Grundprinzip der Leistungserfassung

Das Grundprinzip besteht in der Erfassung von Leistungszeiten der einzelnen Mitarbeiter. Diese Erfassung kann tagesgenau entweder den Kunden oder Projekten zugeordnet werden. Durch die Eingabe einer Tätigkeit werden diese Leistungen genauer spezifiziert, damit eröffnet sich eine Menge an Auswertungsmöglichkeiten. Ob für interne Zwecke oder auch für externe Verwendung, können diese Auswertungen (z. B. Nachweispflicht bei Fördergeber etc.) einfach individuell angepasst werden und stehen natürlich als Ausdruck oder Excel zur Verfügung.

Am Beispiel einer IT-Servicefirma, welche bei ihrem Kunden Allinger GmbH vor Ort die Server aufsetzt und das System installiert, wird gezeigt, wie die BMD Software das Motto „Single Erfassung - Multi Resultate“ in die Tat umsetzt. Bei diesem Beispielprojekt 1 (Die Leistung der IT-Servicefirma beinhaltet: Server aufsetzen und das System installieren) werden sowohl die geleisteten Stunden als auch die Fahrtkosten und das diverse Kleinmaterial verrechnet.

Zusätzlich muss der Mitarbeiter Herr Krug anschließend seine weiteren Tätigkeiten an diesem Tag (z. B. diverse interne Termine wie Besprechungen, Schulungen etc. ) als auch die Zeit für weitere Bürotätigkeiten (z. B. Telefonate, Dokumentation) in die Leistungserfassung übernehmen.
Bei seiner Erfassung wird Herr Krug von der BMD Software mit diversen automatischen Übernahme-funktionen (wie z. B. Import aus den Zusatzmodulen: wie von Telefonprotokollen und Terminen aus BMD-CRM und von Zeitbuchungen aus der BMD-Zeiterfassung) unterstützt:

Zentrale Leistungserfassung mit integrierten Zusatzinformationen (z.B. aus der Zeiterfassung)

Überleiten der erfassten Leistungen in die Kostenrechnung

Nach der Erfassung der einzelnen Tätigkeiten und Artikel schließt Herr Krug selber oder ein Vorgesetzter (Projekt- bzw. Abteilungsleiter) die erfassten Tage ab und diese Leistungen werden als interner Personalaufwand in die Kostenrechnung/Kostenträgerechnung mit kalkulatorischen Stundensätzen verbucht. Das ermöglicht eine optimale Nachkalkulation von Projekten.

Anschließend können in der Projektverwaltung (eigenes Modul) verschiedene nützliche Auswertungen und Sofortanalysen durchgeführt werden, wie z. B. wer ist am Projekt beteiligt, wer ist der Projekt-leiter, welche Kontaktaktivitäten gibt es, welche Dokumente und Belege sind mit diesem Projekt verbunden? Verschiedene Projektstatistiken, Angebotsübersichten und weitere Auswertungen runden dann die gesamte sofortige Übersicht ab.

Überleiten der erfassten Leistungen in die Fakturierung

Nach der Leistungserfassung können die erfassten Leistungen und/oder Artikel in die Fakturierung mit dem Kennzeichen „verrechenbar“ übergeleitet werden. In unserem Fall wird der Artikel „Fahrkosten“ für die Fakturierung erzeugt und als eine Dienstleistung für den Kunden Allinger GmbH (km x Kilo-metersatz) in der Rechnungsvorerfassung dargestellt. Ebenfalls können weitere erfasste Daten über den Punkt „Auftragsvorerfassung“ importiert werden. Wenn die Daten am Auftrag vollständig sind, kann dieser Auftrag in eine Rechnung umgewandelt werden.
Die Berücksichtigung von speziellen Verrechnungspreisen für Kunden, aber auch von Projekt-preisen bildet die Grundlage für eine korrekte Rechnungslegung. Die Verbuchung dieser Ausgangs-rechnung in die Finanzbuchhaltung rundet diesen Ablauf ab.

Rechnungsansicht mit Analyse- und Korrekturmöglichkeit

Vorteile

BMD bietet Ihnen mit dem Modul „BMD Zentrale Leistungserfassung“ unübersehbare Vorteile:

• Zeitersparnis
• Kostensenkung
• Automatisierung von Arbeitsschritten
• Vollständige Systemintegration in die BMD-Softwarelösung.

Dieses Modul kann entweder einzeln oder gemeinsam mit weiteren Modulen wie: BMD-Finanz-buchhaltung, BMD-Kostenrechnung, BMD ERP, BMD CRM erworben werden.

Sie haben Interesse?