Winstrom FlexiBee je ekonomický systém modulární koncepce určený pro vedení účetnictví či daňové evidence menších firem a podniků. V případě potřeby jej lze použít i v příspěvkových organizacích. Hlavními moduly FlexiBee jsou Nákup, Prodej, Majetek, Peníze a Účetnictví, v určitých verzích lze využívat také modul mezd. Silnými stránkami, kterými Winstrom (a také FlexiBee) bodují, je velmi příjemné a přehledné grafické rozhraní a intuitivní zadávání dat. Jednotlivé položky z deníku, hlavní knihy či sestavy z jednotlivých modulů lze v systému velmi přehledně zobrazit formou záložek, přičemž lze snadno změnit zobrazované sloupce či jejich pořadí, sestavy si tak lze připravit dle představ a zvyklostí uživatele. Jednotlivé záznamy lze v agendách jednoduše kopírovat, šablony pro obdobné případy v dané agendě však vytvářet nelze.

V minulých verzích patřilo ke kritizovanějším modulům skladové hospodářství, například z důvodu nedostatečných údajů evidovaných na skladových kartách nebo nekomfortní práce s uživatelskými ceníky. Na tomto modulu Winstrom zapracoval. Ve své současné podobě lze modul použít nejen pro evidenci zásob nakupovaných, ale i pro zásoby vlastní výroby s nenáročnými kalkulacemi nákladů na výrobu.

Za drobný nedostatek FlexiBee považuji také nemožnost minimalizovat levý panel v případě, že uživatel používá textových nabídek či klávesových zkratek, nebo nemožnost upravit barevné schéma.

Velmi kvalitně je zpracována filtrace záznamů podle jednotlivých hledisek. Nevýhodou je ale to, že sestavené filtry nelze uložit pro opakované použití. Systém alespoň umožňuje použít tlačítko „upravit filtraci“, kdy lze změnit jednotlivé dílčí podmínky (i jejich postupným odebíráním).

Jednotlivé moduly FlexiBee jsou spojeny sítí vzájemných vazeb, které do maximální míry omezují nutnost opakovaného zadávání údajů. Co dle mého názoru velmi přispívá k přehlednosti a pomáhá při následné kontrole, je tlačítko „vazby“, které zobrazí seznam všech navázaných dokladů týkajících se vyhledaného účetního případu či záznamu. Například k vydaným fakturám to mohou být objednávky, výdejky ze skladu, doklady o zálohách, příjmové doklady či výpisy z účtu. S použitím tohoto tlačítka se tak lze snadno zorientovat v postupu zadávání jednotlivých případů a dohledat osoby odpovědné za příslušný účetní případ. Pokud transakce proběhla v cizí měně, lze zobrazit také vzniklé a automaticky zaúčtované kurzové rozdíly (vzniklé při úhradě či k rozvahovému datu).

Modul majetku se snaží maximálně uživateli zjednodušit evidenci a účtování nejen majetku vlastněného, ale i najatého jakoukoliv formou leasingu. Program se postará o evidenci smluv, vytvoření závazků i správné rozpouštění splátek do nákladů.

Účetní výkazy, jakožto jeden z výstupů účetnictví, jsou k dispozici v plném i zjednodušeném rozsahu, pokud jde o výsledovku, předpokládá se její použití pouze v nejčastěji používaném, tedy druhovém členění. Program lze nastavit tak, aby vybrané sestavy byly k dispozici nejen v češtině, ale i v dalších třech vybraných jazycích, což ocení subjekty zapojené různým způsobem do přeshraničních aktivit. V testované verzi však nebyly dodavatelem tyto sestavy a výkazy předvyplněny a ani nebyla odzkoušena nabízená lokalizace celého systému do slovenské, německé či anglické verze.

Modul Majetek

Velmi dobře je zpracována část sloužící k evidenci hmotného a nehmotného majetku podnikatele, včetně majetku drobného. Tento modul, na rozdíl od řady konkurenčních softwarů, umožňuje nejen prostou evidenci tohoto majetku a generování účetního odpisového plánu a daňových odpisů, ale umožňuje i do značné míry automatické zaúčtování jeho zařazení do používání. Stejně tak lze přímo z modulu majetku zaúčtovat i jeho případnou likvidaci v návaznosti na způsob vyřazení. V systému jsou přehledně odděleny účetní, tedy kalkulační, odpisy a odpisy pro daňové přiznání podnikatelského subjektu, s jejichž výpočtem se program bez problémů vypořádá. To se týká i složitějších případů, jako jsou následné úpravy majetku, vytváření souborů, pokračování v daňovém odpisování po předchozím vlastníkovi apod. Stejně tak lze na kartě majetku definovat, který majetek z toho či onoho pohledu odpisován nebude, což lze využít například při daňovém odpisování majetku, který není hmotným či nehmotným majetkem pro daňové účely. Tvůrci programu předpokládají, že většina menších firem, pro které je tento produkt především určen, budou buď využívat účetní odpisy ve výši daňových, anebo se rozhodnou pro jednoduchou formu časových odpisů. Výkonové či nerovnoměrné časové odpisy nabízeny nejsou. V recenzované verzi zatím nebyla podporována možnost odpisovat majetek pouze do zvoleného procenta odpisování majetku (kalkulovat s nějakou odhadovanou zůstatkovou cenou v okamžiku vyřazení) a v případě majetku, který se skládá z komponent s výrazně odlišnou dobou použitelnosti, používat komponentní způsob odpisování majetku. Na druhé straně mnoho firem těchto možností zatím nevyužívá a určitým složitějším způsobem by daná záležitost šla vyřešit i s využitím stávající verze.

