Hlavní potřebou začínajících firem je mít v pořádku účetnictví, možnost vyplácet mzdy a jednoduché řešení pro vystavování faktur. Pořídí tedy účetní software a ostatní agendu a operativu zpracovává v jednoduchých tabulkových procesorech. Firmě se daří a začne postupně pořizovat další softwarové produkty pro podporu ostatních procesů. Program pro správu majetku a další program pro správu skladu.

Jednoho dne se ve dveřích objeví obchodník s nabídkou automatizo­va­né evidence pracovního času zaměstnanců, další den zase nabíd­ka CRM systému pro podporu obchodního oddělení. Rázem máme ve firmě 6 různých systémů, které spolu nekomunikují. Pokud tempo takové společnosti začíná být vyšší než takto poslepovaná architek­tu­ra systémů, nastal čas pro výběr komplexního ERP systému.

Poznáváte v tomto příběhu také vaši společnost? Pak nastal ideální čas udělat další nesmírně důležitý krok k vašemu úspěšnému podnikání. Bude ale nutné dívat se na nový ERP systém jako na dlouhodobou strategickou investici, která se promítne do řízení a organizace celé společnosti.

Nastal správný čas na výměnu systému ERP?

Znamením, že je nejvyšší čas na pořízení nebo výměnu ERP systému, jsou následující situace:

• Současné systémy začínají být zastaralé nebo nepodporované. Jejich dodavatelé ukončili činnost, případně nechtějí systém rozvíjet a přidávat legislativní změny.
• Stávající systém neumožňuje uživatelské úpravy formulářů, exportů nebo zobrazení dat. Potřebujete např. vystavit faktury v jiném jazyce – nelze.
• Nedostává se vám dostatečné podpory od stávajícího dodavatele. Opravy trvají dlouho a zákaznické úpravy jsou téměř nemožné.
• Nepropojenost stávajících systémů začíná brzdit váš další růst. Nepodporují vzájemnou integraci a brání vám v inovacích. Neustálé přepisování je chybové a trvá dlouho.
• Jakákoliv nová verze jednoho ze systémů je noční můrou vašich IT správců a má dopad na fungování firmy a přináší i nemalé finanční náklady.

Pokud vám některé z těchto situací připadají povědomé, není vhodné zbytečně otálet. Nastal totiž čas na výměnu stávajícího řešení a pořízení moderního ERP systému. Čím dříve totiž vyřešíte otázku informačního systému, tím dříve přestane IT infrastruktura brzdit růst a rozvoj vaší firmy. Odkud začít? Důležité je využít kompetence a potenciál lidí v týmu daného podniku. Není třeba se bát zapojit klíčové uživatele, manažery, IT oddělení, případně koncové uživatele. A co dál? Je na čase si připravit analýzu firemních procesů. S takovou analýzou je pak nejlepší obrátit se na některého ze zkušených implementačních partnerů, kteří mají s nasazením ERP systému zkušenosti.

Co je potřeba udělat před pořízením nebo změnou ERP systému?

V první řadě je důležité definovat projekt a jmenovat projektového manažera. Implementaci nového nebo změnu stávajícího systému doporučujeme hned od začátku vnímat jako projekt. V případě, že vaše firma disponuje zkušeným projektovým manažerem, využijte jeho kompetencí. V opačném případě se nebojte zeptat implementačního partnera, zda je součástí implementace také projektový vedoucí.

Určitě je vhodné zamyslet se nad složením projektového týmu. Společně vytipujte zkušené pracovníky z jednotlivých oblastí – takové budeme v projektu nazývat klíčovými uživateli. Takový zaměstnanec by měl dokonale znát oblast, kterou má na starost. Dále by měl mít flexibilní myšlení a být otevřen inovativním řešením. V ideálním případě bude takový pracovník motivován využít změnu informačního systému k optimalizaci efektivního fungování jeho oddělení.

Je bezpodmínečně nutné, aby všichni členové projektového týmu měli vyhrazenou kapacitu na tento projekt a nestavěli se k němu jako k nutnému zlu nebo výmyslu pana majitele. Vyvarujte se změn zodpovědných osob v projektovém týmu.

Nyní přichází čas na zmapování stávajícího stavu. Pokuste se identifikovat všechny oblasti, procesy a agendy, které by měly být v novém systému řešeny. Projděte potřeby jednotlivých oblastí a udělejte si také čas na komplexní pohled na vaši společnost. Jak spolu jednotlivá oddělení spolupracují a jak by se tato spolupráce dala ještě prohloubit. Máte totiž jedinečnou příležitost ke zvýšení efektivity řízení firmy.

Nebojte se zrušit procesy, které jsou zastaralé.

