Směrem ke komplexnosti

Ekonomické systémy stále zvětšují svůj záběr a pomalu přibírají oblasti, které dříve stály mimo ně, případně byly řešeny jen rámcově. Software tak spěje od ekonomiky k detailnímu sledování výroby, řízení logistiky, mobilitě, pokročilému reportingu nebo procesnímu řízení. V minulosti tyto oblasti nebyly zahrnuty a řešeny vůbec, nebo byly zastoupeny například pouze finálními doklady. Vhodným příkladem ve výrobní společnosti je výdej do výroby a příjem výrobku zpět z výroby na sklad. Současným trendem je postupné sledování celého procesu výroby (výkony lidí, postupnou realizaci, dílčí spotřeby materiálů atd.) i po dobu výroby, čímž se systémy stávají komplexnější.

Příkladem pro obchodní společnost může být evidence poptávek a nabídek. Již jen tím, že je sledujeme, vzniká poměr, kolikrát společnost byla oslovena zvenčí vůči příležitostem nalezeným vlastní činností. Vzniká i přehled, jak jsme byli v obchodních příležitostech úspěšní, případně srovnání procentuální úspěšnosti dle jednotlivých osob. Pro firmu má vždy přínos, když najde společný znak, proč uspěla či ne, a zároveň je to nutný předpoklad pro případnou změnu nebo odstranění příčiny neúspěchu.

Potřebují to firmy? Pokud akceptujeme myšlenku, že ekonomické systémy se stále více snaží transformovat z evidenčních nástrojů na řídicí, pak ano. Tato podrobnější evidence totiž posiluje obě oblasti současně, a to jak oblast, kde bychom mohli ještě ušetřit (nebo máme rezervy), tak i oblast, kde bychom mohli získat. Je jasné, že nelze zbohatnout pouze zvyšováním úspor.

Směrem k standardizaci

S postupujícím časem se také stabilizují a krystalizují dílčí funkčnosti obsažené již v základním řešení. Rozsah, který dnes standard umí, je dostatečně funkční k zabezpečení provozu, i z pohledu způsobu ovládání a jednoduchosti obsluhy.

Cestou standardizace se ubíráme proto, že se zjednodušuje integrace legislativy a řešení, je tím dostupnější pro více firem. Zjednodušení vede ke zvýšení rychlosti, omezení chybovosti, usnadnění práce, propojování různých systémů a světů (banky, kurzovní lístky, informační systémy dodavatelů či odběratelů, e-shop, webové rozhraní), což podporuje rozvoj ekonomických systémů směrem k elektronické výměně dat nejen se státními institucemi, ale i s okolním IT světem obecně. Je již běžné, že firmy stále více komunikují se zahraničím, otevírají mezinárodní provozovny a pobočky, případně používají systém v různých jazykových mutacích, a to nejen jako tiskové výstupy, ale i v uživatelském rozhraní formulářů. Rozšiřuje se tedy funkčnost standardního řešení, ale i zahrnutí jiných jazykových mutací, přičemž se zjednodušuje jeho použití.

Směrem k jednoduchosti

Ruku v ruce s komplexností a standardizací jde jednoduchost a jednoznačnost ovládání. Dochází k většímu rozložení funkcí systému na dílčí elementy (roste podrobnost), aby mohly být v konečném důsledku pro uživatele jednodušší (možnost definovat soubory parametrů). Uživatel očekává jednoduché intuitivní ovládání (funkce, zobrazení, tlačítko), ale z pohledu programátora existuje více variant chování pro různé případy (role, stavy dat). Proto se systémy ubírají směrem elementarizace procesů – jsou tedy ještě podrobnější a obsažnější. Pro uživatele pak vznikají samostatně zkonfigurované množiny parametrů (zobrazení i funkcí), které v konečném důsledku přinášejí očekávanou jednoduchost a intuitivnost.