Orientační ceník na stránkách www.winstrom.eu. FlexiBee je nabízeno v řadě verzí lišících se moduly i funkcemi. Lze využít i řešení na míru či hosting účetnictví na serverech výrobce.

Za co si software bezesporu zaslouží pochvalu, to je způsob nakládání s leasingovými smlouvami. FlexiBee zvládne evidovat jak operativní, tak finanční leasing v jakékoliv podobě. Postup evidence je zde zvolen ten, že v průvodci v několika krocích uživatel zadá jednotlivé parametry leasingové smlouvy, především splatnost a složky jednotlivých splátek a jejich periodicitu, stejně tak jako účet záloh či časového rozlišení a periodicitu jejich následného rozpouštění do daňových nákladů (měsíční, roční či jinou). Systém vygeneruje splátkový kalendář, který je možno následně upravit. O vše další, tedy zahrnutí povinnosti plateb do závazků a rozpočítání do účetních a daňových nákladů, se již modul postará, a uživatel se tak již musí zabývat pouze zařazením do majetku či nákladů po skončení leasingu.

Linux, Mac a mobilita

Wistrom FlexiBee zaměřuje svou pozornost i na příznivce jiných operačních systému než Windows a je dostupný i ve verzích pro Linux a Mac OS, pro které je dodnes nabídka ekonomických programů velmi omezená. FlexiBee je ale multiplatformním systémem, který lze se stejnou funkčností provozovat jak pod Windows, tak pod Mac OS a Linuxem (ve všech nejrozšířenějších distribucích). Druhou zajímavou vlastností a silnou stránkou FlexiBee je možnost on-line vzdáleného přístupu. To umožňuje jak prohlížení účetních dat, tak jejich modifikaci prostřednictvím webového rozhraní počítače, PDA či mobilního telefonu.

Silnou stránkou FlexiBee je možnost on-line vzdáleného přístupu. To umožňuje jak prohlížení účetních dat, tak jejich modifikaci prostřednictvím webového rozhraní počítače, PDA či mobilního telefonu, včetně platforem iPhone a Android.

O správnou funkčnost celého systému se stará serverová část WinStrom FlexiBee Server, která umožňuje vzdálený přístup s možností přístupu pomocí klientské části WinStrom FlexiBee (tzv. tlustého klienta) či pomocí mobilního přístupu a webového prohlížeče (tzv. tenkého klienta). Více možností pochopitelně nabízí klientská část WinStrom FlexiBee. Server může být provozován na počítači vlastní firmy nebo formou hostingu (včetně různých forem hostingu přímo u výrobce programu). V případě potřeby se klientská aplikace může připojovat na více serverů (více poboček firmy nebo například mateřská společnost s více dcerami). Přímo z mobilu lze prohlížet data ze systému a zadávat základní údaje, jako jsou údaje o obchodních partnerech do adresáře, faktury či příkazy k úhradě k vybranému závazku.

Podpora elektronické komunikace patří obecně k silnějším stránkám FlexiBee. Veškeré sestavy lze uložit ve formátu XML a PDF, faktury lze navíc exportovat do formátu ISDOC, což je relativně nový český formát elektronické fakturace, který se stal standardem pro mnoho ekonomických a ERP systémů. Pokud je v systému nainstalován platný certifikát pro elektronický podpis, faktura v PDF či formátu ISDOC se automaticky podepíše a je připravena k odeslání. Samozřejmostí je i podpora elektronické komunikace s bankami s podporou nejčastěji používaných formátů. Někteří uživatelé by však možná přivítali možnost přímého odeslání daňových přiznání či jiných datových zpráv bez nutnosti přistupování na webové portály.

Závěr

FlexiBee je zajímavý ekonomický systém, kterému by menší firmy rozhodně měly věnovat pozornost. Za rozumnou cenu nabízí užitečné vlastnosti (mobilita, podpora více jazyků a operačních systémů, vývojové rozraní) a pro většinu menších firem dostatečnou paletu funkcí. Některé z dříve kritizovaných nedostatků, jako jsou například nedostatečné možnosti specifikace vlastností zásob nebo horší práce s tvorbou ceníků, byly v nové verzi již odstraněny.

Program je k dispozici v několika verzích, od bezplatné verze Start (kterou lze v registrované verzi použít až pro tři firmy s maximálně sto záznamy v rámci jednoho seznamu) přes verzi Mini (pouze pro daňovou evidenci – lokální licence 2 290 Kč), Basic s orientační cenou lokální licence 8 900 Kč až po verzi Business obsahující i modul mezd pro maximálně 25 zaměstnanců (lokální licence 15 900 Kč). Tvůrci se snaží vyjít vstříc i subjektům, které by chtěly využít pouze některé z modulů (fakturace), nebo naopak více funkcí pro řízení, včetně možnosti napojení systémů třetích stran přes REST API.