V neposlední řadě se také zkuste podívat několik let dopředu – jak bude vaše společnost vypadat? Které další oblasti bude nutné v budoucnu řešit? Bude nový systém připraven na jednoduché zavedení takových změn? Poroste nový systém s námi?

Před změnou ERP systému se nebojte nového pohledu a plánování

Při tvorbě zadávací dokumentace je velkou výhodou, když se projektový tým dokáže oprostit od popisu stávajícího fungování! Klíčový uživatel má totiž sklony k popisu postupu, který už dělá desítky let stejným způsobem. Tento postup je ale velmi často kontraproduktivní. Během přípravy zadání se zaměřte na funkční požadavky a jejich účel! Nebojte se nového pohledu na svět.

Do zadání určitě nepatří návrh řešení. Návrh řešení vašich požadavků chtějte po svém implementačním partnerovi. Ten vám bude naslouchat a využije svých předchozích zkušeností k tomu, aby vám informační systém navrhl na míru.

Pokud společnost poptává více dodavatelů a někteří z nich požadují osobní schůzku s projektovým týmem, je dobré být tomuto kroku zcela otevřený. Během takové schůzky máte příležitost osobně potkat většinou přímé členy implementačního týmu ze strany dodavatele. Vzájemně si představíte způsob spolupráce, a především dodavatel získá mnoho cenných informací, které nevyplynou ze zadávací dokumentace.

Na základě takové schůzky může také dojít k úpravě zadávací dokumentace a také návrh řešení daného dodavatele bude propracovanější. Z toho jasně plyne, že i úspěšnější!

Pokud vám to rozpočet dovolí, zaměřte se i na vypracování detailní analýzy potřeb. Dle zadávací dokumentace a krátké schůzky by vám měl být dodavatel schopen zaslat rámcovou nabídku. V případě, že potřebujete znát přesnou cenu a chcete si být jistí, že jste v zadá­va­cí dokumentaci na nic nezapomněli, investujte část rozpočtu do detailní analýzy. Většina dodavatelů vám to jistě ráda nabídne.

Výše zmíněná investice povede ke zdárnému dokončení projektu. Při výstupu takové analýzy požadujte po svém dodavateli podrobný popis nabízených funkčností, konkretizaci rámcové cenové nabídky, pojmenování rizik implementačního projektu a také soupis možných dalších rozvojových aktivit po úspěšné implementaci nového systému.

Co by měl umět správný podnikový systém?

Informační systém už není jen výsadou větších společností, které mají velké interní týmy starající se o IT infrastrukturu, a připojíte se k němu pouze ze své pracovní stanice. Určitě není na škodu připomenout si, co to vlastně ERP je. Jedná se o komplexní podnikový software, který automatizuje procesy a pomáhá s chodem celé firmy. Díky tomu všichni zaměstnanci pracují ve stejném systému. ERP systém obsahuje specializované funkce pro manažery, účetní, logistiky, personalisty, obchodní zástupce či vedoucí výroby, marketingové specialisty a mnohé další pracovníky.

Závěrem

Teď už byste měli vědět takřka vše o důležitosti ERP systému a můžete se věnovat vybraným partnerům, kterým doporučujeme zaslat zadávací dokumentaci s prosbou o rámcovou nabídku. Do tohoto užšího výběru nevybírejte zbytečně mnoho kandidátů. Znakem zkušeného implementačního partnera bude sada upřesňujících dotazů, v lepším případě žádost o schůzku se zadavatelem. Na takové schůzce si vzájemně vyjasníte zadání a nabídku vám sestaví přímo na míru. Zároveň budete mít možnost lépe poznat způsob práce a členy budoucího implementačního týmu.

Nezapomeňte, že při výběru ERP systému hraje hlavní roli navržené řešení v jeho celkové ceně. Taková cena se většinou skládá z ceny za licenci (jednorázově, nebo ročně), za provoz a z ceny za implementační práce. Pokud máte v rámci zadávací dokumentace nějaké specifické požadavky, měly by být uvedeny v navrženém řešení a jako součást celkové ceny.

Posledním bodem, který je dobré vyřešit již při výběru implementačního partnera, je následná podpora a rozvoj vašeho ERP systému. Včetně zaškolení uživatelů při spuštění systému. Nespokojte se s dodavatelem, který ve své nabídce nemyslel dále, než je spuštění systému. Největší přidanou hodnotou ERP ve vaší společnosti bude právě jeho následný rozvoj.

Jakub Kalát Autor článku je výkonný ředitel společnosti coalios s. r. o., která je dodavatelem řešení pro digitalizaci menších a středních podniků a věnuje se zejména implementacím nejmodernější verze ERP systému HELIOS iNuivo a napojení systémů HELIOS na e-commerce řešení Shoptet.