Velkou výhodou, nebo možná přímo nutností je určitá otevřenost systému. I do velmi sofistikovaných programů výrobci vytvářejí různé zásuvné moduly, pluginy či skripty, které je dělají ještě více efektivními. Časem a délkou doby vývoje se zákaznické customizace přesouvají z oblasti zajištění chybějící funkčnosti, do oblasti jednoúčelových formulářů, automatizací a provázanosti. Zákaznické customizace obvykle řeší nejrůznější datové závislosti dílčích funkcí napříč systémem. Práce je tím pro uživatele rychlejší a nemohou vznikat chyby. Otevírá se tak prostor pro elektronickou distribuci nebo knihovnu zákaznických řešení, protože výpočet a obsluha je obsažena v jádru programu, ale prezentační vrstva přestává být závislá na individuálním dovývoji.

Směrem k procesnímu řízení

Současným trendem je propojení a sjednocení vrstvy provozní s vrstvou procesní a kontrolní. Pokud je daný úkol zadán a realizován hned napoprvé správně, obvykle to bývá nejrychlejší cesta k úspěchu. Naopak neustálé změny zadání, způsobu realizace či zdrojů prodlužují dobu vyřešení a zvyšují nároky na pracovní vytížení lidí. Procesy se tak pro jejich jednoznačnost, vynutitelnost a kontrolovatelnost stále více uplatňují v provozních systémech a musí být integrovány dostatečně hluboko, aby funkčně přímo ovlivňovaly provozní vrstvu. Úplně stejně to platí pro nástroje kontroly. Ty musí (nejlépe stejným mechanismem) zahrnovat nejen kontrolu provozu, ale i procesů. Procesní řízení tak naplňuje funkční vizi systému: provoz – proces – kontrola.

Směrem ke kontrole

Od zajištění funkčnosti přes zabezpečení evidence dat a potřebných výstupů směřujeme k mechanismům kontroly uvnitř systému. Jedná se například o vypichování špatně nebo neúplně zadaných dat uživatelem, hledání odchylek (datových či časových), propojování návazností. Trendem tedy je budování kontrolních (chybových) nástrojů. To může vyústit jednak v nejrůznější systémová upozornění nebo k definování odpovědnosti za jednotlivé oblasti. To v důsledku vede k předcházení chybám, nebo i škodám u zákazníků (obchodní škody z neplnění termínů, nesprávných dodávek atd. jsou odhalovány dříve, než se projeví navenek mimo firmu).

Na nástroje kontroly navazuje nástroj notifikace. Mechanismus na definování, co a za jakých okolností má být oznámeno a kam. Uživatel si volí zařízení a podmínky, za kterých je zpráva distribuována. Typ zprávy pak závisí na konkrétním nápadu (např. vznikl doklad, bylo uhrazeno, saldo překročilo nastavenou hranici atd.). Lze hovořit o pasivní i aktivní notifikaci a jde vymyslet mnoho užitečných příkladů, které by jistě ocenily nejrůznější firmy.

Uveďme jeden příklad za všechny. Chci vybrat všechny položky nákupu, které měly na dnešní den potvrzeno dodání a nebyly naskladněny (přijaty). Z nich zobrazím všechny výrobky a polotovary, které na ně čekaly, a vytvořím filtr těch, které nepůjde v plánovaných termínech dokončit. K tomu dohledám finální výrobky (vrcholy výrobních stromů), které nepůjdou vyexpedovat v dohodnutých termínech. Analogicky z nich zobrazím (vyfiltruji) obchodní případy, které mají v rezervacích tyto výrobky. Z nich vznikne seznam firem pro jednotlivé obchodníky, kteří se tak včas dozví, že je potřeba vstoupit do komunikace se zákazníkem (nad konkrétní zakázkou, položkou a důvodem k nalezení alternativ řešení). Trendem ekonomických systémů je tedy budování vnitřních kontrolních mechanismů s možností notifikace definovaných událostí určeným uživatelům.

