V loňském roce jsme se zúčastnili výběrového řízení v nejmenované firmě A. Byli jsme obesláni poptávkovým dokumentem, který obsahoval přílohu s 800 požadavky na informační systém. U každého požadavku mohl uchazeč volit ze tří odpovědí: Pokryto standardní funkcionalitou, vyžaduje programovou úpravu, nelze řešit. Odpověděli jsme, jak nejlépe jsme dovedli, vypracovali jsme rozsáhlou nabídku, provedli několik prezentací systému a zvítězili jsme.

Při zpracování studie jsme konečně měli možnost detailně projít podnik, analyzovat podnikové procesy a zpřesnit způsob pokrytí požadavků deklarovaných v poptávce, respektive navrhnout cílové řešení. Ukázalo se, že mnoho požadavků neodpovídá potřebám firmy. Vyptávali jsme se, co jimi autor tedy myslel a jak souvisejí se stávajícími a budoucími procesy. Nikdo nám nedokázal rozumně odpovědět, protože poptávku s požadavky připravoval nezávislý poradce, který daný dotazník přinesl předpřipravený a uložil klíčovým uživatelům promazat nerelevantní a přidat chybějící požadavky. Většina uživatelů se řídila heslem: Čím více požadavků, tím lépe pro nás. Bylo to pro ně, konec konců i nejméně pracné.

Jenže dodavatelé ERP systémů se musí u speciálních požadavků rozhodovat, zda je nepokryjí nebo zda přidají speciální modul, který si s sebou nese zvýšení ceny na licencích a na implementaci. Povinné splnění požadavků z poptávky je pak obvykle uvedeno i ve smlouvě ve formě akceptace díla. Tím vzniká z projektu hned na startu nepřehledná houština, kterou se musí konzultanti dodavatele a klíčoví uživatelé celou realizaci díla prodírat. Klíčoví uživatelé přicházejí v průběhu modelování procesů v novém informačním systému s novými potřebami, které tentokrát vycházejí z praktických potřeb, ale konzultanti dodavatele musí neustále hlídat, aby dokázali při akceptaci díla splnit všechny požadavky z poptávky. Vymazání špatného požadavku je spojeno se změnovým řízením za účasti vedení projektu. Pokrytí špatného požadavku je spojeno se zbytečnými implementačními případně programátorskými pracemi. To vše prodražuje a natahuje projekt.

Rozsáhlá poptávka se stovkami kopírovaných požadavků nese i další rizika. Začátkem roku jsme byli osloveni firmou B hledající nový podnikový ERP systém. Poptávka byla opět velmi květnatá, plná požadavků s jasným rukopisem externisty. Požadavky by byly splnitelné jen za cenu velmi široké, a tudíž drahé konfigurace námi dodávaného informačního systému. Tvorba nabídky by byla velmi pracná. Podívali jsme se na hospodaření poptávající firmy a její historická data: Šlo o zajímavý podnik, ale finanční výsledky nebyly úplně dobré. Rozhodli jsme výběrového řízení se nezúčastnit. Po měsíci jsme dostali novou výzvu – opět se stejnou poptávkou. Proč? Nabídku totiž vypracovali jen dva uchazeči. Ostatní zřejmě postupovali stejně jako my. Ale ani nyní jsme neměli důvod měnit své původní rozhodnutí. Vždyť podmínky se nezměnily. Zkrátka, poptávka ovlivnila celý projekt: Zadavateli nezbylo než spolupracovat bez možnosti výběru z nejlepších pouze s těmi, kdo zbyli.

A teď opačný případ: Oslovil nás automotive výrobce – firma C: Potřebujeme rychlou implementaci podnikového ERP systému. Váš systém se nám líbí, protože dobře pokrývá naše hlavní potřeby, a navíc máte dobré reference. Bereme jej jako nástroj. Ukažte nám při implementaci podrobně co umí, společně namodelujeme procesy, využijeme jen to, co pro nás má smysl, nebudeme chtít nic, co váš systém nepodporuje, pokud to nebude podniková priorita. Klíčovými uživateli byli praktici s tahem na bránu. Projekt běžel hladce a výsledky se velmi rychle dostavily.

Na závěr mi dovolte stručné srovnání všech tří případových studií:

Co z toho plyne? Nepřistupujte k výběru informačního systému příliš vědecky ani maximalisticky. Ujasněte si hlavní priority a hledejte systém, který pro vás bude dobrým nástrojem a dodavatele, který pro vás bude dobrým partnerem. A pokud si nejste jisti, využijte cloudové řešení. Na rozdíl od klasické instalace nemusíte na začátku platit velkou částku, kterou se dodavateli nevratně upisujete k dlouhodobé spolupráci, ale platíte si informační systém průběžně jako službu. Pokud se dodavatel nebo systém neosvědčí, prostě platit přestanete a půjdete jinam.

Vladimír Bartoš Autor článku je ředitelem pro strategii společnosti MINERVA ČR a.s.