 50/2016 Sb. zákona o významné tržní síle (č. 395/2009 Sb.) při prodeji zemědělských a potravinářských produktů a jejím zneužití. Zákon požaduje akceptaci objednávky ze strany dodavatele a jedním z bodů, v rámci úpravy smluvních vztahů obchodních stran, je právě jeho forma. Ta je splněna např. zasláním elektronické zprávy „potvrzení objednávky“ prostřednictvím elektronické výměny informací (EDI), je-li takový způsob akceptace předem sjednán. Není tedy divu, že je nyní ze strany obchodních řetězců o příjem ORDRSP velký zájem, který bude v nejbližších letech dále stoupat. Současně je to opět významný apel na stranu výrobců a dodavatelů ERP systémů, kteří by měli své aplikace o tyto procesy obohatit, jelikož jejich využití je skutečně velmi potřebné a důležité.

Paletové dodací listy s SSCC kódy - DESADV

Elektronický dodací list – zpráva DESADV (DESpatch ADVice message) je dnes již poměrně rozšířenou EDI zprávou. Její výhodou je, že nahrazuje běžnou tištěnou podobu dokladu, ovšem svým automatizovaným importem do ERP/IS výrazně usnadňuje a zrychluje příjem zboží. Ve volné návaznosti na požadovaný proces potvrzení objednávky má rovněž svou oporu v novele zákona o tržní síle. Je to totiž další alternativní způsob písemné akceptace objednávky, je-li takový mezi obchodními partnery předem sjednán, včetně konkrétních podmínek použití, za nichž je zaslání DESADV za akceptaci považováno.

Budoucnost zprávy DESADV však tkví především v její „vyšší“ verzi. Jedná se o paletový dodací list navíc doplněný kódem SSCC (Serial Shipping Container Code). V rámci logistických procesů nejen mezi obchodníkem a dodavatelem je rychlost zpracování dodávky velmi důležitá. Paletová verze DESADV obsahuje takovou datovou strukturu dodávky, kdy je zboží uspořádáno po jednotlivých paletách (logistických jednotkách) s jejich samostatným označením v podobě SSCC kódu. Jedná se o 18-ti místné číslo, uvedené v podobě čárového kódu typu GS1-128 (dříve EAN-128), které je možno snímačem (ručním scannerem) snadno načíst. Celou paletu je tak možno prakticky „jedním pípnutím“ identifikovat ve WMS či ERP systému. Příjem zboží je tak extrémně rychlý a bezchybný, protože dodávané položky zboží na paletách jsou načítány ze zaslaného DESADV. Opět nezbývá, než doufat v širší budoucí podporu zpracování SSCC kódů v ERP systémech, jelikož poptávka na jejich využití bude stoupat.

Sdílení informací o stavu skladových zásob – zpráva INVRPT

Další nevyužitý potenciál v rámci EDI dřímá v oblasti využití výměny pravidelně generovaných přehledových reportů. Typickým příkladem z této oblasti je využití zprávy INVRPT (INVentory RePorT). Zpráva pravidelně zasílaná odběratelem poskytuje informace nejen o stavu zásob jednotlivých položek zboží, ale i o nově přijatém množství zboží a množství zboží ze skladu vydaném za období od předchozí zaslané zprávy INVRPT. Zprávy jsou generovány pravidelně na denní nebo týdenní bázi a obvykle jsou generovány na úrovni distribučních balení s identifikací položek prostřednictvím GTIN kódů. Obchodníci je zpravidla umějí generovat za jednotlivé sklady, příp. i jednotlivé prodejny. Dodavatel tak může například monitorovat úplnost distribuce nově uváděných výrobků na trh a jejich prodejnost, nebo automatizovaně sledovat anomálie v distribuci na prodejnách (nulová zásoba, chyby personálu, nedostatek zboží na prodejní ploše) a to vše automaticky a bez nutnosti fyzické návštěvy prodejny. Snižují se tak personální nároky na obchodní zástupce. Velkým přínosem je rovněž vytěžování historických dat ze zpráv INVRPT. Pomáhají dosáhnout přesnějších předpovědí prodejů, a to jak v závislosti na sezónnosti a svátcích, tak i na promočních akcích. Tyto predikce pak vhodně poslouží pro další plánování výroby.

Samostatnou kapitolou tématu zprávy INVRPT jsou opět možnosti jejího automatizovaného zpracování a vyhodnocování ve vlastních ERP systémech jejich příjemců (zpravidla dodavatelů). Aplikace často nejsou na zpracování takovýchto dat připraveny a výrazná přidaná hodnota pro jejich uživatele je tak často nedostupná. Také z tohoto důvodu byla v letošním roce v rámci pilotního projektu česko-slovenské iniciativy ECR uvedena do provozu služba „OSA Monitor“, kterou ve spolupráci s významnými obchodními řetězci a dodavateli uvedly do provozu společnosti EDITEL CZ a REPORTING.cz. Služba umožňuje outsourcované zpracování obsahu zpráv INVRPT a poskytuje velmi variabilní a přívětivé uživatelské rozhraní pro zobrazení a správnou interpretaci získaných dat. Očekáváme, že zájem o službu se bude též s přibývajícími přispěvateli z řad obchodních řetězců i uživateli z řad dodavatelů v příštích letech dále zvyšovat.

Závěrem

Věřím, že těch několik uvedených příkladů spolehlivě dokazuje, že „svět EDI“ v sobě stále ukrývá nezměrný potenciál, který je třeba vzájemnou spoluprací obchodníků, dodavatelů, ale především též aktivní účastí poskytovatelů technologií, neustále objevovat a utvářet. Jsem si jist, že k tomu přispívá i nelehké období, ve kterém se všichni společně nacházíme, které je však také hybnou silou dalšího rozvoje.

Viktor Petráš Autor článku je obchodním ředitelem společnosti EDITEL CZ/SK, která je předním poskytovatelem služeb v oblasti elektronické výměny dokumentů a specializuje se na optimalizaci procesů dodavatelského řetězce.