Směrem k mobilitě

Ekonomické systémy se rozvíjejí směrem k mobilitě. Tablety i chytré telefony se stávají periferiemi pro vkládání operativních informací přímo z „terénu“, nebo naopak čerpání informací ze systému pro okamžitou potřebu (adresa, zakázky, stavy dat, existence dokladů atd.). Jako příklad použití může být „standardní“ ekonomický údaj, například z aktuálního saldokonta, nebo evidence nové smlouvy, přijetí objednávky, zaplacení definovaného dokladu, překročení kreditu, nedodržení splatnosti atd. Doklady či data ze systému nestačí zobrazovat jen na stanicích, noteboocích, webu nebo případně v terminálovém rozhraní. Data je potřeba číst a zadávat z nejrůznějších zařízení, i z prostředí pracujících v různých operačních systémech.

Dalším výrazným trendem je cloud, a to z mnoha důvodů. Jedním z nich je jednoduchost získání služeb přes rychlou a navádějící konfiguraci na webu, dalším je nezbytná dynamika počtu uživatelů a výkonu systému v jedné firmě v různém čase. Důvodem také může být strategická koncentrace sil firmy na jejich předmět podnikání, která díky cloudu získá rezervy v lidských, mentálních a finančních zdrojích. Současně s cloudem roste prostor pro sjednání úrovně zabezpečení a kvality služby.

Směrem k modernímu designu

Design vládne světem. Každý si občas pořídí něco, co vlastně nepotřebuje, nebo to technicky či funkčně nesplňuje požadovanou funkčnost. Prostě se mu to natolik líbí, že do toho „jde“. Dnešní systémy mají proto nová uživatelská rozhraní, přizpůsobují se novým zvyklostem ovládání atd. Samozřejmě je nutné mít pod krásným kabátem i celý funkční aparát, který pak zabezpečí realizaci toho, co jako očekávaná funkce vypadá. Nový design a moderní technologie jsou použitelné rychle. Dostat ale pod ně funkčnost, na kterou si uživatelé a firmy zvykli za posledních dvacet let a kterou pokládají již naprosto automaticky za standardní a logickou, již tak jednoduše nejde. Proto se tradiční výrobci nyní více zaměřují na design, přičemž prvotně byli zaměřeni na funkčnost.

Směrem k efektivitě

Pokud chci něco řídit, musím to umět změřit. A abych to mohl změřit, musím činnost sledovat. Tržní tlak a konkurence tak nutí jednotlivé firmy provozní systém propojit s procesním a současně i s kontrolním. To, že jsme díky termínovému penále na zakázce prodělali, sice zjistíme z kontrolních mechanismů účetního systému, ale daleko dříve jsme mohli kontrolou procesů zjistit, že vzniká problém, a hned hledat alternativy řešení. Pro zefektivnění práce proto zavádíme určitá pravidla, jež nám umožní definovat kontrolní mechanismus. Nad ním pak může existovat aktivní report, který již používáme pro práci a rozhodování.

Jedním ze způsobů zefektivnění je i očišťování od velkých objemů dat – odstraňování duplicit. S tím souvisí logika systému – čím je propracovanější, jednoznačnější a inteligentnější, tím méně chyb uživatelé dělají, snižuje se nutnost a čas na jejich nápravu a korekci.

Čím více se zkrátí a zefektivní neekonomické činnosti, tím více prostoru zbude na výdělečnou činnost, případně na aktivní odpočinek či relaxaci. Proto je trendem definice postupů i pro neekonomické činnosti, které nás pak vedou k jejich urychlení, nebo k zamyšlení nad jejich smysluplností. Příklady takových procesů mohou být přijetí či odchod zaměstnanců, provozní řízení – sběr podkladů na poradu, řízení dlouhodobých rutinních činností (obnovování smluv, re-certifikace, změnová řízení, opatření k nápravě atd.).

Pavel Motan
Autor působí jako obchodní ředitel ve společnosti K2 atmitec.