HR systém bývá tradičně vnímán jako nástroj zvyšování produktivity pracovníků HR útvaru. Mnohem větší efekty z úspory administrativní práce však HR systém přináší, když je v rukách manažerů a zaměstnanců. Jestliže v průměrné organizaci do tisíce zaměstnanců působí několik pracovníků v HR útvaru, manažerů zde pracují celé desítky, nebo i pár stovek a počet jim podřízených pracovníků se počítá ve stovkách! To je dost přesvědčivý důvod, proč jsou moderní HR systémy vybavovány tzv. samoobslužným přístupem pro manažery a pro zaměstnance.

Když manažer používá tradičně papírový (nebo wordový!) formulář pro návrh změny platu, musí jej nejprve vyplnit a následně odeslat ke schválení a zpracování do HR útvaru. Ke každé úpravě formuláře patří jeho nové odesílání nebo se přidá několik vysvětlujících telefonátů. Zpracování a schvalování takového návrhu se protahuje a může vést i k různým chybám či opomenutím.

V organizaci, kde jsou manažeři zvyklí používat pro přípravu plánu odměňování excelové tabulky a přitom zjišťovat, zda mají třeba rozpočet na nového zaměstnance, neobejdou se bez asistence HR útvaru. Dříve než udělají rozhodnutí, musí ověřit platnost údajů, se kterými pracují, případně si se mzdovým útvarem vyjasnit kolizní údaje u jednotlivých pracovníků. Tyto v zásadě jednoduché věci mohou přitom trvat déle, než je nezbytné.

Mnoho takových manažerských úloh může být zpracováno daleko jednodušším způsobem. Webové aplikace, navržené pro samoobslužný přístup, umožňují manažerům a zaměstnancům pomocí jednoduchých obrazovek bezpečně prohlížet citlivé údaje, stanovit rozpočet, přidělit odměny, navýšit základní plat, přeplánovat směny nebo třeba jednoduše vyřídit žádanku o nepřítomnost. To vše na jednom místě, přímo z podnikového intranetu nebo ze vzdáleného pracoviště bezpečně dostupného přes web.

Při použití samoobslužného přístupu není třeba žádný tisk papírů ani posílání e-mailů, neboť vyplňování příslušného formuláře probíhá online. Návrh může být rychle schválen, protože manažer má ve chvíli, kdy vyplňuje formulář, k dispozici údaje o rozpočtu, platovém rozmezí a všechny další informace. Manažer může při přípravě návrhu zároveň využít dostupných údajů o odměňování ostatních pracovníků, a to jak aktuálních, tak historických.

Samoobslužný přístup může být doplňkem HR systému pro podporu konkrétní úlohy. Pro optimální využití je však žádoucí, aby byl jeho integrální součástí, základním stavebním prvkem řešení. Potom může být využíván pro veškeré aktivity manažerů i zaměstnanců, které se týkají personální práce. Přínosem je úspora času a peněz současně se zvýšením bezpečnosti zpracovávaných citlivých údajů. Zabudovaný samoobslužný přístup dělá z HR systému celopodnikovou webovou aplikaci, která posouvá efektivitu HR na vyšší úroveň, pomáhá pracovníkům HR útvaru, inspiruje zaměstnance a poskytuje manažerům vydatnou podporu při vedení svých lidí.

Významným přínosem při využívání samoobslužného přístupu je bezesporu bezpečnost. Samoobslužný přístup poskytuje více bezpečnosti už jen z toho důvodu, že omezuje okruh osob, které mají šanci dostat se k jednotlivým záznamům zaměstnanců. V případě papírů a šanonů stejně jako excelu, e-mailů a sdílených adresářů je mnohem více příležitostí, kdy lze jednoduše ukázat nebo přeposlat citlivé osobní údaje neoprávněné osobě.

Manažerský samoobslužný přístup je součást HR systému určená pro automatizaci administrativních činností, které vyžadují schvalování nebo slouží manažerovi jako podpora při vedení svých podřízených. Potřebné změny proběhnou rychleji a manažer je může provádět, kdykoliv mu to vyhovuje, neboť aplikace je k dispozici 24/7.

František Mika
Autor je ředitelem společnosti MMI.